Präsentation auf der OpenText Innovation Tour München am 18. und 19. März 2014
München, 05. Februar 2014 – Jede geschäftliche Transaktion und Beziehung zu Kunden, Partnern und Lieferanten hat ihre Grundlage in einem Vertragsdokument. Laufzeiten, Lieferbedingungen, Haftungsregelungen etc. – also ein Großteil der Informationen, die in den Verträgen schlummern – sind für das operative Geschäft nicht weniger von Belang als für Juristen. Aus diesem Grund sollten sie nicht in den Archiven ruhen oder nur der Rechtsabteilung zugänglich sein, sondern Teil der Geschäftsprozesse werden. Genau diese Integration leistet die Vertragsmanagementlösung von complon , die Ende 2013 das für zwei Jahre gültige Gütesiegel des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), des größten deutschen Einkäuferverbands, erhalten hat. Der OpenText SAP-Competence-Partner complon präsentiert seine Lösungskompetenz in Sachen Vertragsmanagement als Aussteller auf der OpenText Innovation Tour 2014 am 18. und 19. März in München.
“Werden Verträge transparent und übersichtlich verwaltet, können bei gezielten Verhandlungen bis zu 25 Prozent der Kosten reduziert werden”, so Alexander Beyer, Geschäftsführer der complon GmbH und Co-Autor des Leitfadens für Vertrags-management im Einkauf des BME e.V.
Verträge sollten integraler Bestandteil der Beschaffungsprozesse sein, angefangen bei den Fachabteilungen, in denen der Bedarf entsteht, bis hin zur Rechtsabteilung für die Compliance-Sicherung. Sind die Einkäufer schon sehr früh in den Prozess eingebunden, können die Abstimmungen zwischen Fachabteilung, Zentraleinkauf, Lead-Buying-Centern sowie mit der Rechtsabteilung signifikant beschleunigt werden. So können sie die für das Unternehmen günstigsten Konditionen, Fristen und Preise erzielen, was sich am Ende in deutlichen Einsparungen niederschlägt.
Voraussetzung für die effektive Überwachung von Verträgen in den Geschäftsprozessen ist deren Digitalisierung in Form einer Vertragsakte, die gleichzeitig an das ERP-System des Unternehmens und sein Lieferantenmanagement angebunden ist. Denn dadurch lassen sich die Transaktionsdaten nahtlos mit den Dokumenten verbinden. Mit der Rundumsicht auf alle Verträge in der elektronischen Lieferantenakte mit dynamisch aktualisierten SAP-Daten, Vertragsinformationen, Dokumenten und E-Mails werden Transparenz und Effizienz gesteigert und gleichzeitig Compliance-Risiken reduziert. Eine leistungsstarke Suche (inkl. Volltextsuche), umfangreiches Reporting, automatisierte Wiedervorlagen und Fristenüberwachung erleichtern die tägliche Arbeit.
Integriert mit SAP, OpenText und Microsoft
Eine digitale Vertragsmanagementlösung speziell für den Einkauf bietet der OpenText- Partner complon mit Sitz in München. Grundlage bildet die Standardsoftware “SAP Extended ECM by OpenText”, wofür die complon-Berater vom Hersteller zertifiziert sind. Hohe Benutzerakzeptanz wird durch Zugriff auf alle vertrags- und geschäftsrelevanten Informationen über die bevorzugte Benutzeroberfläche der Anwender (SAP, Webbrowser, Microsoft Office, Windows Explorer, Outlook, SharePoint, Lotus Notes) erreicht. Die mandantenfähige, einfach skalierbare Unternehmenslösung kann modular von der Vertragsarchivierung über den gesamten Vertragslebenszyklus bis hin zur Unterstützung des “Procure to Pay”-Prozesses schrittweise eingeführt werden. Durch Standardschnittstellen lässt sie sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur integrieren.
