Ein Beitrag von Fachanwalt für Arbeitsrecht, Alexander Bredereck, Berlin und Essen
Was muss in einer Personalakte enthalten sein? Wer darf Einsicht darin nehmen? Wie hat der Arbeitgeber mit einer solchen umzugehen? Im Folgenden wird auf die wichtigsten Fragen zum Thema Personalakte eingegangen.
Ein Beitrag von Fachanwalt für Arbeitsrecht, Alexander Bredereck, Berlin und Essen.
Inhalt:
Die Personalakte enthält alle Daten und Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung sind. Dazu gehören insbesondere der Arbeitsvertrag, Bewerbungsunterlagen, Beurteilungen, Zeugnisse, Personalfragebögen, Testergebnisse und gegebenenfalls Ermittlungsakten in Disziplinarsachen. Weiterer Bestandteil sind meist auch Angaben zum Personenstand, dem beruflichen Werdegang, Abmahnungen, Lohnänderungen und der Schriftverkehr zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Dabei ist zu beachten, dass vom Arbeitgeber nur solche Angaben gesammelt werden dürfen, an denen er ein sachliches Interesse hat, nach denen er also auch bei der Einstellung fragen durfte. Er muss die Angaben also rechtmäßig erhalten haben.
Form:
Hinsichtlich der Form gibt es keine zwingenden Anforderungen. Es kann sich sowohl um eine “klassische” Akte handeln, als auch eine in elektronischer Form gespeicherte Datensammlung.
Vertraulichkeit:
Ohne Zustimmung des betroffenen Arbeitnehmers darf die Personalakte nicht an betriebsfremde Personen weitergegeben werden. Der Arbeitgeber ist also dazu verpflichtet, die enthaltenen Informationen grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Folglich muss sich auch die Zahl der zugriffsberechtigen Mitarbeiter auf ein Minimum beschränken.
Einsichtnahme:
Jeder Arbeitnehmer hat das Recht zu kompletten Einsicht in die Personalakte. Es kann außerdem zu diesem Zweck ein Dritter bevollmächtigt werden oder vom Arbeitgeber unter Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds schriftlich eine Erklärung oder ergänzende Unterlagen angefordert werden.
Abmahnungen:
Sofern in der Personalakte gesammelte Abmahnung oder andere missbilligende Erklärungen unrichtige Tatsachen enthalten, die den Arbeitnehmer in seiner Rechtsstellung oder beruflichen Weiterentwicklung beeinträchtigen könnten, besteht eine Verpflichtung des Arbeitgebers, diese zu entfernen.
16.1.2014
Ein Beitrag von Fachanwalt für Arbeitsrecht Alexander Bredereck, Berlin
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