Seit 2011 digitalisiert und archiviert DOCUBYTE tagesaktuell die Eingangsrechnungen der deutschen und österreichischen Niederlassungen der zum Merck-Konzern gehörenden MSD Sharp & Dohme GmbH. »Wir schätzen die Zusammenarbeit mit DOCUBYTE sehr« fasst Armin Gauggel, Shared Business Services Market Lead Germany/Austria bei MSD zusammen. »Nicht nur wegen der hohen Qualität der gescannten Dokumente, sondern insbesondere auch wegen der nützlichen Vorschläge zur Optimierung unserer Dokumenten-Prozesse. Das Online Archiv bildet nicht nur unser Rechnungseingangsbuch digital ab, sondern ermöglicht unseren Mitarbeitern auch die Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus jeder einzelnen Rechnung. Nachfragen lassen sich so schneller und präziser beantworten, Sachverhalte direkter finden und klären, was wiederum unseren Mitarbeitern wertvolle Zeit spart.« führt Armin Gauggel weiter aus. DOCUBYTE belegt damit die konsequente Kundenorientierung seiner Dienstleistungen, die auf kontinuierlichen Investitionen in Know-how und neue Technologien basieren.
»Die erfolgreiche Zusammenarbeit mit MSD beweist unsere Expertise im Bereich Dokumenten-Management und ist nicht zuletzt unseren hohen Qualitätsstandards zu verdanken« sagt Holger Martens, Inhaber und Geschäftsführer von DOCUBYTE. »Unsere Systeme sind darüber hinaus frei skalierbar und passen sich so jederzeit nahtlos den hohen Anforderungen unserer Kunden an«. Grundsätzlich erfolgt zunächst die Ist-Analyse beim Kunden, in deren Verlauf auch ein passgenaues Konzept für die Prozess-Optimierung erarbeitet wird. Seit 2002 erfasst DOCUBYTE professionell Daten in großer Zahl. So liegt die Scan-Kapazität aktuell bei über 100.000 Seiten pro Tag. Das Dienstleistungs-Portfolio umfasst neben dem hochvolumigen Einscannen von Papierdokumenten auch die automatisierte Auslesung und Erfassung von Formularen und anderen Datenträgern mit Hilfe moderner OCR-Technologie. Des Weiteren entwickelt das Unternehmen mit dem integrierten Paket DOCUframe kundenspezifische Dokumenten-Management-Lösungen.
Das von MSD genutzte Online Archiv wurde vor zwei Jahren als Cloud-Lösung entwickelt, die somit innerhalb kürzester Zeit in jedem Unternehmen zur Verfügung stehen kann. Dadurch entfallen sonst übliche hohe Anfangsinvestitionen für speziell angepasste Hard- und Software samt Installation und teuren Wartungsverträgen. Der Zugriff erfolgt stattdessen einfach über den Browser. Die Bedienung ist intuitiv und die gesamte Anwendung so benutzerfreundlich, dass keine Mitarbeiterschulungen notwendig sind. Um den MSD Mitarbeitern die zielgenaue Suche nach verschiedenen Kriterien im Online Archiv zu ermöglichen, werden dafür zunächst die Rechnungskopfdaten erfasst, so dass die Dokumentensuche zum Beispiel nach Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Absender und Betrag schnell eingrenzt werden kann. Den eingescannten Belegen können dabei weitere Informationen – wie beispielsweise individuelle Bemerkungen – hinzugefügt werden.
Im Sinne der kontinuierlichen Prozessoptimierung greift für MSD das komplette Service-Angebot von DOCUBYTE ineinander: das Scannen, die OCR-Erkennung, manuelle Erfassung, Lagerung der Originaldokumente, die Rücksendung der Originale an den Absender auf Anforderung, die Beleg-Bereitstellung im Online-Archiv, der automatisierte Mail-Versand von Rechnungsformularen an die Fachabteilungen und die Lieferung detaillierter Checklisten, die den Bearbeitungsstatus lückenlos dokumentieren. Holger Martens freut sich über fünf weitere Projekte, die MSD in den vergangenen zwei Jahren in Auftrag gegeben hat: »Die Zusammenarbeit mit MSD ist für beide Seiten sehr fruchtbar. Und das liegt nicht nur an dem gegenseitigen Vertrauen, das über die Jahre entstanden ist, sondern vor allem auch an der Bestätigung unserer Dienstleistung.«
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ÜBER DOCUBYTE:
DOCUBYTE ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Planegg (Gewerbegebiet Martinsried), direkt am Stadtrand von München. Im Jahr 2002 gegründet, fokussierte sich die Firma zunächst auf das Anbieten von Datenerfassungs-Dienstleistungen. In den nachfolgenden Jahren wurde das Portfolio durch die Bereiche Scan-Service und Dokumenten-Management erweitert.
ÜBER MSD:
MSD gehört zu Merck & Co., Inc., mit Sitz in Whitehouse Station, N.J. (USA), einem global führenden Pharmaunternehmen. Mit seinen verschreibungspflichtigen Arzneimitteln, Impfstoffen, Biologika, Präparaten zur Selbstmedikation und für die Tiergesundheit in verschiedenen Therapiebereichen, bietet MSD in mehr als 140 Ländern umfassende und innovative Lösungen für Gesundheit. Ein besonderes Anliegen von MSD ist darüber hinaus die Verbesserung der weltweiten Gesundheitsversorgung und der verbesserte Zugang zu Medikamenten. Dafür engagiert sich der Konzern in weitreichenden Gesundheitsprogrammen und Partnerschaften. In Deutschland hat die Unternehmensgruppe ihren Sitz in Haar bei München. MSD ist erreichbar unter Tel.: 0800 673 673 673; Fax: 0800 673 673 329; E-Mail: infocenter@msd.de; Internet: www.msd.de, www.univadis.de
DOCUBYTE® e.K.
Holger Martens
Lochhamer Str. 31
82152 Planegg-Martinsried
Deutschland
E-Mail: kontakt@docubyte.de
Homepage: http://www.docubyte.de
Telefon: +49-(0)-89-89556391
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