Weitere Anwendungsszenarien
Neben dem vorkonfigurierten Vertragsmanagement für den Einkauf hat complon weitere ECM-Lösungen entwickelt. So bietet das Unternehmen Vertragsmanagement auch für die Abteilungen Forschung & Entwicklung, Recht und Vertrieb. Speziell für die Rechtsabteilungen hat complon weitere digitale Aktenlösungen parat, unter anderem für Rechtsakten, Beratungsfälle, Gesellschaftsakten oder das Beteiligungsmanagement. Banken wiederum profitieren von der elektronischen Kreditakte für das Firmenkundenkreditgeschäft. Schließlich spielen Akten und Dokumentationen eine entscheidende Rolle im Geschäft von Anlagenbauern und -betreibern, für die complon vorkonfigurierte Lieferanten-, Projekt-, Kunden-, Anlagen- und Maschinenakten zur Verfügung stellt.
Präsentation auf der Innovation Tour von OpenText
complon präsentiert sein Portfolio an vorkonfigurierten Lösungen für Vertrags-management und digitale Akten als Aussteller auf der OpenText Innovation Tour am 18. und 19. März 2014 in Unterschleißheim bei München. Interessenten können vorab einen Termin per E-Mail unter alexandra.beyer@complon.com oder telefonisch unter der Nummer 089-579497900 mit den complon-Beratern vereinbaren.
Vertragsmanagement von complon – Funktionsüberblick
Das Vertragsmanagement von complon bietet unter anderem die folgenden Funktionen:
-Vorkonfigurierte Lieferanten- und Vertragsaktentemplates: einheitlich strukturierte Ablage von Verträgen, Anlagen, Geschäftskorrespondenz und der dazugehörigen Attribute bzw. Suchkriterien
-Vertragsdatenerfassung und Verwaltung (Stammdaten gemeinsam mit SAP)
-Template-basierte, einfache Vertragserstellung
-Intuitive Bedienung – Integration mit Microsoft Windows/Office, Exchange/Outlook, Lotus Notes
-Review und Freigabe mittels Versionierung, Audit, Aufgabenlisten und flexiblen Workflows
-Personalisiertes Vertrags-Portal
-Virtuelle Navigationssichten
-Individuelle Sichten auf Verträge durch Listen und Filter
-Umfangreiches Vertrags-Reporting
-Suche nach aktiven und archivierten Verträgen (Attribute und Volltext)
-Fristenüberwachung durch Wiedervorlagen, Reporting
-Vertragserstellung mit Textbausteinen und Formular-/Interview-Assistenten
-Automatisches Befüllen von Dokumenten (Verträge, Schreiben) mit Metadaten aus den Akten
-Integrierte Scan-/Import-Lösung
-Rollenbasierter, standortunabhängiger Zugang (Flexibles Berechtigungskonzept, Single Sign On)
-Dokumentation der Erfüllung von regulatorischen Vorgaben, Checklisten (Compliance)
-Modular aufgebaute, mandantenfähige, hoch skalierbare Unternehmenslösung
-Risikomanagement, Archivierung, Langzeitformat PDF/A und Records Management
-Anbindung an und Metadatenübernahme aus SAP durch Extended ECM for SAP Solutions
complon
complon erbringt Managementberatung und IT-Dienstleistungen für Vertragsmanagement und Dokumentation in Einkauf, Engineering, der Rechtsabteilung, Corporate Finance und IT. Das Unternehmen hat sich auf Geschäftsprozessoptimierung durch Konzeption und Einführung von elektronischen Akten und Archivierungslösungen spezialisiert. Aufgrund seiner vorkonfigurierten Vertragsmanagement-Lösungen für den Einkauf und im Legal Matter Management ist complon in der Lage, die Lösungen abgestimmt auf die Bedürfnisse der Kunden schnell und mit optimaler Qualität einzuführen. Seine Leistungen basieren auf den Erfahrungen mit langjährig erfolgreichen Dienstleistungen bei großen Industrieunternehmen und aus vielen erfolgreichen Kundenprojekten. complon steht für innovative End-to-End-Lösungen, intelligente Lösungswege und individuelle Konfigurationen. Weitere Informationen sind unter www.complon.com abrufbar.
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Alexandra Beyer
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