Wie sprechen Sie Ihre Kunden in einer Mail an? Sehr geehrte…, oder Guten Tag, …? Heutzutage können wir aus einer Vielzahl von Anreden wählen. Doch passen alle Anreden immer? Nicola Schmidt, Stilexpertin gibt Tipps:
Am bekanntesten ist wohl “Sehr geehrte Frau XY” und “Sehr geehrter Herr YX”. Mit dieser Anrede machen Sie nichts falsch, weder in einer Mail noch im Brief. Insbesondere, wenn Sie mit dem Adressaten noch keinen Kontakt hatten. Diese Anrede ist höflich und respektvoll. Auch wenn Sie sich unsicher sind, bleiben Sie besser bei dieser etwas förmlicheren Anrede. Denn so wie wir unser Gegenüber ansprechen, sagt das natürlich auch eine Menge über uns aus.
Optimal ist es, wenn Sie die Namen Ihrer Ansprechpartner kennen.
“Sehr geehrte Damen und Herren”
Denn nur in Ausnahmefällen passt das “Sehr geehrte Damen und Herren” oder “Sehr gehrte Damen, sehr geehrte Herren”. Optimal ist es, bevor sie das Schreiben versenden, ruhig beim Gegenüber anrufen und sie mit dem Ansprechpartner verbinden lassen. Ihr Vorteil: Sie kennen nun den Namen und seine direkte Mailadresse. Außerdem hat er Ihre Stimme gehört und wird sich schneller an Sie erinnern. Wenn Sie in der Betreffzeile das Datum des Telefonats mit dazu schreiben, sieht Ihr Adressat direkt Ihre Nachricht und wird sie schneller beachten.
Eine Alternative ist das “Guten Tag, Frau…” oder “Guten Tag, Herr …”. Hier in Deutschland breitet sich diese Anrede immer mehr aus. Ich selber schreibe zum Beispiel morgens in meine Mitmenschen in Mails mit einem “Guten Morgen, Frau …” an. So bietet die Anrede mehr Abwechslung. Allerdings mache ich das nur bei Adressaten, mit denen ich bereits im Kontakt stehe.
Wie persönlich darf es sein?
In der heutigen Zeit hat sich mittlerweile die Anrede “Liebe Frau …” und “Lieber Herr…” durchgesetzt. Das ist natürlich viel weniger förmlich als das erste Beispiel “Sehr geehrte…”. Durch durch diese Anrede wird viel Nähe gezeigt, allerdings auch Vertrauen. In den ersten Kontakten zum Beispiel mit einem Neukunden ist diese Anredeform sicherlich zu nah. Gehen Sie da besser einen Schritt zurück und warten, bis der andere den Anfang macht. So können Sie nämlich entscheiden, ob Sie sich drauf einlassen möchten oder nicht.
“Hallo” – Ist der lockere Umgangston ok?
Die Anrede in Mails seine Mitmenschen mit “Hallo” anzusprechen ist inzwischen weit verbreitet. Das gilt auch in der geschäftlichen Korrespondenz. Das lockere “Hallo” strahlt Nähe aus. Wenn sich bereits eine gute Geschäftsverbindung aufgebaut hat, darf der Umgangston sich gerne lockern.
Im Neukundenkontakt ist das jedoch viel zu nah. Da kann ein saloppes “Hallo” eher abschreckend wirken. Wenn der Neukunde Sie direkt mit einem “Hallo” konfrontiert, sollten Sie entscheiden, was Ihnen lieber ist. Es kann tatsächlich gerade bei jungen Mitarbeitern passieren, dass Sie direkt mit einem “Hallo” angesprochen werden. Ein “Hallo” hängt auch von der Branche ab. Ein IT-Unternehmen wird eher seine Mitmenschen lockerer ansprechen, als ein Inkasso-Büro. Je besser sie Ihr Gegenüber kennen, desto lockerer darf die Anrede sein.
Allerdings ist ein “Hi, Frau …” oder “Hi, Herr …” in allen Geschäftsbereichen völlig fehl am Platz.
Wie geht es nach der Anrede weiter?
Mir fällt immer wieder auf, dass die Rechtschreibung immer weniger Beachtung findet. Es gibt nämlich immer wieder Zeitgenossen, die diese ganz individuell interpretieren. Zum Beispiel nach der Anrede hinter dem Komma einfach groß weiterschreiben:
Sehr geehrte Frau Mutz,
Vielen Dank für Ihre Terminbestätigung.
richtig ist jedoch, auch in Anschreiben und Mails die Rechtschreibung zu beachten. Das bedeutet, nach dem Komma geht es mit der Kleinschreibung weiter:
Sehr geehrte Frau Mutz,
vielen Dank für Ihre Terminbestätigung.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Korrespondenz. Wenn Sie mehr zum Office-Knigge wissen möchten, empfehle ich Ihnen meine offenen Etikette-Seminare im Herbst.
Nicola Schmidt ist Wirkungsverstärkerin und Stilexpertin. Als Imagetrainerin unterstützt Fach- und Führungskräfte, die durch eine authentische, eindrucksvolle und wirkungsvolle Präsenz den Grundstein für ihren Erfolg legen möchten. Erfahren Sie, welche Kraft und Chancen in Ausdruck, Umgangsformen und Outfit stecken. Sie begeistert mit viel Praxisnähe und setzt Impulse. Somit gewinnen ihre Kunden noch mehr Ausstrahlung mit klarer Wirkungspräsenz.
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