Erfolgsfokussierte Priorisierung – Ressourcen punktgenau dort einsetzen, wo sie den größten Nutzen für das Unternehmen haben
Heutige Führungskräfte müssen schnell und richtig entscheiden, obwohl ihnen kaum Zeit für gründliche Überlegungen oder aufwändige Auswertungen bleibt. Daher gibt es wohl kaum einen Manager, der sich nicht eine Methode wünscht, die ihm Antworten auf folgende Fragen gibt: Was ist wirklich wichtig? Wo setze ich die Ressourcen bestmöglich, also mit größtmöglichem Nutzen ein?
Ressourcen sind ein limitierender Faktor für Wachstum und Erfolg von Unternehmen. Für den Erfolg des Unternehmens ist nicht wichtig, ob an operativen oder strategischen Aufgaben gearbeitet wird, sondern dass das jeweils Wichtigste immer zuerst erledigt wird, egal, ob es sich um die Realisierung einer Chance, die Minimierung eines Risikos oder die Beseitigung eines Problems handelt. Da der Nutzen von Maßnahmen vielfältiger Natur ist, stehen Entscheider vor einem Dilemma: Sie müssen sich bei ihren Entscheidungen auf persönliche Einschätzungen und ihr Bauchgefühl zu verlassen, da es bisher keine Methode zur ganzheitlichen Bestimmung des Nutzens gab.
Falsche Entscheidungen haben jedoch fatale Folgen für die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und die Sicherheit der Arbeitsplätze. Wie die Daten des statistischen Bundesamtes aus 2011 belegen, meldeten über 30.000 deutsche Unternehmen Insolvenz an, weil Sie nicht mehr wettbewerbsfähig waren.
Eine wesentliche Ursache hierfür hat Prof. Manfred Gröger in seine Langzeitstudie Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung aufgedeckt. Um Effektivität und Effizienz im Maßnahmen- und Projektmanagement zu untersuchen, wurden insgesamt 962 Führungskräfte zahlreicher Branchen und Unternehmensgrößen interviewt. Hierbei stellte er fest, dass 87% der eingesetzten Kräfte und Ressourcen wirkungslos verpufften. Die Studie belegt, dass nur 43% aller Projekte strategisch sinnvoll, also am langfristigen Nutzen des Unternehmens ausgerichtet waren. Und von diesen 43% wurden nur 31% termintreu und erfolgreich abgeschlossen.
Er schätzt, dass in deutschen Unternehmen durch “Projektitis” jedes Jahr 150 Milliarden EURO in Rauch aufgehen. Geld und Ressourcen. Da dieses Geld für Wichtiges fehlt, entwickeln sich die Unternehmen unter dem Strich kaum weiter, verlieren ihre Wettbewerbsfähigkeit und gehen früher oder später in die Insolvenz.
Die Ursache für den katastrophalen Wirkungsgrad dürfte jedoch kaum am fehlenden Engagement der Führungskräfte liegen. Auch ist nicht davon auszugehen, dass 57% der Projekte mit einem Wert von 98 Milliarden EUR genehmigt wurden, wenn die Entscheider nicht von ihrem Sinn überzeugt waren.
Da die Ursachen sehr wahrscheinlich woanders zu suchen sind, analysierten wir die Rahmenbedingungen für Entscheidungen. Hierbei stellten wir fest, dass sich die Entscheidungsstrukturen in den letzten Jahrzehnten stark verändert haben.Technologischer Fortschritt und die steigenden Anforderungen führten in den Unternehmen zu stark vernetzten Prozessen und Systemen. Gleichzeitig mussten Veränderungen immer schneller umgesetzt werden. Der Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit erforderte es, die langen und zeitraubenden Entscheidungswege zu verkürzen.
