Verfahrensdokumentation oft nicht aktuell
Bonn, 11. April 2013. Die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland, die ein Dokumenten-Management-System im Einsatz haben, nutzen diese in einer Client-Server-Architektur. Dies ist eines der Ergebnisse einer Umfrage des VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. Demnach nutzen erst knapp 30% der Befragten Cloud-basierte DMS-Funktionalitäten. Sicherheitsbedenken sowie offene rechtliche Fragen schrecken viele Anwender vor dem Weg in die Cloud ab. Darüber hinaus zeigt die Befragung des VOI auf, dass lediglich 17% der Unternehmen ihr DMS zertifiziert haben. Bei zwei Dritteln existiert eine Verfahrensdokumentation für die eingesetzte DMS Lösung, wobei davon aber nur die Hälfte die Dokumentation kontinuierlich aktualisiert. Richtlinien zum Umgang und zur Speicherung von Dokumenten halten rund 40% unternehmensübergreifend vor, knapp 50% in einigen Teilbereichen und 15% gar nicht.
Elektronische Dokumente bilden in vielen Geschäftsprozessen die verbindlichen Objekte des Handelns. Die Qualität ihrer Beweiskraft sowie der Nachweis der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen (u.a. Datenschutz) sind somit im rechtlichen Klärungsfall von größter Bedeutung.
Um die elektronischen Dokumentenprozesse rechts- und revisionssicher zu gestalten, hat der VOI erstmals im Jahr 2000 die Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen (PK-DML) herausgegeben, die kontinuierlich fortgeschrieben werden. Der aus der Praxis abgeleitete Kriterienkatalog ist in vielen Unternehmen und bei Beratern im Einsatz und dient als Grundlage für eine Verfahrensdokumentation.
Für die Neuauflage, die für den Herbst dieses Jahres geplant ist, hat der VOI eine Befragung durchgeführt, an der sich über 100 Unternehmen beteiligt haben. Dabei sollte die Bereitschaft zum Weg in die Cloud ermittelt werden und wie es um die Dokumentation von DMS-Anwendungen bzw. elektronischen Prozessen bestellt ist.
Ralf Kaspras, Leiter des VOI-Competence Centers “IT Sicherheit & Compliance: “Das Befragungsergebnis lässt vor allem zwei Schlüsse zu: Anbieter cloud-basierter DMS-Lösungen haben noch viel zu tun, um die berechtigten Sicherheitsbedenken vieler Anwender aus dem Weg zu räumen. Und Unternehmen handeln grob fahrlässig, wenn sie es versäumen, ihre dokumentengestützten Prozesse gänzlich ohne Verfahrensdokumentation zu betreiben oder diese nicht aktuell fortzuschreiben.”
Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.
Der VOI “voice of information” übernimmt als unabhängiger Kompetenzträger und Netzwerk für Anwender, Berater, Dienstleister und Hersteller von dokumentenbasierten Lösungen die anwendungsorientierte Themenführerschaft für integrierte Applikationen rund um Dokumenten-Management-Systeme und Enterprise-Content-Management-Systeme unter Einbindung von Software, Hardware und spezifischem Know-how zur Schaffung von hocheffizienten Gesamtlösungen für die Bearbeitungsprozesse in Dienstleistungsunternehmen, Handel und Industrie sowie öffentlichen Institutionen. Weitere Infos unter www.voi.de
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