Unabhängig von Ort und Zeit werden mit FibuNet webIC Eingangsrechnungen automatisch erfasst, bearbeitet und archiviert. Die so erfassten Buchungsdaten werden “auf Knopfdruck” in die FiBu übernommen. Alternativ zum Einscannen von Rechnungen können buchungsrelevante Daten digitaler Rechnungen im PDF-Format nun auch direkt elektronisch ausgelesen und übernommen werden. FibuNet webIC unterstützt dabei den Datenstandard für elektronische Rechnungen “ZUGFeRD” und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen bei der Erfassung und Archivierung von elektronischen Rechnungen in höchstem Maße.
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames, übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das einen sicheren Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern gewährleistet und zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger eine effektive Kommunikation strukturierter Daten ermöglicht (“ZUGFeRD” Format).
Datenstandard für den Austausch elektronischer Rechnungen
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat wurde von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entwickelt. Das Format erlaubt es, Rechnungsdaten strukturiert in einer PDF Datei mit eingebettetem XML-Code zu übermitteln. Die strukturierten Daten können aus der XML-Datei so direkt ausgelesen und verarbeitet werden. Das PDF/A3-Format entspricht dabei den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden.
ZUGFeRD erleichtert die Einhaltung unternehmensbezogener Richtlinien und rechtlicher Anforderungen. Die PDF/A3-Datei ist dabei auf lange Dauer archivierbar, denn der ISO-Standard definiert, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht, damit die langfristige Lesbarkeit garantiert ist. Dies ist völlig unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem die Dokumente erstellt wurden.
ZUGFeRD Integration in webIC vereinfacht automatisierte Rechnungsbearbeitung
Das ZUGFeRD-Datenformat ergänzt und optimiert in idealer Weise die Softwareanwendung zur automatisierten Rechnungsbearbeitung FibuNet webIC , die bereits bei rund 100 namhaften Unternehmen im Einsatz ist. Neben der Integration mit der FibuNet-Finanzbuchhaltung sind Schnittstellen u.a. zu den Buchführungsprogrammen von SAP R/3® und zu Microsoft Dynamics AX® verfügbar.
FibuNet webIC nutzt OCR-Erkennung und befüllt aus eingescannten Papierrechnungen automatisch die rechnungsrelevanten Felder für die Vorkontierung, wie z.B. Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Rechnungsbetrag. Alternativ zum Scannen können auch elektronische Rechnungen im PDF-Format direkt integriert werden. Das FibuNet-eigene Smart-Archiv übernimmt dabei eine E-Mail mit dem angehängten PDF automatisch aus einem definierten Postfach (z.B. rechnungseingang@musterfirma.de) und stellt sie dem webIC zur Verfügung. Die buchungsrelevanten Rechnungsdaten werden dann automatisch in die dafür vorgesehenen Felder zur weiteren Bearbeitung übertragen und das dazugehörige Rechnungsbild wird übernommen. Die Eingangs-E-Mail wird schließlich zusammen mit dem originalen PDF im webIC als nicht löschbares Dokument zur Rechnung archiviert.
Fristen jederzeit im Blick
Die digitalen Rechnungen werden daraufhin in den Genehmigungslauf weitergeleitet und die zuständigen Sachbearbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt. FibuNet webIC unterstützt die Anwender bei der termingerechten Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Über Eskalationsmeldungen im Prüfungsprozess lässt sich die Einhaltung von Fristen verlässlich überwachen, wie beispielsweise Skontofristen. Durch die Beschleunigung des Prüfungsprozesses und die zeitnahe Buchung der Rechnungen ist auch der Vorsteuerabzug periodengerecht gewährleistet.
Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten können jederzeit auf alle Belege im System zugreifen. Sie haben schnellen Zugriff auf die Daten, ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen. Die Kontierungen werden am Ende des Prozesses auf Knopfdruck in die Finanzbuchhaltung übernommen und mit dem Rechnungs-Scan, der Bearbeitungshistorie und sämtlichen Anlagen (z.B. Lieferscheine) verlinkt.
OCR-Erkennung nicht mehr erforderlich
Durch die Unterstützung des ZUGFeRD-Rechnungsformates ist die OCR-Erkennung bei Eingangsrechnungen nicht mehr erforderlich, da die strukturierten Daten aus der XML-Datei ausgelesen werden können. Mittels FibuNet webIC kann für ZUGFeRD Rechnungen der Nachweis vom Rechnungseingang bis in die Finanzbuchhaltung vollständig und lückenlos erbracht werden. Damit werden alle gesetzlichen Anforderungen bezüglich Durchgängigkeit des Rechnungsbearbeitungsprozesses und bezüglich der elektronischen Archivierung erfüllt.
Dirk-Peter Kuballa, Steuerexperte beim Finanzministerium Schleswig-Holstein, weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass FibuNet mit seiner Lösung bereits die Anforderungen der Finanzverwaltung im ersten Entwurf der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) umsetzt. Danach sind “Art und Umfang der maschinellen Auswertbarkeit nach den tatsächlichen Informations- und Dokumentationsmöglichkeiten zu beurteilen und die Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit ist nicht zulässig”. Dies bedeutet bei Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat, dass beim Rechnungsempfänger sowohl das Rechnungsbild (Image) als auch die XML-Daten erhalten bleiben und in einem Rechnungsbearbeitungsprozess insbesondere die XML-Daten nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden.
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Der Name FibuNet steht für die Entwicklung besonders leistungsfähiger und sicherer Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Die 100% GDPdU- & GoBS zertifizierte Lösung FibuNet bietet dem Anwender auch bei sehr großen Datenmengen ein Höchstmaß an Sicherheit, Schnelligkeit und Funktionalität.
Über inzwischen 1.400 namhafte Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet. Auszug aus der Kundenliste: Berliner Effektengesellschaft, domainfactory, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Golf House Direktversand, Hurtigruten, IG Bau, Intercard AG, Netto Marken-Discount, Pearl GmbH.
Laut der gemeinsam mit der Computerwoche und der Trovarit AG erhobenen Kundenzufriedenheitsstudie 2012 hat FibuNet die mit Abstand zufriedensten Kunden mit ihrer Rechnungswesen-Software bei Unternehmen zwischen 100 und 500 Mitarbeitern. Weitere Informationen: www.fibunet.de
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