Im Rahmen einer Umfrage, für die das Markforschungsinstitut mifm im Auftrag der Firma Haufe 300 Geschäftsführer sowie Mitarbeiter mit und ohne Personalverantwortung in deutschen Unternehmen befragte 1), beklagen sich 27 Prozent der Mitarbeiter darüber, dass sie in ihrem Job keinen Zugang zu relevantem Wissen haben. Auf der anderen Seite bestätigen 87 Prozent der befragten Firmen, dass Mitarbeiter und deren Know-how ihr wichtigster Erfolgsfaktor seien.
Speziell darauf angesprochen, weshalb Wissen, das sie für ihre Arbeit benötigen, nicht immer direkt zur Verfügung stehe, erklärten:
– 71 Prozent, dass das Wissen zwar da sei, man aber nicht wisse, wo es abgelegt sei,
– 71 Prozent, dass die Suche einfach zu kompliziert sei,
– 65 Prozent, dass die Prozesse zum Ablegen des Wissen fehlten,
– 43 Prozent, dass die Tools zum Ablegen des Wissens fehlten.
Suche nach Unternehmenswissen – zu schwierig und zu teuer
Die Ergebnisse der Umfrage decken sich mit den Ergebnissen früherer Untersuchungen. Bereits 2004 veröffentlichte IDC die Ergebnisse einer Studie zum Thema Informationssuche im Unternehmen. Nach dieser Studie verbrachten bereits damals “Wissensarbeiter 15 bis 35 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen nach internen Informationen. Nur etwa 21 Prozent gaben an, dass sie die Informationen, die sie benötigten, auch fanden und 40 Prozent berichteten, dass sie die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, nicht im Firmenintranet finden.” 2012 berechnete McKinsey die Zeit pro Woche, die Wissensarbeiter mit dem Schreiben interner E-Mails und dem Suchen nach internen Informationen verbringen, auf 28 Stunden!
Die Lösung – das Unternehmens-Google
Wir “googlen” heute alle. Immerhin hat es der Begriff mittlerweile sogar in den Duden geschafft. Und wenn wir googlen, freuen wir uns über so nützliche Funktionen wie die Ergänzungsfunktion bei der Sucheingabe, die Funktion, dass Google Tippfehler erkennt und uns Alternativvorschläge anderer Suchender unterbreitet. Wir erwarten, dass uns stets die möglichst relevantesten Suchergebnisse angezeigt werden – und zwar über unterschiedliche Formate hinweg (Text, Bilder, Videos, etc.). Dass dabei sogar unser eigenes Profil wie Standort oder bisherige Suchvorgänge berücksichtigt werden, ist ein weiterer Vorteil.
Leider bieten nur wenige Unternehmen ihren Mitarbeitern einen vergleichbaren Komfort als “Unternehmens-Google” mit ähnlichen Funktionen an. Dies führt in der Folge häufig zu einem immensen Zeitaufwand der Mitarbeiter für das Suchen nach Informationen – mit dem meistens ernüchternden Ergebnis, dass man das, was man gesucht hat, nicht findet. Damit gehen steigender Frustrationsgrad und Unzufriedenheit einher, denn täglich wird durch die Mitarbeiter “benchmarked”, mit Google, Bing und Co.
Dabei ist es heute technisch möglich, eine vergleichbare unternehmensinterne Suchmaschine zu implementieren. Auch hier kann die Relevanz als Kriterium für die Position in den Suchergebnissen bestimmt werden. Ein Relevanzkriterium kann dabei – ähnlich wie dies mittlerweile bei Google der Fall ist – wiederum die Bewertung des Inhalts durch die Mitarbeiter (in Form von “Stars”, “Likes” oder “Followern”) sein. Die Mitarbeiter erhalten damit die Möglichkeit, wie im Internet üblich, selbst an der Bewertung der Inhalte mitzuwirken und damit indirekt die Relevanz der Information für das Unternehmen zu bestimmen. Darauf aufbauend lassen sich auch Suchgeschwindigkeit und Suchergebnisse optimieren. Darüber hinaus bieten moderne Systeme für die Unternehmenssuche die ebenfalls aus Google und Bing bekannte Möglichkeit, formatübergreifend, also nicht nur nach Dokumenten, sondern auch nach E-Mails, Aufgaben, Listeninhalten, Projekten, usw. zu suchen.
Und da einen Controller andere Informationen interessieren als eine Projektassistentin, ermöglichen moderne Systeme eine regelbasierte Suchtrefferanzeige (Facettensuche) mit Verfeinerungsoptionen (“Refinement”), die unter anderem auch die Position oder Tätigkeit des Mitarbeiters im Unternehmen berücksichtigt und die Relevanz der Suchergebnisse zu steuern hilft.
Wie so ein Unternehmens-Google in der Realität aussehen kann und welche Herausforderungen an das Wissensmanagement in modernen Unternehmen mit einem zentralen System zum Wissensmanagement und zur Unternehmenskommunikation sonst noch gemeistert werden können, haben Frank Kresse und Georg Duma von der AppSphere AG in einem Whitepaper zusammengetragen, dass kostenfrei auf der AppSphere Webseite zum Download zur Verfügung steht.
Die Unternehmensberatung GROHMANN BUSINESS CONSULTING konzipiert und betreibt Internet-Portale und Online-Communities und unterstützt darüber hinaus Unternehmen, Organisationen und Institutionen bei der Konzeption und Umsetzung einer eigenen Web 2.0- bzw. Enterprise 2.0-Strategie. Weitere Informationen sind im Internet unter http://www.grohmann-business-consulting.de verfügbar.
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