Meldepflichten für Zahlungen im Auslandsverkehr
Die Z4-Meldung als große Unbekannte
Essen – Wer im internationalen Geschäft unterwegs ist, hat auf seinen Kontoauszügen vielleicht schon einmal den Hinweis “AWV-Meldepflicht beachten” gesehen. Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, erklärt dazu, dass dieser Hinweis von den Banken oft standardmäßig aufgedruckt wird, wenn es sich um internationale Zahlungen handelt. Gemeint ist dann zumeist die Pflicht gemäß § 11 Abs. 2 AWG i.V.m. § 67 Abs. 1 Ziffer 1 AWV, wonach Zahlungsein- und Zahlungsausgänge aus dem Ausland, die einen Betrag von 12.500 Euro übersteigen, grundsätzlich der Deutschen Bundesbank zu melden sind.
“Eine Umfrage hat ergeben, dass diese Meldepflicht vielen Unternehmen unbekannt ist. 45 Prozent aller Befragten gaben an, Beträge über 12.500 Euro nicht zu melden. Wer der Meldepflicht jedoch nicht nachkommt, dem können empfindliche Strafen drohen”, warnt Steuerberater Roland Franz.
Nachfolgend erläutert Roland Franz, wann eine solche strafbewehrte Meldepflicht besteht, wem gegenüber die Meldung abgegeben muss und was zu tun ist, wenn dieser Pflicht versehentlich nicht Folge geleistet wurde.
Was ist eine Z4-Meldepflicht?
Gemäß § 67 Abs. 1 Ziffer 1 AWV haben Inländer der Deutschen Bundesbank Zahlungen zu melden, die sie von Ausländern entgegennehmen oder an Ausländer leisten. Die Meldepflicht besteht somit sowohl für eingehende als auch für ausgehende Zahlungen.
Der Begriff der “Zahlung” ist dabei sehr weit zu verstehen. “Es sind direkte und indirekte Zahlungsvorgänge von der AWV-Meldepflicht erfasst, z.B. Auslandsüberweisungen, Barzahlungen, Lastschriftabbuchungen, Einlösung ausländischer Schecks und Wechsel, wobei das Geld noch nicht einmal direkt von einem Ausländer stammen muss”, gibt Steuerberater Roland Franz zu bedenken und fährt fort: “Wenn eine andere Person für Rechnung eines ausländischen Unternehmens oder einer ausländischen Person handelt, dann ist auch diese Zahlung anzuzeigen.”
Ferner ist zu beachten, dass die Meldepflicht selbst bei bloßen Aufrechnungen oder Verrechnungen von Beträgen gilt und dass eine “Zahlung” u.U. selbst dann vorliegen kann, wenn Sachen oder Rechte in Unternehmen eingebracht werden.
Ausnahmen von der Meldepflicht bestehen nach § 67 Abs. 2 AWV für solche Zahlungen, die den Betrag von 12.500 Euro nicht übersteigen. Ebenso von der Meldepflicht ausgenommen sind sämtliche Zahlungen für die Ein- und Ausfuhr sowie die Verbringung von Waren. Schließlich existieren Ausnahmeregelungen für Zahlungen, die die Gewährung, die Aufnahme oder Rückzahlung von Krediten betreffen.
Inländer und damit Meldepflichtiger ist jede natürliche oder juristische Person, die ihren gewöhnlichen Aufenthalt, Wohnsitz oder Firmensitz in Deutschland hat. Da jedoch Zahlungen im Zusammenhang mit dem Warenverkehr ausgenommen sind, gilt die Meldepflicht grundsätzlich für alle Branchen des Dienstleistungssektors (wie z.B. Honorare für Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Apotheker, Architekten, Volks- und Betriebswirte, Journalisten, Bildberichterstatter, Dolmetscher, Übersetzer, Lotsen, Schriftsteller, Lektoren). Ferner umfasst die Pflicht aber z.B. auch Lizenzgebühren für Software oder Technologie, Fracht- oder Chartergebühren im Transportwesen, Zahlungen im Zusammenhang mit dem Kauf oder Verkauf von Unternehmensanteilen oder der Auszahlung von Lebensversicherungen sowie Zahlungen aus dem Nachlass in Erbschaftsangelegenheiten.
