Kostenfallen durch umsichtige Projektierung vermeiden
Unternehmen sind mehr denn je auf ein performantes WAN (Wide Area Network) angewiesen, um die Kommunikation zwischen ihren Standorten sicherzustellen. Das Weitverkehrsnetz gewinnt aufgrund der rasant zunehmenden Datenmenge, immer neuer Anwendungen und deren Zentralisierung stetig an Bedeutung. Es entwickelt sich quasi zur zentralen Nervenbahn des Unternehmens, zur Grundlage jeglicher IT, die nicht mehr nur Mittel zum Zweck, sondern für viele Unternehmen selbst zum Zweck geworden ist, mit dem sich Geld verdienen lässt. Diese Nervenbahn bricht zusammen, wenn die Nerven durchtrennt werden. Daher müssen viele Unternehmen ihr WAN optimieren, um auch zukünftige Herausforderungen meistern zu können. Sie unterschätzen jedoch häufig die Komplexität eines solchen Projekts, denn es kommt nicht nur auf die technischen Komponenten an.
Zwei Trends führen dazu, dass die Bedeutung des WAN – und damit auch die Abhängigkeit des Unternehmens von diesem Netz – zunimmt: Zum einen werden immer häufiger Cloud Services oder Web-basierte Anwendungen wie Software as a Service (SaaS)eingesetzt, zum anderen steigt der Bandbreitenbedarf. Das bedeutet, dass Unternehmen der Big-Data-Herausforderung nur begegnen können, wenn sie über genügend Bandbreite verfügen, die insbesondere für geschäftskritische Anwendungen eine immer größere Rolle spielt. Zu den Anforderungen an ausreichende Kapazitäten kommen auch gestiegene Ansprüche bezüglich der Verbindungsqualität. Da Computerleistung aber immer häufiger extern eingekauft wird, müssen Performance- und vor allem Sicherheitsparameter vertraglich exakt fixiert werden.
Da das WAN die Grundlage für die Kommunikation der einzelnen Geschäftsbereiche und Standorte untereinander ist, stellen sich dem Unternehmen beim Optimieren komplexe Herausforderungen. Im Rahmen der Projektplanung müssen sich Unternehmen von vornherein über die Leistungsfähigkeit des WAN im Klaren sein: Welche Rolle spielen Cloud-basierte Anwendungen, an welche Data Center muss das WAN angeschlossen werden, wie sehen die Wachstumsszenarien des Unternehmens aus und in welchen Regionen ist es aktiv oder will es expandieren? Das sind typische Fragen, die vor der rein technischen Optimierung eines Weitverkehrsnetzes in der ersten Projektphase beantwortet werden müssen. Anhand der daraus hervorgehenden Zielvorgaben richtet sich die Leistungsfähigkeit des Weitverkehrsnetzes aus.
Nicht zu viel und nicht zu wenig – die passenden Daten für die Ausschreibung
Ein nicht zu unterschätzender Aufwand ergibt sich im Rahmen eines WAN-Projektes bei der Erfassung der notwendigen Daten. Diese müssen auf Basis der formulierten Zielvorgaben des Gesamtprojektes dediziert erhoben werden, da sie meist nicht oder nur teilweise vorliegen. Hierbei werden über die Standortliste des Unternehmens für jeden einzelnen Firmenstandort alle für die spätere Ausschreibung relevanten Daten gesammelt. Je mehr Standorte ein Unternehmen besitzt, desto höher ist der Aufwand: Alle notwendigen Informationen müssen fehlerfrei vorliegen, um wichtige technische Ausschreibungsvorgaben definieren zu können, aber auch, um die Anbieter in die Lage zu versetzen ein gutes Angebot abgeben zu können. “In dieser frühen Projektphase wirken sich Fehlbeschreibungen in den Zielvorgaben oder eine mangelnde Datenerfassung gegebenenfalls verheerend auf die spätere WAN-Ausschreibung oder den WAN-Betrieb aus”, erklärt Thomas Rösler, Geschäftsführer der Retis Consulting Group GmbH, die sich auf IT-Sourcing-Projekte mit den Schwerpunkten Infrastruktur und Managed Services spezialisiert hat. Die Praxis zeigt, dass derartige Projekte in vielen Unternehmen jedoch weniger an einer unzureichenden als vielmehr an einer zu großen Datenmenge scheitern – gerade, wenn das Unternehmen zum Beispiel über mehrere tausend Standorte verteilt ist. Damit die Kosten nicht explodieren, benötigen Unternehmen eine ausbalancierte Erfassung der Standortdaten mit dem Blick fürs Wesentliche. “Hierfür sind strukturierte Prozesse notwendig, die das entsprechende Know-how voraussetzen”, ergänzt Rösler.
Die gesammelten Daten dienen als Grundlage, um zu ermitteln, welche Service Provider geeignet sind, um die formulierten Anforderungen an ein modernes WAN zu gewährleisten. Sind die Zielvorgaben an ein globales WAN ausgerichtet, kommen zwar nur noch ungefähr ein Dutzend Service Provider in Frage, die regional und international aufgestellt sind, aber auch diese Anbieter besitzen ihre Stärken und Schwächen und verfügen über ganz unterschiedliche Schwerpunkte. So ist der eine Anbieter beispielsweise stark im Spanisch sprechenden Raum vertreten, während der andere eine gewichtige Rolle auf den asiatischen Märkten spielt. Daher muss jedes Unternehmen im Rahmen der WAN-Optimierung mit den für das Unternehmen passenden Service Providern herausfinden, inwiefern sie den Anforderungen gerecht werden können und welche regionalen Lösungen sie anbieten.
