Neue Chancen im Dokumentenmanagement durch beseitigte Insellösungen und durchgängige Prozesse
Hamburg, den 06. März 2014 – Die Circle Unlimited AG verbindet SAP-integriertes Dokumentenmanagement (DMS) mit moderner Microsoft-Welt für durchgängige Prozesse. SAP-Anwender, die Windows und Microsoft-Office-Produkte zum Einsehen, Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten nutzen, können jetzt ohne Barrieren zwischen der SAP- und Microsoft-Welt navigieren. Dazu hat Circle Unlimited unter dem Dach des cuConnect-Softwareportfolios Integrationslösungen für Windows, MS Outlook und den Exchange Server sowie MS SharePoint entwickelt und mit neuen Funktionalitäten ausgestattet. Die Anbindung an das SAP-integrierte Dokumentenmanagement beseitigt Insellösungen und ermöglicht die schnelle und benutzerfreundliche Informationsbeschaffung. Im Lieferumfang aller Integrationslösungen ist cuSmarText Foundation enthalten, die Basisversion für das SAP-integrierte und zentrale Dokumentenmanagement von Circle Unlimited. Anwender, die bereits mit der aktuellsten Version des Dokumenten- oder Vertragsmanagement von Circle Unlimited arbeiten, haben in der Regel alle notwendigen Voraussetzungen für die direkte Einführung der Integrationslösungen.
Windows Applikation zum Übertragen und Suchen von Dokumenten
Mit der Applikation cuConnect for Windows lassen sich Dokumente in sämtlichen Formaten (Microsoft Office, PDF, TIFF, JEPG etc.) sowie Outlook-E-Mails inklusive Anhänge direkt vom Windows-Desktop in das SAP-integrierte DMS übertragen. Komfortabel per Drag-and-Drop hat der SAP-Anwender die Möglichkeit, vorgangsrelevante Dokumente aus Windows zur Ablage oder Bearbeitung in das SAP-System zu überführen, ohne dies hierfür öffnen zu müssen. Um den richtigen Zielvorgang im DMS zu finden, steht ein Suchfeld zur Verfügung, über das der Benutzer mittels Freitextsuche entsprechende Vorschläge zur Auswahl erhält.
Darüber hinaus bietet cuConnect for Windows via Freitextsuche die Möglichkeit, vom Windows-Desktop aus Dokumente und Daten im SAP-integrierten DMS zu finden. Die Applikation listet die Suchergebnisse im Suchfenster auf und mittels Mouseover kann sich der Anwender zu jedem Ergebnis in einer Schnellübersicht alle wichtigen Informationen anzeigen lassen. Per Klick auf ein Ergebnis kommt der User aus cuConnect for Windows direkt zum Vorgang und zur digitalen Akte im SAP-integrierten DMS.
cuConnect for Windows ist für Windows 7, 8 und 8.1 geeignet. Im Lieferumfang enthalten ist das Basis-DMS cuSmarText Foundation.
Automatisches Übertragen von Terminen und Aufgaben in Outlook
Durch die Anbindung des Exchange Server von Microsoft an das SAP-basierte DMS können darin festgelegte dokumenten- und vorgangsrelevante Termine und Aufgaben (Vorlauf- und Nachlauffrist, Wiedervorlage, Verlängerung, Kündigung etc.) automatisch in den Outlook-Kalender übertragen werden. So hat der Anwender bereits beim Öffnen der E-Mail-Anwendung Überblick über Termine und Aufgaben aus dem DMS, ohne im SAP-System angemeldet zu sein. Gibt es Terminänderungen im DMS, so synchronisiert die Lösung diese automatisch im Outlook-Kalender. Durch die direkte Anbindung an den Exchange Server sind die Termine und Aufgaben auch in jedem anderen Programm, das sich mit dem Server synchronisiert wie Outlook Web Access abrufbar.
Circle Unlimited realisiert die Anbindung für den Exchange Server 2010 oder höhere Versionen. Im Lieferumfang enthalten ist das Basis-DMS cuSmarText Foundation.
SharePoint als Sprungbrett für die Dokumentenrecherche
Circle Unlimited ermöglicht innerhalb von SharePoint 2013 das Suchen und Anzeigen von Dokumenten und Daten aus dem SAP-basierten DMS. Der Benutzer muss SharePoint nicht mehr verlassen, um gleichzeitig nützliche, vorgangsrelevante Informationen aus dem DMS einzusehen. Er hat die Möglichkeit, Daten, Dokumente und E-Mails in sämtlichen Formaten (Microsoft Office, PDF, TIFF, JPEG etc.) per Freitextsuche im angebundenen DMS zu (durch-)suchen. Dabei wird sowohl in den Metadaten also auch innerhalb der Dokumente recherchiert. Die Suchergebnisse werden in der Auswahlliste von SharePoint wie gewohnt angezeigt. Durch Klick auf ein Ergebnis gelangt der Anwender zur weiteren Ansicht direkt in das DMS. Je nach Berechtigungsvergabe erhält er jene Suchergebnisse, für deren Zugriff er berechtigt ist. Über die Anmeldung in SharePoint ist der Benutzer per Single Sign-on automatisch auch am DMS angemeldet.
Circle Unlimited realisiert die Anbindung von SharePoint 2013. Im Lieferumfang enthalten ist das Basis-DMS cuSmarText Foundation.
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Die Circle Unlimited AG ist Lösungsanbieter für SAP- und Microsoft-integriertes Dokumenten-, Vertrags- und Lizenzmanagement per SAP, Web und Mobile App. Seit mehr als zehn Jahren ist das Unternehmen national und international für namhafte Kunden wie T-Systems, Bertelsmann, ESPRIT, VELUX, Volkswagen und die Charite tätig. Im Fokus des SAP Software Solution & Technology Partners sowie Microsoft Certified Partners stehen die Software-Lösungen und die Beratung für eine schnelle Prozessoptimierung. Weitere Informationen unter www.cuag.de.
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