Was muss wem gemeldet werden?
Steuerberater Roland Franz erläutert, dass Unternehmen die Meldung direkt über das Formular Z4 vornehmen können, das auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank abgerufen werden kann. Vorab ist eine allgemeine Registrierung notwendig, die rechtzeitig vor der Zahlung erfolgen sollte, damit keine Fristüberschreitungen entstehen.
Die Meldung umfasst in der Regel folgende Punkte:
-die Identität des Meldepflichtigen, seine Anschrift und seine Branche
-die Identität und das Heimatland des Zahlungsempfängers bzw. des Zahlenden, die Beschreibung des Zahlungszwecks
-Betrag der Zahlung und Datum
-ggf. bei Wertpapieren die Angabe der ISIN, der Nennbereich und die Stückzahl
Privatpersonen können ihrer AWV-Meldepflicht über die Hotline der Bundesbank telefonisch nachkommen.
AWV-Meldung vergessen oder verspätet, was tun?
Die Z4-Meldung muss bei der Deutschen Bundesbank bis zum 7. Kalendertag des auf die Zahlung oder Leistung folgenden Monats erfolgen. Anderenfalls ist die Meldung verspätet und gilt als nicht abgegeben. Bei vergessenen oder verspäteten, aber auch bei fehlerhaften oder unvollständigen Meldungen besteht das Risiko, dass das zuständige Hauptzollamt (§ 22 Abs. 3 AWG) ein Bußgeldverfahren einleitet (vgl. § 19 Abs. 3 Ziffer 1b AWG i.V.m. § 81 Abs. 2 Ziffer 19 AWV). Nach § 19 Abs. 6 AWG kann die zuständige Zollbehörde bei Verstößen gegen die AWV-Meldepflicht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß, d.h. für jede nicht gemeldete Zahlung, verhängen.
Unternehmen werden in regelmäßigen Abständen geprüft, ob sie die Meldevorschriften einhalten. Ein Verstoß kann z. B. im Rahmen einer Zollprüfung oder einer Außenwirtschaftsprüfung aufgedeckt werden. Nach § 23 Außenwirtschaftsgesetz (AWG) sind die Behörden in solchen Fällen ermächtigt, ergänzende Auskünfte beim Betroffenen einzuholen. Bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen sollte sorgsam abgewogen werden, welche Informationen preisgegeben werden. Grundsätzlich muss sich das Unternehmen nicht selbst belasten.
Bußgeldbefreiung durch Selbstanzeige
Steuerberater Roland Franz wendet ein, dass ähnlich der Situation im Steuerrecht die Geldbuße vermieden werden kann, wenn rechtzeitig eine Selbstanzeige abgegeben wird. Die Selbstanzeige ist jedoch keine bloße Nachmeldung von nicht oder fehlerhaft gemeldeter Zahlungen. Vielmehr setzt eine erfolgreiche Selbstanzeige gemäß § 22 Abs. 4 AWG voraus, dass der Meldepflicht fahrlässig nicht oder lediglich fehlerhaft nachgekommen wurde, der Behörde der Verstoß im Zeitpunkt der Selbstanzeige noch nicht bekannt war und angemessene Maßnahmen zur Verhinderung eines erneuten Verstoßes nachgewiesen werden können.
“Zuständige Behörde für die Selbstanzeige ist das jeweils zuständige Hauptzollamt. Wird eine Selbstanzeige fälschlicherweise gegenüber der Deutschen Bundesbank abgegeben oder werden Zahlungen dort lediglich nachgemeldet, besteht das Risiko, dass allein dadurch eine wirksame Selbstanzeige verhindert wird, weil der Behörde der Verstoß nunmehr bereits bekannt ist”, informiert Steuerberater Roland Franz. Grundsätzlich kann das Unternehmen die Selbstanzeige auch ohne anwaltliche Hilfe vornehmen, allerdings gibt es nur einen Versuch, eine Selbstanzeige wirksam zu platzieren. Wird dieser nicht genutzt oder ist die Selbstanzeige inhaltlich fehlerhaft, dann wird die gescheiterte Selbstanzeige zur Einleitung eines Bußgeldverfahrens führen, das sonst verhindert worden wäre.
