Wer aus dem Urlaub kommt, muss meist erst mal tausende E-Mails abarbeiten. Das nervt und kostet viel Zeit. Die beiden Geschäftsführer der Bonner beyond email GmbH, Dirk Wippern und Dirk Hellmuth, empfehlen Unternehmen stattdessen E-Mails firmeninterne Social-Plattformen wie Wikis, Blogs und Foren zu nutzen, um Informationen intelligenter bereit zu stellen und deren Austausch zu erleichtern.
Der Blick ins E-Mail-Postfach ist für Urlaubsrückkehrer meist der totale Horror. Nicht selten dauert es mindestens einen Tag, um alle E-Mails zu checken. Firmen wie die Daimler AG praktizieren daher öffentlichkeitswirksam inszenierte Zero-E-Mail-Strategien. Andere, etwa ein Berliner Abgeordneter, bevorzugen das pauschale Löschen der elektronischen Post. Doch für Dirk Wippern und Dirk Hellmuth zeigt dies nur: “Die E-Mail-Flut ist für viele eines der großen ungelösten Probleme der Gegenwart!” Nach Ansicht der beiden Geschäftsführer der Bonner beyond email GmbH resultiert es daher, dass die meisten Organisationen weiterhin mit einem völlig veralteten Werkzeug, der E-Mail, arbeiten, statt moderne Social-Tools für Informationen und deren Austausch zu nutzen.
Effizienter und effektiver
Urlaubsrückkehrer sind sofort auf dem neuesten Stand, ohne dass ihr E-Mail-Postfach überquillt, wenn Informationen zentral in einem Social Intranet gesammelt und bereitgestellt werden. “Zudem werden Nachfragen und Missverständnisse vermieden, da jeder sofort umfassend informiert ist”, erklären die Bonner Enterprise 2.0 – Experten. Werden Themen, Meetinginhalte, Dokumente oder Präsentationen zwischen mehreren Personen abgestimmt, minimieren Firmen-Wikis, -Blogs- und -Foren den Abstimmungsaufwand und später die Informationssuche. “Noch wichtiger ist, dass die Beteiligten, deren Postfach sonst mit zig – noch dazu für sie persönlich nicht einmal relevante – E-Mails geflutet würde, nun effizient arbeiten können”, wissen Wippern und Hellmuth. Werde etwa auf diese Weise eine Agenda für ein Meeting erarbeitet, würden bei zehn Teilnehmern im Vergleich zu einer Mail-basierten Koordination mindestens 50 E-Mails obsolet.
Vorhandene Technik nutzen
Unternehmen können die Empfehlungen der Bonner Social-Collaboration-Spezialisten sofort umsetzen, denn: “Die Technologien, die für diese Form der Zusammenarbeit benötigt werden, sind oft in der Unternehmens-IT bereits vorhanden”, erklären Wippern und Hellmuth, da die führenden Anbieter von Unternehmenssoftware diese immer stärker in ihre Standard-Produkte wie zum Beispiel Microsoft SharePoint, IBM Connections oder Salesforce Chatter integrieren. Unternehmen, die diese Möglichkeit jedoch nicht nutzen, müssen weiterhin damit leben, dass ihre Führungskräfte und Mitarbeiter mindestens ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit dem Senden, Lesen und Löschen von E-Mails verbringen.
Gründer und Geschäftsführer der Bonner beyond email GmbH sind Dirk Wippern und Dirk Hellmuth. Die IT- und Business-Consultants sind Pioniere des Social Webs und beschäftigen sich mit Social Enterprise 2.0, insbesondere mit zeitgemäßen Kommunikations- und Führungsmodellen. Sie unterstützen Unternehmen bei der Konzeption, Umsetzung, Einführung und Weiterentwicklung kolloborativer Systeme und nutzen dabei Technologien, die in der Regel bereits in Unternehmen vorhanden sind, etwa IBM Connections, Microsoft Sharepoint, Salesforce Chatter, social CRM. Bei Bedarf implementieren sie für ihre Kunden die passende technische Lösung.
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