(ddp direct) München, Juli 2012: Die Auftrags- und Zahlungsabwicklung europäischer Konsumgüterunternehmen ist immer noch sehr komplex und wenig standardisiert. Denn nicht nur länderspezifische rechtliche und steuerliche Vorschriften sorgen für komplizierte Zahlungsprozesse in Europa. Auch stark fragmentierte Datensysteme führen zu erheblichen Nachteilen und unnötigen Kosten. Eine länderübergreifende, standardisierte Zahlungsabwicklung könnte die Prozesskosten um bis zu 20 Prozent senken und die Fehlerquote deutlich reduzieren. Durch frühzeitige und koordinierte Zahlungen verbessern sich außerdem Liquiditätssituation und Working Capital der Unternehmen. Das sind die wichtigsten Ergebnisse der neuen Studie “Europäische Zahlungsabwicklung Effizienz steigern und Kosten senken” von Roland Berger Strategy Consultants.
“Langsame Zahlungsflüsse und hohe Kosten für Dokumenten- und Beschwerdemanagement wirken sich auf Liquidität und Working Capital vieler Firmen negativ aus”, erklärt Regina Schmidt, Partner von Roland Berger Strategy Consultants. “Hier besteht noch großes Einsparpotenzial, denn standardisierte Zahlungsprozesse und länderübergreifende Datensysteme können Firmen dabei helfen, die Flut an Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen effizienter zu bearbeiten.”
Komplexität belastet Liquidität
Je größer die Unternehmen, desto komplexer sind die Prozessabläufe in der Auftragsabwicklung und im Rechnungswesen. Denn aufgrund der vielen Kunden und Lieferanten sowie der immer neuen Vorschriften wird es immer aufwändiger, Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen abzuwickeln. Zwar verarbeiten mehr als 50 Prozent der Studienteilnehmer diese Dokumente bereits elektronisch; dennoch erschweren nationale rechtliche und steuerliche Vorschriften den Gesamtprozess auf europäischer Ebene. So nutzen mittlerweile 92 Prozent der Befragten elektronische Datenübermittlungssysteme zur Zahlungsabwicklung, wie etwa EDI. Allerdings führen weniger als 20 Prozent von ihnen internationale Transaktionen damit durch.
Hinzu kommen Verzögerungen beim Zahlungseingang, wenn Rechnungen zum Beispiel aufgrund falsch gelieferter Mengen oder abweichender Preise nicht bezahlt werden können. “Obwohl fast alle Unternehmen mehrere Mitarbeiter im internen Rechnungswesen beschäftigen, beeinträchtigen stark fragmentierte Produkt- und Kundenstammdaten in den einzelnen Landesgesellschaften die Zahlungseffizienz der Firmen”, erklärt Roland Berger-Experte Andreas Bonnard.
Europäische Lösung erwünscht
So plädieren 77 Prozent der befragten Unternehmen für länderübergreifende Zahlungsstandards. Größtes Verbesserungspotenzial sehen sie vor allem im Zahlungsprozess selbst (50%), gefolgt vom Reklamations- (33%) und Lieferprozess (25%). “Eine einheitliche, europäische Lösung würde die Abläufe in den Unternehmen vereinfachen und weniger Kapazitäten beanspruchen”, erläutert Regina Schmidt. “Denkbar wäre beispielsweise eine europäische Zentralregulierung, die nicht nur zwischen verschiedenen nationalen Gesetzen und Regelungen vermittelt, sondern auch als Schnittstelle zwischen Industrie und Handel agiert und für reibungslose Zahlungsprozesse europaweit sorgt.”
Doch genau in den länderspezifischen Vorschriften liegen auch die Schwierigkeiten einer solchen zentralen Institution. Ebenfalls problematisch sind die interne Strukturen in den Unternehmen, meint Andreas Bonnard: “Firmen verfügen über gewachsene Zahlungsprozesse, eigene IT-Systeme und Verantwortlichkeiten, die sich nicht so schnell ändern lassen. Doch die Vorteile internationaler Zahlungsprozesse sind eindeutig und werden sich in der Industrie durchsetzen.”
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