Unter den Begriffen lean management und empowerment wurden zahlreiche Kompetenzen von der Unternehmensleitung auf die Fachebene übertragen. Diese Vorgehensweise war zwar richtig, doch versäumte man es, den Führungskräften eine Methode an die Hand zu geben, mit denen Sie zu unternehmerisch richtigen Entscheidungen kommen. Dieses Versäumnis dürfte maßgeblich für den schlechten Wirkungsgrad im Maßnahmen- und Projektmanagement verantwortlich sein.
Früher reichte es aus, wenn der Chef das Eisenhower-Prinzip kannte und bei der Priorisierung der Aufgaben und Probleme anwandte. Obwohl die Methode subjektiv war, führte sie unternehmerisch denkende Alleinentscheider zu den richtigen Ergebnissen. Durch dieses bewährte Prinzip erkannten sie, was wirklich wichtig war und worum sie sich zuerst kümmern mussten.
In heutigen Unternehmen führt diese weit verbreitete Methode zu falschen Ergebnissen und babylonischen Verhältnissen. Denn dort wo früher der Chef alleine entschied, entscheidet heute ein Führungsgremium. Da jedes Mitglied die Probleme, Ereignisse und Potenziale aus ihrem eigenen Blickwinkel betrachtet, kommen sie zu unterschiedlichen Bewertungsergebnissen. Das führt zu zeitraubenden Diskussionen und Machtkämpfen. In der Folge setzt der Stärkste seine Sichtweise durch, obwohl eine andere Sichtweise vielleicht zu einer besseren Entscheidung geführt hätte.
Zu einem echten Problem wird das in Unternehmen, die mit Zielvereinbarungen geführt werden. Denn dort orientieren sich die Entscheidungen der Führungskräfte immer nur an ihren Teilzielen und nicht am Gesamterfolg des Unternehmens. Im Ergebnis werden strategisch sinnlose Maßnahmen und Projekte entschieden und wertvolle Ressourcen verschwendet.
Es ist wie beim Mannschaftssport: Ohne eindeutige Ausrichtung auf den Mannschaftssieg und eine gemeinsame Strategie, verlieren selbst elf Spitzenspieler, das Spiel. Denn wenn jeder Tore schießen will, bleibt der Sieg auf der Strecke. Auf die Wirtschaft übertragen bedeutet das: auch Unternehmen mit hervorragenden Führungskräften bleiben erfolglos, wenn sich deren Entscheidungen nur an den eigenen Zielen und nicht am Erfolg des Unternehmens orientieren.
In Zeiten schneller Veränderungen müssen zahlreiche Maßnahmen und Projekte umgesetzt werden, damit das Unternehmen marktfähig bleibt. Der steigende Wettbewerbsdruck und die sinkenden Erlöse verschärfen die Situation nochmals. Übersteigt der Bedarf an Maßnahmen und Projekten die verfügbaren Ressourcen, können diese nicht zeitnah umgesetzt werden und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sinkt unweigerlich.
Deshalb ist es für die Unternehmen von existenzieller Bedeutung, diesen Engpass zu entschärfen. Da eine Ausweitung der Kapazitäten aus wirtschaftlicher Sicht kaum vertretbar ist, bleibt nur die Möglichkeit, die Engpasskapazitäten bestmöglich zu nutzen. Dabei gilt: je größer das Problem, die Chance oder das Risiko ist, desto höher ist der Nutzen der entsprechenden Maßnahme mit der das Problem gelöst, die Chance realisiert oder das Risiko minimiert wird.
Mit dem Handlungsbedarf in Unternehmen verhält es sich also genau wie bei dem Durstigen in der Wüste – je höher der Bedarf ist, desto wichtiger ist die erforderliche Maßnahme. Deshalb hat das Glas Wasser für den Verdurstenden eine höhere Priorität, als alles Gold dieser Erde.
Um dieses Problem zu lösen wurde die Erfolgsfokussierte Priorisierung entwickelt. Diese Management-Methode setzt genau dort an, wo Entscheidungen fallen und Maßnahmen priorisiert werden. Mit ihr wird die Bedeutung von Chancen, Risiken und Problemen objektiv bewertet und ein eindeutiger Wert für ihre Wichtigkeit ermittelt.
