Mit dem RechnungsManager for ELO konnte die City Immobilien Verwaltungsgesellschaft mbH & Co. Betreuungs KG aus Düsseldorf langwierige Prozesse verschlanken und unnötige Doppelarbeiten vermeiden.
Die Düsseldorfer City Immobilien Verwaltungsgesellschaft betreut rund 40 Objektgesellschaften in ganz Deutschland, dementsprechend hoch ist das Aufkommen an Rechnungen, die von den einzelnen Gesellschaften kontiert und freigezeichnet werden müssen, bevor sie von der Düsseldorfer Verwaltung gebucht und zur Zahlung angewiesen werden. Gemeinsam mit der exe GmbH wurde daher die vorhandene ELO Umgebung mit dem RechnungsManager for ELO durch kundenindividuelle Entwicklungen erweitert und automatisiert. Digitale Rechnungen beschleunigen nun die Rechnungsbearbeitung und sorgen für mehr Zufriedenheit bei den Anwendern.
Die Rechnungsbearbeitung war früher vor allem für die Deutsche Post ein lukratives Geschäft, denn die Papierbelege wurden mehrfach hin- und hergeschickt, was nicht nur die Portokasse belastete. Durch die langen Bearbeitungs- und Laufzeiten ging der Gesellschaft regelmäßig Skonto verloren, zudem kostete das Mehrfachhandling Zeit, Geld und Nerven bei den beteiligten Mitarbeitern.
Die neu entwickelte Lösung sorgt für schnellere und sichere Abläufe, denn durch eine Belegklassifizierung anhand der Kopf- und Fußdaten wird jede Rechnung automatisch erkannt und digitalisiert. Die digitale Rechnung wird im jeweiligen Center sachlich und kaufmännisch überprüft und mit einer digitalen Kontierung versehen. Abschließend wird der Beleg in der Düsseldorfer Zentrale freigegeben und angewiesen, der Buchungssatz wird direkt an die angeschlossene HUP-Finanzsoftware übergeben.
Der Nutzen dieses neuen digitalen Workflows ist für Barbara Mergelsberg, Anwendungsadministratorin bei CIV und verantwortlich für die Schulung der Anwender in den Centern, klar erkennbar. Denn bereits jeweils nach einem halben Tag Schulung war eine hohe Akzeptanz der neuen Lösung bei den Anwendern zu erkennen: “Ein Zeichen, dass wir alles richtig gemacht haben.”, so Mergelsberg, die bei CIV auch als Finanzbuchhalterin beschäftigt ist.
Freigaben werden durch das neue System deutlich beschleunigt und Skonto-Fristen eingehalten, klare finanzielle Vorteile. Darüber hinaus wird die bereits vorher hervorragende Bonität der verwalteten Unternehmen durch diese Maßnahme wirkungsvoll unterstrichen. Zudem können Anwender nun auf alle Dokumente im ELO-Archiv gleichzeitig zugreifen, wodurch sich die Transparenz im gesamten Prozess und damit auch die Zufriedenheit der Anwender, Lieferanten und Center deutlich erhöhte.
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