Von “unterfüllten” Locations und hungrigen Mägen: Tricks für die Party-Planung

– Tipps für die perfekte Location
– Achtung, Fettnäpfchen!

Logo PLACCES

Berlin, 05. November 2013. Größere Familienfeiern oder gar ein Unternehmens-Event benötigen eine detaillierte Planung im Vorfeld. Nichts ist schlimmer als hungrige Gäste, weil das Catering zu spät bestellt wurde oder ein zu großer Raum, in dem sich die Gäste verloren fühlen. PLACCES , der Wegweiser zur passenden Event-Location, gibt Tipps, um peinliche Pannen zu vermeiden, die Besucher zu begeistern und bei der Planung selbst einen kühlen Kopf zu bewahren.

Vor dem Start
Zwei wichtige Aspekte sollte man im Hinterkopf haben: Wer sind die Gäste der Veranstaltung – beispielsweise Familie, Mitarbeiter oder Geschäftskunden? Was ist der die Anlass des Events – eine unvergessliche Hochzeit, ein Produkt-Relaunch oder ein Incentive (zum Beispiel eine Veranstaltung zur Förderung des Teamgeists)? Diese Überlegungen geben die Marschrichtung vor. Hat man sich dies vergegenwärtigt, folgt die Festlegung des Termins, die Locationsuche und die Kalkulation des zur Verfügung stehenden Budgets.

Die heiße Phase
Nun geht es in die heiße Phase: die Organisation. Es geht los mit der Suche nach einer passenden Location mit dem notwendigen technischen Equipment – von Mikrofonen und Beamern über W-LAN und Rednerpulte bis hin zur Soundanlage. Die Anzahl der Gäste und die Raumgröße sind ausschlaggebende Kriterien. Maßgeschneiderte Raumkonzepte inklusive passender Bestuhlung sind Gold wert. Einerseits möchte sich niemand wie in der sprichwörtlichen Sardinenbüchse fühlen, andererseits sollte der Veranstaltungsort auch nicht zu groß sein, sonst fühlen sich die Gäste verloren.

Wichtig: Die beste Planung bringt wenig, wenn die Location nicht perfekt zur Idee der Veranstaltung passt. Eine romantische Hochzeit auf einer Go-Kart-Bahn dürfte ebenso unpassend sein, wie die Mitarbeiterfeier der Schlachterei Schulze im veganen Restaurant. Bei der schwierigen Suche helfen Online-Portale wie PLACCES. Mit wenigen Klicks findet man schnell und einfach die passende Räumlichkeit, insbesondere für spezielle Motto-Veranstaltungen: ob großer Ballsaal für die Hochzeit oder der Flugzeughangar für das Incentive-Event. Neben atmosphärischen Bildern bieten die Exposés der Locations auch Informationen, welche technischen Ausstattungen vor Ort zur Verfügung stehen.

Sobald Ort und Zeit gesetzt sind, wird eingeladen: Stimmen die Daten der Verteilerliste? Steht das Layout der Einladung und die Druckvorlage? Sind der Druck und der Versand organisiert? Werden Give-aways für Geschäftskunden benötigt? Jetzt wird es allerhöchste Zeit.

Im nächsten Schritt geht es um die externen Partner. In-House-Caterer oder ein Dienstleister? Ein hungriger Magen ist der Feind jeder Veranstaltung. Wie sieht es mit einem professionellen Fotografen aus? So bleibt die Veranstaltung den Gästen immer in Erinnerung. Fotos, die die anwesenden Gäste mit steigendem Alkoholpegel schießen, sind zwar oft amüsant, aber meist weniger repräsentativ. Nicht zu vergessen sind auch Dekoration, Beleuchtung und Farbwahl. Bietet die Location nicht ohnehin ein entsprechendes Rundum-Sorglos-Paket an, sollte man auch hier professionelle Hilfe ins Boot holen. Gerade bei Hochzeiten ist eine emotionale und persönliche Ausstattung des Raumes besonders wichtig – ebenso wie bei betrieblichen Events das Corporate Design einzuhalten ist. Im Vorfeld sollte die Location für das Deko-Konzept und die Sitzplanung besucht werden.

Der letzte Punkt in der heißen Phase ist das Aufsetzen eines minutiös geplanten Programmablaufs und die Verteilung der Zuständigkeiten vor, während und nach der Veranstaltung. Wann hält welcher Referent worüber eine Rede, wann wird das Buffet eröffnet, wann gibt es eine Showeinlage, wann leitet ein Get-Together den informellen Teil des Events ein?

In letzter Minute
Einige Tage vor dem Event sollte dem Caterer die definitive Anzahl der Gäste mitgeteilt und die Location besucht werden. Dies ist die letzte Gelegenheit, noch einmal Hand bei der Dekoration und Sitzplanung anzulegen – vielleicht fällt ja doch noch auf, dass die schwarzen Tischdecken zu Oma Ernas 100. Geburtstag nicht ganz passend sind. Kurz bevor die Veranstaltung startet, sollte der Ablauf mit dem Personal besprochen und die technischen Einrichtungen auf Herz und Nieren getestet werden – nicht auszudenken, wenn die Eröffnungsrede von den Lippen abgelesen werden muss, weil die Mikrofone nicht funktionieren oder der Hochzeitswalzer aufgrund defekter Musikanlage von den Gästen gesummt werden muss. Sobald das Event in Gang ist und alles zur Zufriedenheit läuft, kann sich der Organisator fürs Erste ein wenig entspannen.

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel
Nach dem Event heißt es auskatern und die noch ausstehenden Rechnungen begleichen, Dankesbriefe verfassen und gegebenenfalls mit einer Umfrage herausfinden, was gut gelaufen ist und was künftig optimiert werden sollte. Denn irgendetwas geht selbst bei der besten Planung schief – wir sind schließlich alle nur Menschen.
“Die Organisatoren großer Veranstaltungen haben einen wirklichen Knochenjob. Selten sieht man, welch eine Leistung hinter einem perfekten Event steckt. Schon die Location-Suche stellt im Vorfeld eine Herausforderung dar. Darum ist es für Veranstalter wichtig, schnell und einfach die individuell passende Räumlichkeit für Events jeglicher Art zu finden”, erklärt Karsten Himmer, Geschäftsführer von PLACCES.

Über PLACCES:
PLACCES ist das Suchportal für Veranstaltungsräumlichkeiten und Eventlocations im deutschsprachigen Raum. Mit einer intuitiv zu bedienenden Suchmaske und Eingabefeldern wie Ort, Postleitzahl oder Umkreis und Personenanzahl, gelangen Nutzer schnell zu einer individuell passenden Ergebnisliste. So finden Suchende auch Veranstaltungsräume, die keine eigene Webseite haben. Für Location-Anbieter stellt PLACCES ein Online-Marketinginstrument dar. Das Team hinter der Plattform bietet dabei einen persönlichen Kundenservice an, der ihnen dabei hilft, ihr Angebot ins beste Licht zu rücken.

Auf der Suche nach einer Eventlocation für eine Silvesterparty kam dem Berliner Karsten Himmer 2009 die Idee zu PLACCES.

Kontakt
Locations-4-U-KHi GmbH
Karsten Himmer
Rheinstraße 5
12159 Berlin
0049 (0)30 30 36 25 80

presse@placces.de
http://www.placces.de

Pressekontakt:
m3 PR
Benjamin Blum
Gustav-Meyer-Allee 25
13355 Berlin
0 30/ 46 79 89 90
presse@placces.de
http://www.m3-pr.de

(160032 Posts)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.