Je stärker sie sich auf den Erfolg des Unternehmens auswirken, desto höher sind Handlungsbedarf und Nutzen einer Maßnahme und umso höher ist die ermittelte ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ). So behalten die Führungskräfte den Überblick und setzen die Ressourcen punktgenau dort ein, wo der größte Handlungsbedarf besteht und der größte Nutzen erzielbar ist.
Bei der Erfolgsfokussierten Priorisierung handelt es sich nicht um eine neue Theorie, sondern um eine bewährte und äußerst erfolgreiche Methode, mit der der Wirkungsgrad im Maßnahmen- und Projektmanagement drastisch gesteigert wird. In einem Unternehmen stieg er in nur drei Monaten von deutlich unter 50% auf über 80%.
Die Gründe für ihre außerordentlichen Erfolge sind:
– Geringer Aufwand
Da die Erfolgsfokussierte Priorisierung eine verblüffend einfache Managementmethode ist, lässt sie sich mit geringem Aufwand einführen. Da Excel-basierte Tools zum Einsatz kommen, entfallen teure Software und Lizenzkosten.
– Universell einsetzbar
Mit der Erfolgsfokussierten Priorisierung können alle operativen oder strategischen Probleme, Ereignisse und Potenziale bewertet werden. Sie ist unternehmensweit anwendbar. Mit ihr werden Chancen, Risiken, Reklamationen, Verbesserungs- und Einsparpotenziale, interne Fehler, Produktideen, Audit- und Budgetabweichungen, Fehlverhalten oder Mitarbeiterdefizite, Unfälle, Gesundheits- und Umweltschäden oder -gefährdungen exakt bewertet.
So wird ihre Wichtigkeit für das Unternehmen objektiv und nach einheitlichen Maßstäben bewertet, bevor Entscheidungen getroffen werden. Die Ressourcen werden eingesetzt wo der dringendste Handlungsbedarf und somit der größte Nutzen für Maßnahmen und Projekte besteht.
– Objektive Bewertungen
Die Erfolgsfokussierte Priorisierung ist eine Weiterentwicklung des legendären Eisenhower-Prinzips. Zusätzlich zu Wichtigkeit und Dringlichkeit werden auch die Auswirkungen auf das Unternehmen betrachtet. Die Vorgänge werden jedoch nicht länger subjektiv, sondern mit Hilfe von Tabellen, die genau aufeinander und das Unternehmen abgestimmt sind. Diese Tabellen gibt es für jede Vorgangsart und Unternehmensgröße.
Im ersten Schritt stuft der Entscheider den Vorgang mit Hilfe der skalierten Tabellen konkret ein. Er schafft ein solides Fundament für seine Entscheidung, indem er zu jedem Kriterium die zutreffende Stufe auswählt, zum Beispiel:
– Wahrscheinlichkeit = 8 (sehr wahrscheinlich)
– Betrachtungszeitraum = 5 (innerhalb von 1 Jahr)
– Potenzieller Nutzen = 4 (bis 50.000 EURO)
Um den Handlungsbedarf zu ermitteln, werden die Einzelwerte miteinander multipliziert.
8 x 5 x 4 = 160 (EPZ)
Im Ergebnis erhält der Entscheider die ErfolgsPrioritätsZahl (EPZ). Diese zeigt dem Entscheider exakt an, ob Handlungsbedarf besteht und wie hoch dieser ist.
Die EPZ liegt immer zwischen 1 und 1.000 – je höher sie ist, umso höher sind der Handlungsbedarf und der Nutzen einer Maßnahme.Deshalb eignen sich die ermittelten EPZ auch ideal zur Priorisierung der erforderlichen Aufgaben, Maßnahmen und Projekte.
