Zeitmanagement besteht nicht darin, jede Minute des Tages minutiös durchzuplanen. Richtig verstandenes Zeitmanagement lässt Freiräume für Privates und Erholung dadurch entstehen, dass wir unsere Aufgaben zügig und effizient bewältigen. Dazu ist Organisation nötig, aber kein übertriebener Aufwand.
Prioritäten setzen – Zeitdruck vermeiden
Studenten und Auszubildende kennen das Problem des Aufschiebens: Die nächste Prüfung ist noch weit – und der Lernstoff wächst, bis es in den letzten Wochen vor der Klausur oder der Prüfung richtig stressig wird. Stress und Hektik lassen sich leicht vermeiden, wenn eine vernünftige Zeitplanung angesetzt wird, die alle anstehenden Aufgaben berücksichtigt.
Um erst einmal einen Überblick zu gewinnen, stellt man am besten eine To Do-Liste zusammen, in der alle zu erledigenden Aufgaben – berufliche und private – zusammengefasst werden. Im zweiten Schritt werden dann die Aufgaben identifiziert, die vorrangig sind oder am schnellsten erledigt werden müssen. Dazu kann man zum Beispiel jede Aufgabe einer von fünf Kategorien zuteilen:
-Aufgaben, die besonders dringend erledigt werden müssen (Priorität 1);
-Aufgaben, die besonders wichtig sind und möglichst sorgfältig durchgeführt werden müssen (Priorität 2);
-Aufgaben, die schnell erledigt werden sollen, aber nicht vorrangig sind (3);
-Aufgaben, die nicht wichtig sind und nicht schnell erledigt werden müssen (4);
-Aufgaben, die man im Grunde ohne Schaden aufschieben kann (5).
Ist die To Do-Liste erst einmal nach Prioritäten sortiert, lässt sich meistens schon eine geeignete Abfolge von Arbeitsschritten erkennen. Sie werden im nächsten Schritt in eine konkrete Zeitplanung eingebunden. Erst jetzt kommt der Kalender oder Organizer ins Spiel.
Tipps für eine effiziente Zeitplanung
Tipp Nr. 1: Weniger ist mehr!
Ein Kardinalfehler beim Zeitmanagement besteht darin, zu viele Aufgaben in zu wenig Zeit erledigen zu wollen und Pufferzeiten zwischen Terminen und Aufgaben nicht zu berücksichtigen. So sind Schwierigkeiten vorprogrammiert – auch Wegezeiten, Essen und Freizeit müssen berücksichtigt werden!
Tipp Nr. 1: Zeitbedarf realistisch einschätzen
Damit alle anstehenden Aufgaben im Zeitmanagement angemessen berücksichtigt werden können, muss vor der Zeitplanung eingeschätzt werden, wie hoch der Zeitaufwand für jede Aufgabe ist. Der Zeitrahmen sollte großzügig ausfallen – besser, unterm Strich bleibt noch Zeit übrig, als dass man unter hausgemachten Zeitdruck gerät, weil die Ressourcenzuteilung zu knapp war. Ganz zu schweigen von unvorhergesehenen Ereignissen, die dazwischenkommen können.
Tipp Nr. 2: Teilschritte und Etappenziele formulieren
Bei komplexeren Aufgaben, die viele einzelne Arbeitsschritte zusammenfassen, sollten Teilaufgaben formuliert werden, die zu festgesetzten Terminen erledigt sein müssen. So werden komplexe Aufgaben übersichtlicher, und man fühlt sich sicherer, wenn man nachverfolgen kann, wie man seinem Gesamtziel Schritt für Schritt näher kommt.
Tipp Nr. 3: Erfolgserlebnisse und Belohnungen einbauen
Die Erledigung der täglichen Pflichten kann ein mühsames Geschäft sein, das den inneren Schweinehund zur Unzeit auf den Plan ruft. Man kann seine Motivation erheblich steigern, indem man seine Erfolge angemessen feiert und sich – etwa beim Erreichen eines wichtigen Etappenziels – selbst belohnt, zum Beispiel mit einem Essen mit Freunden, einem kleinen Geschenk oder dem wochenlang aufgeschobenen Besuch im Wellness-Center. So macht es mehr Spaß, seine Aufgaben zu erledigen, und es fällt weniger schwer, sich aufzuraffen.
Tipp Nr. 4: Konkrete Ziele formulieren
Wer seine Ziele so konkret und anschaulich wie möglich formuliert, gewinnt eine bessere Beziehung dazu als jemand, der vage bleibt. “Ich will am 25. März den Lernstoff des 3. Kapitels mündlich perfekt wiedergeben können” ist ein besseres Ziel als “Ich will mich im Frühjahr auf die Klausur im April vorbereiten”. Je konkreter, desto besser – und immer mit Datum, damit fürs Aufschieben keine Schlupflöcher bleiben!
Wer seinen Zeitplan nach diesen Gesichtspunkten strukturiert, kann seine Aufgaben besser im Blick behalten und mit weniger Zeitdruck erledigen. Software fürs Zeitmanagement gibt es übrigens in Hülle und Fülle, auch als Freeware oder Open Source-Version – googeln lohnt sich!
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