Maßgeschneiderte Managed Document Services schaffen Transparenz und sparen Kosten
Die DBH Dienstleistungsgesellschaft mbH setzt auf Managed Document Services der TA Triumph-Adler GmbH, dem deutschen Marktführer im Document Business. Damit ermöglicht die DBH ihren Kunden aus der Baustoff- und Baumarktbranche schlanke und effiziente Dokumenten-Prozesse. Die Unternehmen profitieren von einer modernen, einfach bedienbaren Geräteinfrastruktur, maßgeschneiderten Services sowie einer hohen Kosten- und Verbrauchstransparenz.
Das Heimwerk ist des Deutschen liebstes Kind. Dementsprechend hart umkämpft sind die Märkte. Im Auftrag von neun Unternehmen der Baustoff- und Baumarktbranche aus Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen verantwortet die DBH Dienstleistungsgesellschaft deren Buchhaltung, das Controlling und die IT. Zu den Kunden zählen über 17 Standorte hinweg neben dem Baustoffhändler Kipp & Grünhoff auch Schmidt-Rudersdorf, Premiumanbieter für Fliesen, sowie diverse Hagebaumärkte und Fliesenoutlets. Die Zielsetzung ist für Eberhard Finkbeiner, Finanz- und Rechnungswesensleiter der DBH klar: “Wir unterstützen unsere Kunden dabei, die Anforderungen, die ein hochkompetitiver Markt mit sich bringt, mit einer schlanken, effizienten Verwaltung und einem genauen Blick auf die Kosten und Prozesse zu erfüllen. Das erfordert auch ein anwenderfreundliches Gesamtkonzept für das Dokumentenmanagement.”
Vor diesem Hintergrund machte sich die DBH auf die Suche nach einem zuverlässigen und kompetenten Partner im Document Business. Ziel war es, einen Dienstleister zu finden, der sich mit einem Rundumpaket um Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte und den dazugehörigen Service bei der DBH selbst und auch bei deren Kunden vor Ort kümmert. “Ein funktionierender Dokumenten-Workflow ist für unsere Kunden entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben. An den Verkaufstheken fallen täglich unzählige Angebote, Bestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen an. Wenn es an dieser Stelle stockt, ist das wirklich ein Problem”, erklärt Finkbeiner.
Nach einem Auswahlverfahren hat sich die DBH schließlich für TA Triumph-Adler mit ihrem maßgeschneiderten Servicekonzept entschieden. Überzeugt hat die DBH dabei insbesondere, dass TA Triumph-Adler in der Ausarbeitung des Konzepts den Fokus vor allem auf den Kundenutzen wie Einfachheit und Effizienz legte und erst dann entschieden wurde, mit welcher Lösung sich dies bei der DBH am besten umsetzen ließ. Das Gesamtkonzept setzt sich schließlich aus den Bausteinen TOM, einer Lösung für das Total Output Management und TA Cockpit, einem webbasierten Asset- und Systemmanagement-Programm zusammen. Konkret bedeutet das: Nach einer individuellen Bedarfsanalyse wurden die bestehenden 112 Alt-Systeme gegen neue, leistungsfähige Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte ausgetauscht und ihre Anzahl dabei auf 76 reduziert. “Unsere neuen Geräte sind einfach gut. Und wenn es mal ein Problem gibt, dann ist sofort ein Service-Mitarbeiter von TA Triumph-Adler vor Ort und bringt das in Ordnung”, freut sich Finkbeiner.
Einen weiteren Vorteil sieht er in der Kosten- und Verbrauchstransparenz. “Mit unserem neuen TA Cockpit, einer speziellen Softwarelösung zum herstellerunabhängigen Management aller Outputsysteme im Unternehmen, sehen wir auf einen Blick, wer an welchem Gerät wann wieviel druckt oder kopiert. Per Mausklick können wir auch den Tonerstand überprüfen und überblicken, ob alle Geräte funktionieren. Und das Beste ist: Die Tonerbestellung läuft automatisch – wir müssen nichts dafür tun und können uns voll und ganz auf unser Kerngeschäft konzentrieren”, erzählt er. Das Ergebnis: Die Dokumenten-Kosten sind gesunken, die Arbeit ist effizienter geworden. Ein guter Zeitpunkt, um über weitere Optimierungsmöglichkeiten nachzudenken. “Wir überlegen gerade, wie wir gemeinsam unsere Büro-Abläufe und die unserer Kunden am besten digitalisieren können”, gibt Finkbeiner einen Ausblick auf die weitere Zusammenarbeit mit den Spezialisten von TA Triumph-Adler.
Über die TA Triumph-Adler GmbH
Im Document Business ist TA Triumph-Adler der Spezialist. Das Unternehmen analysiert und berät Geschäftskunden individuell und realisiert den effizienten Document-Workflow. Sowohl in papier- als auch in elektronischer Form und mit nachhaltigem Service. Mit über 208.000 installierten Systemen bei mehr als 35.000 zufriedenen Endkunden und mit 116 Jahren Erfahrung im “Document-Business” ist der Konzern Marktführer in Deutschland. Über 400 eigene Document-Consultants sowie 530 eigene System-Supporter garantieren flächendeckenden Service. Der Konzern ist über 10 rechtlich selbstständige so genannte “Solution Center” (GmbH´s) an mehr als 50 deutschen Standorten sowie international für seine Kunden vor Ort. TA Triumph-Adler bietet ganzheitliche und einzigartige modulare Lösungskonzepte (Hardware = TOM “Total Output Management”; Service = JAMES; Software = DIDO “Digital Document Organisation”, Asset- u. Systemmanagement = “KIRK”). Das Unternehmen ist Vollsortimenter in den Bereichen Druck, Fax, Kopie, Scan, DMS und MDS und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der den Unternehmenskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Mit der spezialisierten TA Triumph-Adler Corporate Consulting GmbH betreut der Document Spezialist national und international aufgestellte Großkunden. Mit der TA Triumph-Adler Professional Services GmbH garantiert der Konzern innovative Servicelösungen und -dienstleistungen. Die TA Triumph-Adler GmbH erzielte im Geschäftsjahr 2011/12 mit 1.460 Mitarbeitern (davon rund 150 Auszubildende) einen Umsatz von 291,2 Mio. Euro. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung “Triumph für Kinder” (Kto.: 5260500, BLZ: 76040061) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Sitz der GmbH ist Nürnberg.
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