Durch die hohe Zahl möglicher Ergebnisse werden Maßnahmen mit gleicher Priorität nahezu vermieden. Die Mitarbeiter nehmen die ErfolgsPrioritätsZahl gerne an, weil sie auf einen Blick die Wichtigkeit eines Vorgangs erkennen. Zudem geraten sie nicht mehr zwischen die Fronten zweier Führungskräfte weil sie wieder einmal an der “falschen” Maßnahme mit Priorität 1 gearbeitet haben.
– Vergleichbare Ergebnisse
Da alle Chancen, Risiken und Probleme nach der gleichen Methode bewertet werden, sind die Ergebnisse vergleichbar. Die EPZ ermöglicht es, das jeweils wichtigste zu identifizieren, entsprechende Maßnahmen einzuleiten und sie voranzutreiben. So werden die Maßnahmen und Projekte nicht nur in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit abgearbeitet, sondern die Ressourcen werden bestmöglich genutzt.
So wird die EPZ zum entscheidenden Ordnungskriterium für das gesamte Maßnahmen- und Ressourcen-Management. Das ist nicht nur in Zeiten rasanter Veränderungen oder in Krisen von entscheidender Bedeutung, sondern auch bei der Erreichung anspruchsvoller Ziele, wenn diese durch einen Engpass behindert werden. Wie das folgende Beispiel zeigt, wirkt sich der verbesserte Wirkungsgrad am Engpass direkt auf Wachstum und Erfolg des Unternehmens aus.
In einem Unternehmen lag der Engpass zum Beispiel in der Produktentwicklung. Obwohl die Konstrukteure hart arbeiteten, konnten Sie es niemandem Recht machen. Der Vertrieb, die Technik und nicht zuletzt der Entwicklungsleiter wollten ihre Änderungswünsche und Produktideen schnellstmöglich durchdrücken.
Die Situation entspannte sich schon kurz nach Einführung der Erfolgsfokussierten Priorisierung. Wichtige und weniger wichtige Projekte waren auf einen Blick unterscheidbar, die Reihenfolge der Entwicklungsprojekte wurde nicht ständig verändert und die Anzahl der angefangenen und dann unterbrochenen Projekte nahm dramatisch ab.
Das führte dazu, dass Terminzusagen eingehalten und die nervigen und zeitraubenden Terminnachfragen überflüssig wurden. Zudem konnten die Konstrukteure endlich ungestört arbeiten und die Zahl der Fehler und Krankmeldungen sank. Das Klima in der Konstruktion entspannte sich zusehends und die Zahl der innovativen Ideen stieg ebenso, wie die Zahl erfolgreicher Produktentwicklungen.
– Einfache Kommunikation
Da die EPZ die Priorität präzise und unmissverständlich ausdrückt, können die Entscheider sofort nach Einführung der Methode darauf vertrauen, dass die Mitarbeiter die Wichtigkeit der Maßnahme sofort erkennen.
Die Mitarbeiter verstehen und vertrauen der ermittelten EPZ, da die Methode transparent und nachvollziehbar ist. Sie reihen neue Maßnahmen selbständig und richtig in ihre Aufgaben ein, ohne dass der Entscheider Hinweise schreiben oder ständig nachfassen muss. Das ist besonders dann wichtig, wenn zum Beispiel die bestehende Planung durch Ereignisse wie die Reklamation eines wichtigen Kunden oder ein interner Fehler über den Haufen geworfen wird.
Die EPZ wird somit zum Bindeglied zwischen der Entscheidung der Führungskräfte und dem Tun der Mitarbeiter. Mit ihr als Ordnungskriterium wird Priorität wieder zu einer eindeutigen Aussage mit der alle Aktivitäten im Unternehmen konzertiert gesteuert werden.
