Projekte finden überall statt: Zum Beispiel, wenn im privaten Umfeld die Urlaubsplanung ansteht oder im beruflichen Kontext die Einführung einer neuen Software bevorsteht. So vielfältig wie die Projekte selbst sind auch die Methoden, die existieren, um diese Vorhaben in die Tat umzusetzen. In den letzten Jahren wurde die Bezeichnung “agile Arbeitsweise” in der Berufswelt immer populärer. Doch was steckt eigentlich hinter diesem Mindset? Wie unterscheidet sich das agile vom klassischen Projektmanagement? Im Folgenden gehen wir diesen Fragen auf den Grund.
Was ist ein Projekt?
Zunächst ist es wichtig zu wissen, was ein Projekt ist. Nach der DIN-Norm 69901 ist ein Projekt ein “Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist”. Dazu zählen zum Beispiel die Zielvorgaben und personellen Vorgaben.
Wie funktioniert das klassische Projektmanagement?
Die klassische Projektsteuerung hat zum Ziel, ein Vorhaben zu einer bestimmten Zeit mit festgelegten Ressourcen zum Abschluss zu bringen. Im Vorfeld erfolgt eine Festlegung zu welchem Zeitpunkt bestimmte Ergebnisse und Ziele erreichbar sind. Diese Meilensteine werden vor dem Start des Projekts klar definiert. Die Stakeholder sind eng in die Planungen des Vorhabens involviert. Änderungen im Laufe des Projekts sind eher selten der Fall. Zu den Methoden des klassischen Projektmanagements zählen beispielsweise der Phasenplan mit Meilensteinen oder die Netzplantechnik. Charakteristisch für die klassische Projektsteuerung ist, dass der Projektleiter die Aufgaben an die Projektmitarbeiter delegiert. Der Fokus liegt dabei primär auf der Durchführung der Planungen.
Was bedeutet agiles Projektmanagement?
Agilität kennzeichnet sich dadurch, dass das Management relativ flexibel und proaktiv reagiert, um Veränderungen in laufenden Arbeitsprozessen einzuleiten. Dies ist auch ein Markenzeichen der agilen Projektsteuerung, welche im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement nicht primär eine planungsorientierte Vorgehensweise verfolgt. Hier herrscht vielmehr eine große Toleranz gegenüber der zeitlichen, budgetären und qualitativen Vorgaben. Teilergebnisse werden kontinuierlich mit den Stakeholdern besprochen und gegebenenfalls nochmals angepasst. Es gibt nicht die eine “typisch agile Projektsteuerung”: Für die Steuerung dieser Vorhaben werden verschiedene Werkzeuge wie Scrum und Kanban verwendet. Vielmehr ist das agile Projektmanagement eine Denkweise, bei der die flexible und dynamische Steuerung von Projekten im Vordergrund steht.
Die Vor- und Nachteile beider Varianten
Vorteile des klassischen Projektmanagements:
Gut überschaubare Prozesse und klare Einteilung der Ressourcen im Vorfeld (zum Beispiel die Personalressourcen)
Zwischenergebnisse werden klar definiert und Meilensteine formuliert
Auftraggeber ist insbesondere am Anfang und Ende des Prozesses mit eingebunden
Nachteile des klassischen Projektmanagements:
Wenig Flexibilität aufgrund der kontinuierlichen Verfolgung des Projektplans
Wenig Feedback durch den Auftraggeber, da dieser vor allem am Anfang und am Ende in das Projekt involviert ist
Nicht für komplexe Projekte geeignet, da hier eventuell nicht alle Details des Vorhabens von Anfang an vorhanden sind
Vorteile des agilen Projektmanagements:
Hohe Kundenzufriedenheit: Der Kunde wird kontinuierlich in das Projekt mit einbezogen
Durch regelmäßiges Feedback sind Veränderungen im laufenden Prozess möglich
Wenig Dokumentation
Nachteile des agilen Projektmanagements:
Die Verfügbarkeit des Kunden ist dauerhaft notwendig
Keine klaren Meilensteine und unklare Terminierung der Zielerreichung
Projekt kommt gegebenenfalls vom Kurs ab, wenn die Rahmenbedingungen unzulänglich definiert sind
Welche Variante kommt für das Projekt infrage?
Doch welche Methode ist nun die Richtige für mein Vorhaben? Die Antwort ist abhängig von der Art des Projekts. Das klassische Projektmanagement eignet sich insbesondere dann, wenn die Anforderungen klar definiert sind und es während des Projektverlaufs zu wenig Veränderungen kommt. Agiles Projektmanagement eignet sich vor allem für Vorhaben, welche von starken Schwankungen und Anpassungen betroffen sind. Voraussetzung ist jedoch, dass die Teilnehmer über ein agiles Mindset verfügen. Das bedeutet: Das Unternehmen und die Mitarbeitenden sind in der Lage, flexibel zu agieren. In der Praxis kommt vermehrt eine hybride Variante des Projektmanagements zum Einsatz. Nicht immer reagieren Unternehmen beispielsweise aufgrund von internen Strukturen schnell und flexibel auf Veränderungen.