Das Wort “Collaboration” stammt aus dem Lateinischen (“co” = “mit”, “laborare” = “arbeiten”) und heißt zuerst einmal nichts anderes als “Mitarbeit” bzw. “Zusammenarbeit” zwischen Personen oder Gruppen von Personen. Dass es der Begriff mittlerweile auch in seiner deutschen Version “Kollaboration” in die öffentliche Diskussion geschafft hat, hängt aber sicher nicht am Ursprung im “alten Rom”, sondern eher an der Tatsache, dass drastische Veränderungen in der Arbeitswelt dazu geführt haben, dass auch die Art uns Weise der Mit- und Zusammenarbeit neu überdacht werden muss.
Neue Formen der Arbeit führen zu neuen Formen der Zusammenarbeit
Dies beginnt zuerst einmal bei den neuen Arbeitsformen wie “Home Office” oder “Mobile Worker”. So bietet laut einer Bitkom-Umfrage aus dem Frühjahr 2017 bereits jedes dritte Unternehmen in Deutschland seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten. Vier von zehn befragten Unternehmen gehen davon aus, dass der Homeoffice-Anteil zu künftig steigen wird. Erklärt wird dieser Trend durch den Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder mit dem Wunsch vieler Arbeitnehmer nach einer besseren Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit.
Ähnliches ist im Bereich “Mobile Worker” zu beobachten. In vielen Branchen und Wirtschaftszweigen ist es heute normal, vor Ort beim Kunden (Berater, Projektbetreuer), an unterschiedlichen Standorten (Baustellen, Produktionsstätten) oder unterwegs (Außendienst, Vertrieb) zu arbeiten.
Fakt ist: Das moderne Arbeiten findet immer seltener an einem Schreibtisch in einem Büro in einem Firmengebäude statt. Stattdessen hat die Flexibilisierung der Arbeitswelt dazu geführt, dass heute eigentlich überall gearbeitet werden kann – soweit die Technik dies zulässt. Denn unabhängig davon, wo der Mitarbeiter heute arbeiten möchte oder muss, muss er in der Lage sein, seine wichtigste Ausrüstung – und dazu gehört in den meisten Fällen eine IT-Ausstattung – zu nutzen und orts- und zeitunabhängig auf Daten und Dokumente zuzugreifen. Auch die Kommunikation mit Kollegen und Mitgliedern seines Projektteams muss orts- und zeitunabhängig möglich sein.
Digitalisierung verändert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen
Doch nicht nur innerhalb von Unternehmen hat sich die Art und Weise, wo und wie gearbeitet wird, verändert. Auch die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinaus ist einem dramatischen Wandel unterworfen. Wie in vielen anderen Bereichen spielt auch hier die Digitalisierung eine zentrale Rolle. Wenn Unternehmen heute zusammenarbeiten, verschmelzen immer häufiger die Unternehmensgrenzen. Aus Kooperationen werden Wertschöpfungsketten: In der Produktentwicklung, in der Beschaffung, im Vertrieb, in der Logistik. Analog zu den internen Prozessen gilt auch hier: Die Mitarbeiter müssen zeit- und ortsunabhängig, aber auch firmenunabhängig auf eine leistungsfähige und flexible IT-Plattform, sowie auf die für ihre Arbeit relevanten Informationen und Unterlagen zugreifen können. Eine reibungslose unternehmensübergreifende Kommunikation muss ebenfalls gewährleistet sein.
Die Cloud als perfekte Grundlage für unternehmensinterne und -übergreifende Collaboration
Die Grundprinzip des Cloud Computing-Betriebsmodells eignet sich ideal für den Bereich Collaboration. Denn prinzipiell werden beim Cloud Computing sowohl die Anwendung als auch die mit der Anwendung bearbeiteten Daten zentral auf einer Plattform abgelegt. Der Zugriff erfolgt browserbasiert über das Internet und ist damit orts- und zeitunabhängig möglich. Ein Rollen- und Berechtigungssystem sorgt dafür, dass jedes Teammitglied nur auf die Daten zugreifen kann, die für ihn bestimmt sind. Dies ist insbesondere bei der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit wichtig. Für die Performance und Verfügbarkeit sorgt der Betreiber der Plattform. Und so ist es kein Wunder, dass Team- und Zusammenarbeit zu den ersten Einsatzszenarien gehört, in denen sich Cloud Services als Option zur klassischen On-Premise-Lösung etablierten. Im Rahmen des folgenden Marktüberblicks auf der Grundlage des SaaS-Forum Marketplace ( www.saas-forum.net/blog/marketplace) stellen wir Ihnen wieder einige Cloud-Lösungen für den Bereich Collaboration vor.
