Integration mit AMID PR senkt den Reporting-Aufwand drastisch
Pressespiegel zusammenstellen ist in vielen PR-Agenturen und Pressestellen nach wie vor ein mühsames und zeitaufwändiges Geschäft. Denn die gescannten Veröffentlichungen sind in der Regel auf Laufwerken abgelegt und müssen manuell zusammengestellt werden. Auch bei der Erstellung der Reports müssen Zusatzinformationen in der Regel manuell ergänzt werden. Deutlich einfacher geht das jetzt mit Hilfe der neuen Pressespiegel-Funktion von der webbasierten PR-Software PressFile und dem Media Asset Management System AMID PR: Im Rahmen der PressFile Clipping-Auswertung können Veröffentlichungen dann nach beliebigen Kriterien wie Zeitraum, Projekt, Thema oder Medienart selektiert werden. Auf Knopfdruck erzeugt AMID PR anschließend eine ZIP-Datei, die alle gesuchten PDFs enthält. Parallel dazu wird über das Clipping Management die Liste mit diesen Veröffentlichungen erstellt – wahlweise als HTML-Report oder als Download für die weitere Verarbeitung in Microsoft Excel, Google Tabellen oder Numbers. Am Ende wird das Ergebnis dann entweder als Datei weitergeleitet oder in Papierform ausgedruckt. Damit deckt PressFile nun den kompletten Prozess der Medienarbeit vom Management der Pressekontakte und -verteiler über den personalisierten Mail-Versand und die Kontakthistorie bis hin zum Clipping Management und Reporting ab.
Ein weiterer Vorteil gegenüber dem bisherigen Verfahren ist die Vollständigkeit aller Informationen. Im PressFile Clipping Management werden zahlreiche Zusatzinformationen wie Medienresonanz, Größe oder Äquivalenzwert hinterlegt. Weitere Daten wie beispielsweise der Name des Redakteurs oder die wichtigen Informationen zum jeweiligen Medium wie Auflage oder Adresse werden bei der Anlage des Clippings automatisch übernommen. Anschließend werden diese Metadaten beim Upload der Veröffentlichung in AMID PR mit dem PDF verknüpft und stehen so jederzeit transparent zur Verfügung. Werden die Eingaben in PressFile geändert, wird auch das PDF automatisch aktualisiert. Auf diese Weise wird der Aufwand im PR-Reporting zusätzlich gesenkt, wichtige Informationen gehen nicht mehr verloren.
Anders als Pressebilder, Audios oder Videos werden Clippings im webbasierten Medienportal AMID PR in einem separaten Bereich abgelegt, auf den ausschließlich berechtigte Nutzer einen Zugriff haben. Damit werden Verletzungen des Copyrights durch unkontrollierte Zugriffe über das Internet von vornherein vermieden – ein Gastzugriff, wie er ansonsten freigegeben werden kann, ist hier nicht erlaubt. Über die Pressespiegelfunktion wird zudem sichergestellt, dass jede Weiterverarbeitung nicht in der Cloud sondern direkt auf dem Rechner des Benutzers erfolgt.
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PressFile ist ein Produkt des US-amerikanischen Softwareunternehmens Small Company mit Sitz in Miami und New York. Die ursprünglich FileMaker-basierte Anwendung wurde 2005 als webbasierte Lösung auf den Markt gebracht. Heute setzen zahlreiche Unternehmen weltweit auf PressFile, darunter FileMaker selbst, Sony Inc., die New York Public Library oder die Harvard University Press. Zu den Anwendern in Deutschland, Österreich und der Schweit gehören Unternehmen wie die Rossmann Drogeriemärkte, Dr. Babor, die Salzburg AG oder ivoclar vivadent. Seit 2009 wird die PR-Software von der PressFile Europe GmbH auch im gesamten deutschsprachigen Raum vertrieben, 2011 übernahm das Unternehmen auch die Weiterentwicklung der Lösung. Zielgruppe sind PR-Agenturen sowie Presseabteilungen, die unterschiedliche Presseverteiler adressieren und ihre Prozesse im Verteiler- und Kontaktmanagement optimieren wollen.
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