Wenn Neues altbekannt wirkt …
Ein Problem beim Enterprise Content Management (ECM) besteht im oft hohen und teuren Schulungsaufwand, der zur fehlerfreien Versionierung, beim Ticketing oder bei der Anlage von Umlaufmappen erforderlich ist. Die Lösung besteht darin, die neuen Instrumente für eine unternehmensweite Dokumentenverwaltung von vornherein so zu gestalten, dass sie – bis in die optischen und ergonomischen Abläufe hinein – ganz und gar bekannten Mustern gleichen. Der DP Explorer Plus ist ein solches Tool zur einfacheren, schnelleren wie auch fehlertoleranten Bearbeitung von Dateien, entwickelt in Bremen von den Machern der ECM-Software DocuPortal.
Der neue DPE Plus klinkt sich in den Windows Explorer ein, er wird schlicht ein Teil von ihm. Ein Benutzer arbeitet mit einem weiteren, hinzugefügten (Netz-) Laufwerk so, als läge dies bei ihm vor Ort. Er hantiert wie gewohnt mit Ordner- und Dateistrukturen, wobei er deren Inhalte allerdings, verwaltet von der ECM-Schnittstelle ‚DocuPortal‘, auf einem zentralen Server geordnet und mit Zeitstempeln versehen ablegt. Alle firmenrelevanten Informationen lassen sich so ohne Redundanzen und ohne ‚Informationsinseln‘ firmenweit völlig kohärent organisieren. Das gesamte Unternehmen ist damit in allen Bereichen informationell immer ‚auf dem neuesten Stand‘. Alle verfügbaren Daten lassen sich auch, sofern man über die erforderlichen Berechtigungen verfügt, rückstandsfrei und in Sekundenschnelle befragen.
Das Einfache ist hier – wie so oft – das Geniale: Mit der ‚Datei-Speichern-Funktion‘ legt der Benutzer wie gewohnt aus jeder Windows Anwendung heraus die bearbeiteten Daten auf dem zentralen DocuPortal-Server ab. Zusätzliche Dialoge erlauben es ihm, sie sofort als Metadaten auszuwerten. Ebenso einfach werden neue Formulare und Ordner über den Windows Explorer gestaltet und bearbeitet. Innerhalb dieses netzweiten ‚Explorers‘ lassen sich Dateien und Ordner per Drag & Drop verschieben und kopieren, so als gäbe es keinen Graben mehr zwischen dem lokalen Rechner und den implementierten zentralen ECM-Strukturen.
Von Online zu Offline – und zurück
Neu ist ferner die Möglichkeit, Dateien und Ordner (bzw. ganze ‚Bäume‘ und Strukturen) in einen Aktenkoffer zu legen und auf einen lokalen Rechner zu transferieren. Auch ohne Verbindung zum Server bleiben sie damit vollständig les- und bearbeitbar. Erst bei wiedererlangter Serververbindung werden sie mit dem DocuPortal Server synchronisiert und dann dort strikt ‚versionell‘ gespeichert. Neue Inhalte können so an jedem Ort erzeugt und später mit dem aktuellen Stand auf dem Server abgeglichen werden. Trotz der Zeit- und Ortsunabhängigkeit bleibt die Kohärenz immer erhalten.
ECM – ganz ohne Datenverlust
Mit dem DP Explorer Plus ist es jetzt nahezu unmöglich, Dateien zu verlieren. Selbst dann, wenn der Anwender aus seiner Anwendung heraus zentral speichern will, der Server aber aus technischen oder verwaltungstechnischen Gründen diese Speicherung verweigert, z.B. weil die genannten Berechtigungen nicht ausreichen, sind solche Daten niemals verloren. Einen serverseitigen ‚Denial of Service‘ beantwortet der DP Explorer Plus mit einer lokalen Speicherung aller Arbeitsergebnisse, worauf er dann mit einer Fehlermeldung hinweist.
Anwenderfreundlichkeit in der Praxis
Auf neue Inhalte – wie auch auf ein ‚work in progress‘ – weist der DP Explorer Plus eindeutig hin, und zwar, indem er solche Inhalte als ‚in Bearbeitung‘ ausflaggt. Ortsunabhängig und bequem kann der Anwender so jederzeit lokal arbeiten, um erst später Inhalte zum Server zu transferieren. Besonders zeitintensive Aktionen werden zunächst lokal gesichert und dann im Hintergrund auf dem Server durchgeführt – z.B. das Speichern von Inhalten. Zeitraubende Dialoge, Meldungen oder nervende Scrollbalken behindern die Arbeit an keinem Punkt.
Dies sind nur einige Funktionen des neuentwickelten DP Explorer Plus. Das Potenzial dieses nützlichen ECM-Tools ist noch längst nicht ausgeschöpft. Die Anwender dürfen sich auf viele positive Überraschungen bei ihrer Arbeit mit dem neuen Alleskönner für einen expandierenden ECM-Markt freuen.
Weitere Informationen und Angaben finden Sie unter http://itseiten.de/software/docuportal-ecm-suite/news/856 sowie http://www.docuportal.de.
Über :
DocuPortal ist in seinem mehr als 10 jährigen Bestehen ein kleiner und flexibler ECM Hersteller für überwiegend kleine und mittelständische Unternehmen in allen Branchen. Seit 2003 mit über 300 Installationen im deutschsprachigen Raum vertreten, setzt DocuPortal auf enge Kundenbeziehungen, um erfolgreich im komplexen ECM Umfeld die bestmögliche Lösung anzubieten.
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