Einkaufsoffensive mit der Unternehmensberatung Inverto
Köln, 27. Mai 2013. Die Restaurantkette Vapiano richtet ihre Organisation weiter auf ihren anspruchsvollen Wachstumskurs aus. Mit einer rund zwölfmonatigen Einkaufsoffensive hat das Unternehmen seine Lieferantenbasis optimiert und so die Voraussetzung für eine auch in Zukunft konstant gute Qualität geschaffen. “Das Wichtigste im Einkauf ist für uns nicht der Preis, sondern dass die Qualität der Produkte und Leistungen unserem hohen Standard entspricht. Dafür haben wir umfangreiche Tests und Lieferantenaudits durchgeführt”, erläutert Gregor Gerlach, Gründer und Vorsitzender des Vorstands der Vapiano SE. “Unsere Lieferanten müssen bereit sein mit uns zu wachsen und dabei weiter eine exzellente Qualität zu liefern.” Die Unternehmensberatung Inverto begleitete die Vapiano-Einkäufer bei Lieferantenauswahl und Ausschreibungen mit der Software e-contor. “Ein gut aufgestellter Einkauf ist unabdingbar, um ein Wachstum in der Größenordnung zu erreichen, wie es Vapiano anstrebt. Mit diesem Vorgehen gehört Vapiano in der Systemgastronomie zu den Vorreitern”, so Felix Jerschabek, Principal und Leiter des Competence Centers Fast Moving Consumer Goods bei Inverto.
Vapiano passt stetig seine Organisation an den anspruchsvollen Wachstumskurs an, um das hohe Qualitätsniveau zu halten. Dazu zählte unter anderem die Optimierung des Einkaufs. Gemeinsam mit der auf Einkauf und Supply Chain Management spezialisierten Unternehmensberatung Inverto stellte Vapiano seinen gesamten Einkaufsbedarf auf den Prüfstand. Dies umfasste Produkte in Food und Beverage, wie Käse, Wurst, Fleisch, Softdrinks, Wein und Bier. Außerdem betraf dies die indirekten Einkaufsbedarfe (Nichthandelsware); dazu gehören etwa die in der Systemgastronomie markenprägende Inneneinrichtung, Küchenbau, Logistik für Frisch- und Trockenware sowie IT.
Hohe Anforderungen an Lieferanten: Qualität steht an erster Stelle, Lieferanten müssen mitwachsen können
Ziel war die Optimierung der Lieferantenbasis mit Hilfe von systematischen Ausschreibungen. Zudem sollte die ideale Anzahl geeigneter Lieferanten ausgewählt werden, um zum Beispiel Lieferengpässen vorzubeugen. Im Sommer 2012 hatte beispielsweise ein Erdbeben in Norditalien fast die gesamten Lagerbestände von Tomaten unzugänglich gemacht. Auf solche Situationen sollte man vorbereitet sein und die Möglichkeit haben, alternative Lieferanten in anderen Regionen beauftragen zu können, deren Produkte bereits geprüft und daher sofort einsetzbar sind.
Dafür legte ein Team aus Vapiano-Einkäufern und Inverto-Beratern zunächst gemeinsam die Anforderungen an Lieferanten fest. “Zu den Erfolgsfaktoren von Vapiano zählt die Frische und hohe Qualität der Produkte. Daher kommen nur Lieferanten in Frage, die zu jedem Zeitpunkt die Waren in der festgelegten Qualität zu wettbewerbsfähigen Preisen liefern können. Das muss auch bei einer stark wachsenden Zahl von Vapiano-Restaurants gewährleistet sein”, so Vapiano-Chef Gregor Gerlach. Großen Wert legte das Unternehmen zudem darauf, dass die Unternehmenswerte der Lieferanten mit Vapiano übereinstimmen, besonders bei den Themen: nachhaltiges Wirtschaften, Transparenz sowie Corporate Social Responsibility.