Folgende Punkte sind bei der Erstattung einer Selbstanzeige unbedingt zu beachten:
Die Selbstanzeige darf keinesfalls bei der Bundesbank abgegeben werden.
Die Selbstanzeige muss vor der Entdeckung durch die Behörden erfolgen.
Bei fehlerhafter oder unvollständiger Selbstanzeige droht die Strafverfolgung.
Die Selbstanzeige sollte regelmäßig schriftlich erfolgen.
Wurde bereits ein Bußgeldverfahren eingeleitet, sollte zügig und nach Möglichkeit mit entsprechender anwaltlicher Beratung geprüft werden, ob eine Verteidigung im Verfahren möglich ist oder eine Verständigungslösung mit der Behörde zu suchen ist. Insoweit ist insbesondere zu untersuchen, ob die Einleitung des Bußgeldverfahrens rechtmäßig erfolgte, tatsächlich ein Verstoß gegen die Meldepflichten vorliegt oder eine Ausnahme zur AWV-Meldepflicht besteht sowie, ob zwischenzeitlich Verjährung eingetreten ist.
Gemäß § 31 OWIG beträgt die Verjährungsfrist bei Ordnungswidrigkeiten, die mit einer Geldbuße von mehr als 15.000 Euro geahndet werden können, drei Jahre. Mehr als drei Jahre zurückliegende Verstöße gegen die AWV-Meldepflicht können von den Behörden somit nicht mehr verfolgt werden. Für die Vollständigkeit der Selbstanzeige genügt es also, wenn damit einhergehende Nachmeldungen den Zeitraum der vergangenen drei Jahre abdecken.
Tipps und Handlungsempfehlungen
“Da bei Verstößen gegen die Meldepflicht Bußgelder von bis zu 30.000 Euro je Verstoß verhängt werden können, sollten vergessene, fehlerhafte oder unvollständige Z4-Meldungen aus der Vergangenheit unbedingt ernst genommen und im Wege der Selbstanzeige ausgeräumt werden”, rät Steuerberater Roland Franz.
Unternehmen sollten die Verantwortlichkeit zur Abgabe der AWV-Meldung verbindlich festlegen und interne Prozesse schaffen, die sicherstellen, dass Buchhaltung oder der Steuerberater hinreichend kontrolliert werden. Sind Verantwortlichkeiten nicht richtig definiert, werden meldepflichtige Sachverhalte nicht korrekt aufgearbeitet und Meldungen werden entweder überhaupt nicht, falsch oder verspätet abgegeben.
Neben der Z4-Meldung existieren in der Außenwirtschaftsverordnung eine Vielzahl weiterer Meldepflichten, die unternehmensseitig zu beachten sind. Auch hier sind Verstöße bußgeldbewehrt.
Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick:
MELDEPFLICHT und ZUGRUNDELIEGENDER SACHVERHALT
gem. § 67 AWV (Z4- Meldung) – Zahlungen über 12.500 Euro ins oder aus dem Ausland
gem. § 68 Abs. 1 AWV – Zahlungen im Transithandel
gem. § 68 Abs. 2 AWV – Einfuhr einer Ware nach vorherigem Transithandel
gem. § 69 Abs. 2 AWV (Z8-Meldung) – Umsätze von Seeschifffahrtsunternehmen
gem. § 66 AWV – Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber Ausländern über 5 Mio. Euro
gem. § 66 AWV (Z5-Meldung) – Forderungen oder Verbindlichkeiten gegenüber ausländischen Banken über 5 Mio. Euro
gem. § 65 AWV (K4-Meldung) – Inländische Unternehmen, wenn einem Ausländer & 10 Prozent der Anteile am Unternehmen zuzurechnen sind (ausländische Direktinvestitionen in Deutschland)
gem. § 64 AWV (K3-Meldung) – Ausländische Vermögenswerte und Tochtergesellschaften bei mehr als 10 prozentiger Beteiligung
Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.
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