– Fokussierung auf Nutzen
Die EPZ ist ein Ordnungssystem, mit der alle Ressourcen auf den höchsten Nutzen fokussiert werden. So wird Wichtiges mit vereinten Kräften vorangetrieben und das Unternehmen entwickelt sich besser und schneller.
Unternehmen, die diese bewährte und KMU-taugliche Methode einsetzen, überholten nicht nur ihre Wettbewerber, sondern erhielten Preise für ihre hervorragenden Leistungen.
Sie wurden nachweislich schneller, besser und erfolgreicher, da alle Entscheidungen, Maßnahmen und Projekte wie mit einem Laser auf den Erfolg des Unternehmens fokussiert werden. Deshalb wird diese Methode auch als Erfolgstreiber bezeichnet.
Wie der Unternehmenserfolg durch den sprunghaft gestiegenen Wirkungsgrad im Maßnahmen- und Projektmanagement gesteigert wird, zeigt das folgende Kundenbeispiel auf:
Im Vorgespräch zu einem Projekt beklagt der Inhaber eines Ingenieurbüros, dass er immer nach vorne stürme, um seine Vision vom führenden Büro im räumlichen und fachlichen Umfeld voranzutreiben. Wenn er aber über die Schulter schaue, wären seine Mitarbeiter wieder einmal zurückgeblieben und er müsse auf sie warten.
So war er seiner Vision trotz aller Anstrengungen kaum nähergekommen.
In der Analyse des Problems, stellten wir fest, dass die Vision zwar kommuniziert wurde, das Unternehmen jedoch nicht auf die Erfüllung der Vision ausgerichtet war.
Mit Einführung der Erfolgsfokussierten Priorisierung wurden alle Kundenanfragen und Ausschreibungen bewertet. Neben den wirtschaftlichen Kriterien wurde nun auch bewertet, wie wahrscheinlich es ist, den Auftrag zu erhalten, wie sich der Auftrag auf das Image des Unternehmens auswirken würde und ob er geeignet ist, die Vision zu verwirklichen.
Anhand der EPZ erkannten die Ingenieure genau, welche Aufträge im Zielfokus des Inhabers lagen und erledigten diese immer zuerst. Zudem wurde festgelegt, dass Anfragen und Aufträge mit hoher EPZ nur von den besten Mitarbeitern bearbeitet wurden.
Durch die veränderten Auswahlkriterien wurde die hohe Kompetenz der Mitarbeiter nicht länger für 08/15-Anfragen mit geringer Auftragswahrscheinlichkeit vergeudet. Das wirkte sich nicht nur auf die Erfolgsquote der “richtigen” Angebote aus, sondern auch auf die Motivation der Mitarbeiter.
Seitdem hat sich das Büro immer mehr aus dem hartumkämpften Markt der öffentlichen Ausschreibungen gelöst und erzielt deutlich höhere Erträge. Es wird immer öfter von neuen, bis dahin unbekannten Kunden angefragt, die einen kompetenten und innovativen Problemlöser suchen. Seitdem die Wichtigkeit durch die EPZ kommuniziert wird, ist das Ingenieurbüro der Vision ein gutes Stück näher gekommen.
– Ganzheitlicher Ansatz
Schon vor dem Niedergang von Schlecker war bekannt, dass die alleinige Fokussierung auf den finanziellen Aspekt nicht ausreicht, um auf Dauer erfolgreich zu sein. Ein schlechtes Image kann ebenso zum Misserfolg beitragen, wie unzufriedene Kunden, unmotivierte Mitarbeiter oder ineffiziente Prozesse.
Deshalb deckt die Erfolgsfokussierte Priorisierung alle Aspekte ab, die für den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens wichtig sind. Hierzu zählen: Image des Unternehmens, Effizienz der Prozesse, Motivation und Gesundheit der Mitarbeiter, Schutz der Umwelt und Zielfokus. Je nach Unternehmensziel, können weitere Aspekte hinzukommen.