Ausschreibung unterstützt mit Einkaufssoftware
Anschließend wurden Lieferanten, die die strengen Vapiano-Kriterien erfüllen, für Ausschreibungen zugelassen. Auf Basis einer genauen Spezifikation der ausgeschriebenen Produkte und Leistungen konnten die Lieferanten ihre Angebote abgeben. Für die Ausschreibung nutzten die Vapiano-Einkäufer die Einkaufssoftware e-contor, die alle Schritte von der Angebotsabgabe über den Lieferantenvergleich bis zur Vergabe abdeckt und durch einen Ausschreibungskalender und ein Vertragsmanagement-Tool auch zukünftige Ausschreibungen erleichtert. Nach mehreren Ausschreibungsrunden wurden die Waren bemustert sowie die Lieferanten auditiert. Erst mit einem positiven Ergebnis der Bemusterung und des Audits entschieden die Vapiano-Einkäufer, ob ein Produkt im nächsten Schritt im Geschäftsbetrieb getestet wird. In Lieferantengesprächen, die die Einkäufer gemeinsam mit den Inverto-Beratern führten, wurden schließlich die vertraglichen Rahmenbedingungen festgelegt und wettbewerbsfähige Einkaufspreise erzielt.
Vor Einführung stehen umfangreiche Tests mit alternativen Produkten
Den Abschluss des Einkaufsprozesses bildete eine intensive Prüfphase: Bevor alternative Produkte bei Vapiano in den Test gingen, musste das Vapiano-Qualitätsmanagement sie freigeben. Danach folgten ausführliche Tests in ausgewählten Vapianos, wo nicht nur die Bewertung durch die Gäste ausschlaggebend war, sondern auch die Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und Arbeitssicherheit. So wurden etwa für den Test eines einzigen alternativen Produkts sowohl die Mitarbeitermeinungen in den Vapianos, als auch über 2.000 Gästebewertungen zu Rate gezogen.
Ziel erreicht: Lieferantenbasis optimiert mit hoher Qualität zu wettbewerbsfähigen Preisen
Durch die Beschaffungsoffensive erreichten die Vapiano-Einkäufer eine jährliche Einsparung im hohen einstelligen Prozentbereich auf das gesamte Einkaufsvolumen von Vapiano. Genauso viel Gewicht hat für das Unternehmen jedoch die optimierte Lieferantenbasis, die bei einem schnellen Wachstum des Systemgastronomen mithalten kann und die hohen Qualitätsanforderungen erfüllt. Zugleich hat Vapiano die eigene Einkaufsorganisation auf weiteres Wachstum vorbereitet: Die Einkäufer können nun regelmäßig softwaregestützt Ausschreibungen durchführen.
“In der Systemgastronomie steckt im Einkauf noch viel Verbesserungspotenzial, besonders bei direkten Bedarfen. Gerade die Verhandlung von Marken, etwa im Beverage-Bereich, oder komplexe Food-Produkte wie Käse oder Fleisch erfordern jedoch umfangreiche Erfahrung in der Branche. Schließlich spielt die Qualität hier eine sehr wichtige Rolle”, resümiert Inverto-Principal Felix Jerschabek, der das Projekt bei Vapiano leitete.
Fotos:
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Die Inverto AG ist eine international tätige Unternehmensberatung, die ihre Kunden in allen Fragen des strategischen Einkaufs und des Supply Chain Managements unterstützt. Im Jahr 2012 erzielte Inverto 27 Millionen Euro Umsatz. Mit rund 120 Mitarbeitern in neun Niederlassungen weltweit sowie eigener e-Sourcing Technologie ist Inverto gemessen am Umsatz der führende unabhängige Spezialberater für Einkauf und Supply Chain Management in Europa. Zu den Kunden zählen marktführende Mittelständler, Konzerne aus Industrie und Handel sowie die weltweit größten Private Equity Unternehmen.
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