Betriebsprüfung – Steuerschätzung wegen fehlerhafter Verfahrensdokumentation
Ein Urteil des Finanzgerichts Münster zeigt, dass eine korrekte Verfahrensdokumentation für Unternehmen äußerst wichtig ist. Sonst kann es bei einer Betriebsprüfung ein böses Erwachen geben.
Seit dem 1. Januar 2017 müssen kleine und mittelständische Unternehmen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) ebenso beachten wie Konzerne. Der Punkt einer korrekten Verfahrensdokumentation sollte dabei nicht unterschätzt werden. Werden bei einer Betriebsprüfung formelle Fehler entdeckt, kann es ansonsten zu Steuerschätzungen kommen, führt die Wirtschaftskanzlei GRP Rainer Rechtsanwälte aus.
Dass Unternehmen die Gefahren bei einer fehlerhaften Verfahrensdokumentation nicht unterschätzen sollten, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster vom 29. März 2017 (Az.: 7 K 3675/13). In dem Fall ging es um das PC-gestützte Kassensystem eines Betreibers von zwei Friseursalons. Das System erfasste die Bareinnahmen. Weitere Funktionen waren etwa eine Terminverwaltung oder Kundenkartei. Als es zu einer Betriebsprüfung kam, wurde u.a. festgestellt, dass die Kassenberichte nicht nummeriert waren oder Gutscheine und Rechnungsnummern fehlten. Neben diesen materiellen Fehlern stellte der Betriebsprüfer auch formelle Fehler fest und bemängelte, dass die Protokolle zur Einrichtung und Programmierung des Kassensystems fehlten.
Das Ergebnis der Betriebsprüfung war, dass das Finanzamt erhebliche Hinzuschätzungen zu den Umsätzen und Gewinnen vornahm. Mit seiner Klage konnte der Friseur nicht mehr als die Kürzung der Hinzuschätzungen erreichen. Das FG stellte eindeutig fest, dass das Fehlen der Protokolle zur Programmierung des Kassensystems einen gewichtigen formellen Mangel darstelle. Dieser Mangel rechtfertige die Hinzuschätzungen zumindest bei bargeldintensiven Betrieben.
Das Urteil zeigt, wohin die Richtung geht und lässt sich nicht auf Kassensysteme beschränken. Grundsätzlich ist bei digitalen Systemen eine umfassende Verfahrensdokumentation notwendig. Es ist zunehmend damit zu rechnen, dass Betriebsprüfer die Suche nach formellen Fehlern verstärken werden, da diese im Endeffekt auch leichter nachweisbar sind als materielle Fehler. Unternehmen sollten daher großen Wert auf eine umfassende Verfahrensdokumentation legen. Eine unzureichende Dokumentation, die die Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, kann als formeller Fehler gewertet werden.
Bei Fragen zur Verfahrensdokumentation und Betriebsprüfung sind im Steuerrecht erfahrene Rechtsanwälte kompetente Ansprechpartner.
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