– Einfache Anwendung
Auch bei komplexen Zusammenhängen ist die Erfolgsfokussierte Priorisierung verblüffend einfach anzuwenden. In nur einer Minute bestimmt der Anwender die EPZ und erkennt Handlungsbedarf. So entscheidet er unternehmerisch richtig und priorisiert die Maßnahme objektiv und eindeutig.
Seit kurzem gibt es auch ein Excel-basiertes Tool mit der treffenden Bezeichnung ErfolgsKompass, dessen Einsatz den geringen Aufwand nochmals minimiert. In nur einer Minute stuft der Entscheider den Vorgang ein und erhält die EPZ. Unter dem Punkt Der Weg zum Erfolg erhält er Empfehlungen dazu, wer zu informieren ist und welche Maßnahmen angemessen und zielführend sind.
Mit diesem praktischen Tool wird der Vorgang nachvollziehbar dokumentiert und die lästige Berechnung der EPZ entfällt. Bei einem Vergleich, den die Universität Dresden durchführen ließ, belegte der ErfolgsKompass den Spitzenplatz unter den praktischen Performance-Management-Instrumenten.
Außerdem wurde er in der Kategorie beste Innovation Finalist beim Strategiepreis 2012. Die Erfolgsfokussierte Priorisierung und das darauf basierende Tool basierende ErfolgsKompass setzen den Hebel dort an, wo der größte Nutzen mit geringstem Aufwand erzielbar ist: im Moment der Entscheidung.
Denn die Qualität der vielen kleinen und großen Entscheidungen ist es, die darüber bestimmt, ob das Unternehmen scheitert, halbwegs erfolgreich ist oder zum Marktführer wird und es auch bleibt.
Quellen/links:
– Insolvenzen: Pressemitteilung v. 08.03.2012, statistisches Bundesamt
– Studie: Projektmanagement: Abenteuer Wertvernichtung, Prof. Gröger
– Vergleich: praktische Performance-Management-Systeme Universität Dresden
– Buch: Priorisierung – Unternehmen effektiv führen, Gregor Stausberg
– Blog: www.igel-prinzip.de
Über den Autor
Gregor Stausberg wird 1958 im Rheinland geboren und lebt seit Jahren in der Schweiz.
Ab 1979 arbeitet er in einem namhaften Familienunternehmen der Papierverarbeitung und übernimmt bald Führungsverantwortung in Vertrieb, technischem Support und für das Management-System.
Seit 1995 unterstützt er als Unternehmensberater zahlreiche Firmen auf ihrem Weg zum Erfolg. Seine Schwerpunkte sind Strategie- und Organisationsberatung.
Bereits Ende der 1980er setzt er die damals noch weitgehend unbekannten QM-Methoden wegen ihres betriebswirtschaftlichen Nutzens in der Unternehmensführung um.
Die Lösungsansätze dieser Zeit genügen nicht seinen Anforderungen an Effektivität und Effizienz. So beschäftigt er sich intensiv mit den Prinzipien für Erfolg. In seine Problemlösungen fließen Erkenntnisse aus Führungs- und Strategielehre, Bionik und Kybernetik ein.
Zahlreiche Referenzen belegen den erfolgreichen Einsatz seiner Führungsinstrumente in der betrieblichen Praxis. 2007 erhält er ehrenhalber den Qualitätspreis NRW und beim Strategiepreis 2012 wurde er Finalist in der Kategorie beste Innovation.
Seit 2002 veröffentlichte er zahlreiche Fachbeiträgen für ein Nachschlagewerk des Forum-Verlag. 2012 veröffentlichte er den ersten von drei Bänden.
PRIORISIERUNG – Unternehmen effektiv führen erschien vor wenigen Wochen, PERFORMANCE – Unternehmen messbar beschleunigen wird zum Jahreswechsel erscheinen und BALANCE – Marktführer werden und bleiben, wird im Januar 2013 erwartet.
Kontakt zum Autor: gs1@convek.com
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