(Mynewsdesk) Nürnberg, 21. Januar 2015: Passend zum CeBIT-Leitthema d!conomy dreht sich beim Messeauftritt der DATEV eG alles um die digitale Transformation von Unternehmensprozessen. Der IT-Dienstleister präsentiert Lösungen, mit denen sich durchgängige elektronische Abläufe etablieren lassen – auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Ein gutes Beispiel dafür, wie sich mit aktuellen Entwicklungen Aufwand im geschäftlichen Alltag durch Automatisierung verringern lässt, sind die Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung. Stichworte dabei sind der elektronische Rechnungsstandard ZUGFeRD, das Ersetzende Scannen und die GoBD – das neue Regelwerk für die computergestützte Buchführung.
Durchgängig digital mit DATEV
DATEV unterstützt digitale kaufmännische Prozesse vom Rechnungseingang bis hin zu Zahlung und Buchungssatz mit den Lösungen Unternehmen online und Mittelstand pro. Cloud-Komponenten sorgen für jederzeitigen Zugriff und standortunabhängige Zusammenarbeit. Die Abläufe können auch über das Unternehmen hinaus verlängert werden, insbesondere indem der Steuerberater eingebunden wird. Für den digitalen Datenaustausch auch mit den Mitarbeitern bietet DATEV das Portal Arbeitnehmer online an. Es liefert Beschäftigten Daten zu ihrem Arbeitsverhältnis wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Lohnsteuerbescheinigung unkompliziert, aber sicher via Internet. Auf der CeBIT zeigt der IT-Dienstleister bereits einen Ausblick auf die nächste Ausbaustufe des Portals, die eine Online-Erfassung von Reise- und Belegdaten sowie die Möglichkeit, Reiseanträge zu stellen und zu genehmigen, ermöglichen wird.
Ein Kernstück bei der Verteilung elektronischer Informationen ist das DATEV-Rechenzentrum. Weitgehend automatisiert werden darüber in einem durchgängig digitalen Prozess Daten zwischen mittelständischen Unternehmen und deren Steuerberatern sowie rund 200 Institutionen in Deutschland ausgetauscht – darunter Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken, Berufsgenossenschaften oder statistische Ämter. Sicherungssysteme wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Rechtemanagement minimieren schützen dabei die Daten.
ZUGFeRD als Treiber der Digitalisierung
Bereits heute lassen sich durchgängige elektronische Prozesse im Rechnungswesen rechtssicher abbilden. Ein Meilenstein auf diesem Weg ist das ZUGFeRD-Verfahren (das Kürzel steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung), das ein Standardformat für elektronische Rechnungen definiert und so großes Potenzial mitbringt, um die Digitalisierung voranzubringen. Dabei werden alle wesentlichen Informationen des Beleges als XML-Code an ein äußerlich gewöhnliches PDF-Dokument angehängt, sodass die hinterlegten Informationen automatisch und ohne Übertragungsfehler in die Buchführung einfließen können. Die DATEV-Lösungen unterstützen bereits die Bearbeitung von Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format, die Umsetzung in den Komponenten für die Rechnungserstellung wird derzeit pilotiert.
Ersetzendes Scannen bringt Effizienzgewinn
Wenn Belege noch in Papierform eingehen, empfiehlt es sich, diese einzuscannen, um sie dann ebenfalls elektronisch weiterverarbeiten zu können. Weitere Effizienzgewinne ergeben sich, wenn in einem solchen System die Papier-Originale nicht mehr archiviert werden, sondern die elektronischen Kopien als vollwertiger Ersatz dienen. Über dieses sogenannte Ersetzende Scannen lässt sich die Ablage verschlanken und bares Geld sparen, da Archivflächen und Kosten für betriebliche Abläufe reduziert werden. Um in der Praxis ersetzend zu scannen, müssen Unternehmen allerdings ihre Scanprozesse sauber dokumentieren. Hilfestellung bei der Frage, wie diese Dokumentationsanforderungen erfüllt werden können, bietet der Steuerberater, der dafür auf Unterstützung der DATEV zurückgreifen kann.
Druck von Seiten der Verwaltung
Neben den positiven Rationalisierungseffekten sorgt auch Druck von Seiten der Verwaltung dafür, dass die Digitalisierung in den Unternehmen vorankommt: Die seit Jahresbeginn geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfordern Prozessanpassungen, unter anderem bei der Archivierung. So müssen etwa aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente unverändert für einen maschinellen Datenzugriff durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das bezieht sich auch auf Daten aus Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung, wie etwa für die Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
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