Bei einem Oracle License Review bzw. Oracle Audit helfen Ihnen die Oracle Spezialisten von ProLicense dabei, Ihr optimales Software Audit Response-Team zusammen zu stellen.
Das LMS-Team von Oracle hat Ihnen einen freundlichen Brief mit der Ankündigung eines Oracle License Review (Oracle Audit) gesendet? Oftmals wird dann in der Regel panisch reagiert. Was ist jetzt zu tun?
Ein Software Audit ist meistens unangenehm und kommt nie zum richtigen Zeitpunkt. Eigentlich hatten die Lizenz-Manager schon länger damit gerechnet und wollten einmal alles genau unter die Lupe nehmen, wenn dafür Zeit ist. Es war bloß nie Zeit, da ein IT-Projekt das nächste jagte. Nun ist es zu spät. Der Tag X ist da und Oracle hätte würde gerne zeitnah (45 Tage Ankündigungsfrist) mit Ihnen den Prozess des Oracle Audits besprechen. Viele Fragezeichen sind auf den Gesichtern der IT-Verantwortlichen nach Eingang der Oracle License Review Ankündigung zu sehen. Am meisten fürchtet man sich bereits vor dem Abschlussbericht und versucht wage zu schätzen, wie groß die Rechnung für die mögliche Nachlizenzierung wohl sein wird. Gedanklich sucht man bereits nach Argumenten, die man dem Controlling präsentieren kann, warum das IT-Budget in diesem Jahr nicht ausreichen wird und wie es überhaupt dazu kommen konnte. Mit einem Oracle License Review verbindet unseres Wissens nur ganz selten jemand etwas Positives. Oracle Audits sind meistens arbeitsintensiv, nervenraubend und bei einer identifizierten Unterlizenzierung teuer.
Es könnte auch anders laufen.
Stellen sie sich vor, wie in einem anderen Unternehmen der verantwortliche Lizenzmanager nach Erhalt des Schreibens von Oracle eine Rundmail an sein SAR-Team (Software Audit Response Team) sendet und kurzfristig eine Audit-Konferenz einberuft. Er sendet umgehend ein Schreiben an Oracle, indem er das weitere Prozedere für das Oracle License Review definiert, da er genau weiß, welche Anforderungen rechtlich tatsächlich im Rahmen eines Audits zu erfüllen sind. In der Konferenz werden noch einmal kurz die Verantwortlichkeiten durchgesprochen. Da man vor 6 Monaten gerade ein internes Friendly-Audit (Oracle Health Check) durchlaufen hat, weiß jeder, was zu tun ist und man arbeitet die Anforderungen routiniert ab. Das Ergebnis des Abschlussberichts kennt man bereits heute: Compliance.
Ein schlagkräftiges SAR-Team besteht aus internen Fachkräften, die von externen Experten ergänzt werden. Dieses besteht mindestens aus Ihrem Lizenzmanager, Ihrem IT-Betriebsverantwortlichem und Ihrem Einkaufsmanager. Diesen internen Mitarbeitern werden externe Oracle Audit-Experten zur Seite gestellt. Die ProLicense GmbH ist unter anderem auf Oracle Audits spezialisiert und unterstützt Ihre Mitarbeiter mit einem professionellen Verhandler, einem spezialisierten Juristen und einem weiteren Oracle License Professional.
Die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Oracle Audits haben gezeigt, dass drei Kern-Themen für den Aufbau eines optimalen SAR-Teams existenziell sind:
1. Absolute Unabhängigkeit:
Wenn Sie Externe für Ihr SAR-Team verpflichten, achten Sie darauf, dass diese absolut unabhängig agieren können. Sie sollten keinerlei Verflechtung mit Oracle haben. Es existieren eine Reihe von Beratungshäusern am Markt, die zum einen Oracle Kunden bei Lizenzthemen beraten und Oracle Lizenzen vertreiben, aber auch gleichzeitig für die Oracle Auditabteilung (Oracle LMS) Audits im Auftrage von Oracle bei Kunden durchführen. Wenn sie eine Steuererklärung beim Finanzamt einreichen, werden Sie sich ja auch von einem unabhängigen Steuerberater beraten lassen und nicht von einem Mitarbeiter des Finanzamtes, bei dem Sie am Ende eine evtl. Nachzahlung leisten müssen… Schätzen Sie für sich selbst ein, wie gut eine Beratung sein kann, wenn sie nicht vollkommen unabhängig ist.
2. Langjährige Expertise
Ebenso wichtig wie die Unabhängigkeit ist eine langjährige Expertise. Die von Ihnen ausgewählten Berater sollten seit vielen Jahren in der Branche arbeiten und möglichst einige Jahre bei dem Software-Hersteller, der bei Ihnen das Audit durchführt, gearbeitet haben. Es reicht an dieser Stelle nicht aus, nur die Lizenzregeln zu lesen und zu verstehen. Wenn es um Verhandlungen im Rahmen eines Oracle Audits geht, ist deutlich mehr Wissen gefragt. Ihre externen Berater werden nur beste Ergebnisse erzielen, wenn sie bereits eine Vielzahl von Oracle Audits begleitet haben und die Vertriebsinteressen und Abläufe auf Herstellerseite sehr gut kennen.