Bei dieser Leistungsspezifizierung sind neben kommerziellen Parametern auch technische Anforderungen wichtig. Diese muss der Provider berücksichtigen, damit die eingekauften Services beispielweise auch zu den im Unternehmen vorhandenen Schnittstellen passen. Zu diesen Anforderungen gehören unter anderem auch die technischen Voraussetzungen für den Internetzugang oder die Redundanz der Standortanbindung.
Kostenfalle Future Pricing vermeiden
Eine große Herausforderung im Rahmen der WAN-Optimierung ist die Bepreisung des zukünftig zu erwartenden Bandbreitenbedarfs (Future Pricing). Selbst wenn ein Unternehmen seinen zukünftigen Bedarf ermitteln kann, bleiben doch häufig die Kosten dafür im Unklaren. Sie hängen unter anderem vom Netzwerk des Service Providers und der Tatsache ab, ob er sich von seinem Netzknotenpunkt bis zum Unternehmensstandort beispielsweise eine Leitung hinzumieten muss. So kann der Provider heute möglicherweise die Kosten für eine Bandbreite an einem Standort in China von 10 Mbit/s beziffern, für 100 Mbit/s am selben Ort kann er das eventuell aber nicht, da für derartige Bandbreiten das angemietete Netz ausgebaut werden müsste. So können die Kosten plötzlich steigen, wenn der Bandbreitenbedarf des Unternehmens zunimmt. “Wir verfügen über spezielle Mechanismen, um auch das Future Pricing berücksichtigen zu können”, erklärt Retis-Chef Rösler.
Seiner Erfahrung nach müssen Unternehmen für diese Projektphasen rund sechs Monate einkalkulieren. Nach dem Vertragsabschluss mit einem, oder aber auch mehreren Service Providern, erfolgt die Migrationsphase, in der jeder Unternehmensstandort die für ihn vertraglich vereinbarten Leistungen bestellt. Die Migration wird global vom Unternehmen orchestriert, wobei standortspezifische technische Details wie etwa die Leitungszuführung berücksichtigt werden müssen. “Der Aufwand für die Migration ist ebenfalls nicht zu unterschätzen”, weiß Rösler. Diese Projektphase kann in Abhängigkeit von der Projektgröße ein bis zwei Jahre in Anspruch nehmen. Der Aufwand ist umso geringer, je eindeutiger die ausgehandelten Verträge sind. Daher muss bereits bei der Formulierung der Ausschreibung unmissverständlich klar sein, welche Leistungen vom Service Provider erwartet werden, um Mehrkosten oder Verzögerungen durch Nachverhandlungen und Neulieferungen zu vermeiden.
Hohe Sicherheitsstandards müssen gegen moderne (Hacker-)Angriffe schützen
Wird ein Standort vom Weitverkehrsnetz abgeschnitten, kann es zu empfindlichen Verzögerungen oder gar zu kompletten Produktionsausfällen kommen. Gründe hierfür sind nicht nur in einer mangelhaften WAN-Performance, sondern auch immer häufiger in Angriffen auf Weitverkehrsnetze zu suchen. Daher spielt insbesondere das Thema Sicherheit beim WAN eine große Rolle – gerade, wenn es sich um ein globales Weitverkehrsnetz handelt: Je größer das Netzwerk, desto größer die Angriffsfläche. International tätige Unternehmen erlassen deshalb Sicherheitsrichtlinien, die Verschlüsselungsstandards, die Nutzung von VPNs (Virtual Private Network) oder Firewalls definieren. Darüber hinaus wird in den Richtlinien der genaue Tätigkeitsumfang des Service Providers beschrieben, für den entsprechend geschultes Personal eingesetzt werden muss. Ebenso wird festgehalten, welche Sicherheits-Zertifizierungen erfüllt werden müssen. “Viele Unternehmen binden des Weiteren ihre Cloud-Dienste zentral an, um sicherstellen zu können, dass einerseits die Performance jederzeit gegeben ist und andererseits niemand illegal auf geschäftskritische Datenströme zugreifen kann”, ergänzt Thomas Rösler. Auf diese Weise wird sowohl unter juristischen als auch unter technischen Aspekten das WAN vor externen und internen Angriffen geschützt.
Wer sein WAN optimieren will oder muss, operiert quasi an der Nervenbahn seines Unternehmens. Daher ist eine umsichtige Projektplanung und -durchführung das A und O, um das WAN fit für die künftigen Herausforderungen zu machen. Ein flexibles und dynamisches Weitverkehrsnetz erleichtert Standortverlegungen, Anpassungen in Geschäftsprozesse, die Kommunikation verbessert sich und Geschäftseinheiten lassen sich optimaler nutzen. So ist das WAN der Zukunft der Garant für die Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens.
Die Retis Consulting Group GmbH hat sich als IT-Beratungsunternehmen auf die Strategieberatung sowie auf die Umsetzung von IT-Outtasking, -Outsourcing oder -Insourcing spezialisiert. Das Portfolio umfasst die gesamte Bandbreite von der gesamtverantwortlichen Projektleitung über die Erstellung der benötigten Dokumente bis hin zur Beratung mit technischer Expertise. International tätige Konzerne aus der Automobilbranche, der Versicherungsbranche, mehrere Energieversorger sowie zahlreiche andere Industrieunternehmen zählen zu den Kunden des in Grünwald nahe München ansässigen Beratungsunternehmens.
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