Marktübersicht: Team- und Zusammenarbeit
Die Firma Microsoft deckt den Bereich Team- und Zusammenarbeit mit zwei Lösungen ab. Mit SharePoint Online bietet das Unternehmen eine Software-as-a-Service-Lösung zum einfachen Erstellen und Verwalten benutzerdefinierter team- und projektorientierter Websites für die Zusammenarbeit. Yammer ist die Microsoft Lösung zum Erstellen und Betreiben einer Social Collaboration-Plattform für die Projektarbeit.
macooa ist eine All-in-One-Lösung für kleinere und mittlere Unternehmen, von der Online-Redaktion bis zum Architekturbüro, und ermöglicht eine umfassende Verwaltung von Projekten. Mit Projekta bietet auch die Firma BBL eine Komplettlösung für das Projektmanagement und -controlling. Das Unternehmen konzentriert sich dabei vor allem auf Dienstleistungsunternehmen.
Speziell auf die Teamkommunikation fokussiert sich die Firma xworks mit ihrer Social Business Collaboration Lösung xworks.365. Die Lösung versetzt Mitarbeiter, Kunden und Partner in die Lage, Kommunikationsdaten wie E-Mail, Fax, SMS und Sprachnachrichten sowie Informationen in multimedialer Form (Dateien,Texte, Bilder, Videos etc.) zu verwalten, zu bearbeiten und zu teilen. So einfach und komfortabel wie mit bekannten Diensten à la Dropbox, Whatsapp & Co. Das Thema Kommunikation spielt auch bei FastViewer eine zentrale Bedeutung. Die Lösung perfektioniert die weltweite Kommunikation via Internet mit umfassenden Funktionen für Online-Meetings & Fernwartung unter Beachtung höchster Sicherheitsstandards.
MeisterTask hat sich wie der Name bereits vermuten lässt, auf das Aufgabenmanagement bei Projekten konzentriert. Ziel ist dabei insbesondere die Effizienzsteigerung im Team. Die anpassbaren Projekte eignen sich auch ideal für verschiedenste agile Workflows wie z.B. Kanban und Scrum. Wenn es um das gemeinsame Brainstorming, Planen und Präsentieren von Projekten geht, ist sicher MindMeister eine interessante Lösung.
Einen “virtuellen Handschlag” zum Dokumentieren und Archivieren von Vereinbarungen bietet TrackLean von der Firma ConcluTec. Für Projekte im Agenturumfeld stellt die Firma TeamGrid mit der gleichnamigen Lösung eine speziell für dieses Einsatzszenario konzipierte Lösung.
Über die Veränderung des klassischen Arbeitsplatzes haben wir eingangs ja bereits gesprochen. Einen Desktop-as-a-Service bzw. Workplace-as-a-Service bietet die Firma anaptecs mit Weeasy. Die Lösung bietet dem Anwender den ebenfalls eingangs angesprochenen orts- und unabhängigen Zugriff auf seine Dokumente über eine webbasierte Oberfläche. Für die Arbeit im Team können die Unterlagen dann mit Dritten geteilt werden.
Die Verwaltung von Dokumenten spielt bei der Team- und Zusammenarbeit zwangsläufig eine zentrale Rolle. Aus diesem Grund bieten Unternehmen wie d.velop mit foxdox und forcont mit forcontent entsprechende Dokumentenmanagementlösungen. Teamplace bezeichnet seine Lösung selbst als “Cloud-Speicher für Teams”. Über entsprechende Teamplaces können selbst große Dateien mit Kunden und Geschäftspartnern geteilt werden.
Fazit: Moderne Online Collaboration und Cloud Computing-Lösungen gehören mittlerweile untrennbar zusammen. Anstatt sich selbst um den Aufbau und Betrieb einer entsprechenden Plattform zu kümmern, greifen immer mehr Unternehmen auf am Markt verfügbare Lösungen zurück. Damit sind sie viel schneller und einfacher in der Lage, die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt und einer nahtlosen Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern in Zeiten der Digitalisierung zu erfüllen.
Eine detaillierte Beschreibung der im Marktüberblick vorgestellten Cloud Computing-Lösungen finden Sie im SaaS-Forum Marketplace unter https://www.basaas.com/appstore/saas-forum/solutions?businessArea=56a2b1c5c9f7aaeacb460060
Ziel des SaaS-Forums ist es, Fach- und Führungskräften in Unternehmen im deutschsprachigen Raum einen Überblick über aktuelle Entwicklungen zum Thema Software-as-a-Service zu vermitteln.
Darüber hinaus bemüht sich das SaaS-Forum, Licht in den Begriffsdschungel zu bringen und anhand von Beispielen Einsatzszenarien für SaaS-Lösungen in der Praxis aufzuzeigen.
Der SaaS-Forum Lösungskatalog, der kostenlos im SaaS-Forum heruntergeladen werden kann, enthält mittlerweile mehr als 300 im deutschsprachigen Raum verfügbare Software-Anwendungen, die im Software-as-a-Service-Modell angeboten werden.
Im SaaS-Forum Marketplace können Software-as-a-Service Lösungen unverbindlich getestet werden.
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