3. Vernetztes Fachwissen
Letztlich geht es bei der Aufstellung Ihres SAR-Teams auch um die Zusammenstellung von vernetztem Fachwissen aus drei Bereichen:
a. Juristisches Fachwissen
Ihre Berater sollten Fachjuristen hinzuziehen können, die sich bestens mit den Feinheiten des Lizenzrechts und der Rechte der Hersteller zum Auditieren auskennen. Mitunter berufen sich Software-Hersteller auf Lizenzklauseln oder ABGs, deren Wirksamkeit nach deutschem Recht häufig sehr kritisch zu beurteilen sind. Falls Sie Auditklauseln individuell verhandelt haben, schaffen Sie eine Individualvereinbarung zwischen Ihrem Unternehmen und Oracle, die wirksam sind. Was ist zu tun? Diese und andere Fallstricke sollten und können Sie vermeiden – mit einer auf Oracle spezialisierten juristischen Beratung.
b. Kaufmännisches Fachwissen
Neben juristischem Fachwissen ist wichtig, dass Ihre Berater eine fundierte kaufmännische Expertise besitzen, damit Sie Ihre Konzernstruktur genau verstehen und die optimale Lizenzierung für Ihr Unternehmen entwickeln können. Bestenfalls sind Ihre Berater auch mit den M&A Auswirkungen auf Ihre Lizenzen vertraut und können so bereits heute zukünftige Fehler vermeiden, die durch Firmenverkäufe oder -übernahmen entstehen. In diesem Bereich – vor allem in großen Konzernen – schlummern hohe versteckte Kosten, die die Einhaltung Ihres IT-Budgets stark gefährden können.
c. Technisches Fachwissen
Letztlich ist wichtig, dass Ihre externen Berater auch umfangreiches technisches Wissen vorhalten. Nur wenn diese im Detail das Auditvorgehen des Herstellers kennen, also z.B. auch die Funktionsweise der seitens Oracle eingesetzten Ausleseskripte, werden Sie optimale Ergebnisse erzielen. Es ist absolut wichtig, dass Sie genau verstehen, was die Daten bedeuten, die Sie gegebenenfalls an Oracle liefern, und was der Hersteller anhand dieser Daten ausließt.
Wenn Sie diese drei Kernaspekte bestmöglich beachten, dann werden Sie in den Genuss einer sehr seltenen Erfahrung kommen: ein entspanntes Oracle Audit ohne böse Überraschungen. “Man kann es einfach nicht oft genug erwähnen: Ein Oracle Audit ist in erster Linie eine juristische Herausforderung”, hebt Rechtsanwalt Sören Reimers hervor, geschäftsführender Gesellschafter der ProLicense GmbH aus Berlin. “Wenn Sie ein schlagkräftiges SAR-Team aufstellen und regelmäßig interne Friendly Audits durchführen, gewinnen Sie auch bei der technischen Auslese und Analyse Routine und Sicherheit”, berichtet Diplom-Kaufmann Christian Grave, ebenfalls geschäftsführender Gesellschafter der ProLicense.
Die Berater von ProLicense erfüllen nicht nur alle Punkte für ein optimales SAR-Team, sondern sind die Entwickler eines routinierten Audit-Prozesses und haben den Begriff des SAR-Teams richtungsweisend in der Region DACH beeinflusst. “Es ist immer wieder ein gutes Gefühl, wenn unsere Mandaten selbstsicher und gut informiert in den Audit Prozess mit Oracle einsteigen können “, berichtet Diplom-Kaufmann Markus Oberg, Partner und Business Development Manager bei ProLicense. “Wir verschaffen unseren Mandaten einen Oracle Audit Prozess auf Augenhöhe mit dem Hersteller und finden auch in den Fällen, wo wir sehr spät hinzugerufen werden, oft durch die genaue Analyse des Oracle Abschlussberichts eine Verhandlungslösung im Sinne des Kunden”, so Oberg weiter. Bedenken Sie aber, dass Sie möglichst ein optimales SAR-Team zusammenstellen sollten, bevor der Audit Ankündigungsbrief von Oracle auf dem Tisch liegt und nicht danach. Fangen Sie am besten morgen damit an, denn das nächste Oracle License Review kommt bestimmt.
Mehr erfahren Sie unter www.prolicense.de/oracle-audit
Über:
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Deutschland
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web ..: http://www.prolicense.com
email : markus.oberg@prolicense.com
Die ProLicense GmbH berät Oracle-Kunden seit Jahren zum einen bei Compliancefragen und zeigt Unternehmen zum anderen Wege auf, wie Softwarekosten signifikant gesenkt werden können. Gerade bei den genannten Audits besitzt ProLicense eine besondere Expertise. Die beiden Gründer von ProLicense (Rechtsanwalt Sören Reimers und Diplom-Kaufmann Christian Grave) haben jeweils mehr als acht Jahre in verschiedenen Positionen bei Oracle gearbeitet und kennen sich in allen Lizenz-Fragen zu Oracle-Software tiefgehend aus. Insgesamt besitzen die Berater von ProLicense kumuliert mehr als 80 Jahre Erfahrung in der Tätigkeit beim Hersteller Oracle. ProLicense ist ein vollständig unabhängiges Beratungsunternehmen, erhält keine Vergütungen von Oracle und bezieht keine Kickbacks von anderen Softwarevertrieben. Die Vergütung der ProLicense GmbH erfolgt in der Regel erfolgsbasiert direkt vom Kunden.
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