Peter Haupt von utilitas: “Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern keine Möglichkeit für Office auf dem iPhone bieten, werden diese sich die App eigenständig herunterladen – damit wäre die Datenhoheit im eigenen Firmennetz verloren!”
Aachen, 19.06.2013. Ab sofort ist Microsoft Office für das iPhone verfügbar. Was nicht jedem Nutzer bekannt ist: Voraussetzung für die Nutzung von Office auf dem iPhone ist ein Office-365-Abonnement. Unternehmen sollten daher auf Empfehlung der utilitas GmbH die Möglichkeiten und vorhandenen Lizenzen prüfen. Nicht nur in Bezug auf steigende Lizenzkosten, sondern auch in organisatorischer Hinsicht sind die Firmen kurzfristig gefordert: Den iPhone-Nutzern unter den Mitarbeitern müssen nach Einschätzung des Microsoft-Partners möglichst kurzfristig Lösungsvorschläge unterbreitet werden, wie diese Office auf ihrem Handy nutzen können – andernfalls entwickelt sich voraussichtlich in vielen Fällen eine ungewünschte Eigendynamik. Peter Haupt, Geschäftsführer von utilitas, warnt: “Die schnelle Verfügbarkeit von Office zu geringen Gebühren kann dazu führen, dass Mitarbeiter Spontankäufe über den App-Store tätigen und die Office-Nutzung dann über Spesenabrechnungen beim Unternehmen einreichen. In Folge dessen würden Firmendaten in unzähligen privaten Accounts außerhalb des Firmennetzwerks gespeichert. Es wäre nahezu unmöglich, später wieder Kontrolle hierüber zu erlangen und für die Sicherheit der Daten zu sorgen. Es ist daher für die Unternehmen sehr empfehlenswert, präventiv eine von den Nutzern akzeptierte und pragmatische Vorgehensweise anzubieten. Nicht zielführend ist aller Voraussicht allerdings nach eine Regelung über Verbote.”
Neben dem Compliance-Aspekt ist nach Einschätzung der utilitas-Experten vor allem die Lizenz-Thematik besonders zu beachten, weil diese für die meisten Unternehmen ein Kostenrisiko darstellt. Utilitas berät Unternehmen, wie die zukünftige Lizenzierung beziehungsweise Beschaffung von Office idealer Weise aussehen kann. Office 365 stellt hier eine ernst zu nehmende Alternative auch für die Beschaffung lokaler Lizenzen dar Für die Lizenzierung von Office auf dem iPhone gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder es wird Office 365 für alle Benutzer lizenziert oder nur für die Mitarbeiter mit einem iPhone. utilitas stellt für die Berechnung der Lizenzkosten einen kostenlosen Kalkulator zum Download zur Verfügung: http://www.utilitas.net/office_fuers_iphone_kalkulator.html
Viele Microsoft-Kunden mit mehr als 250 Benutzern haben mit Microsoft ein Enterprise Agreement (AE) geschlossen. Hier ist oftmals Office 365 bereits enthalten, das heißt, Office 365 wurde bereits mit gebucht. Peter Haupt: “Bevor ein Unternehmen Office 365 bucht, prüfen wir gerne, ob es nicht auf Basis des Enterprise Agreements bereits ohne weitere Investitionen genutzt werden kann.” Kunden mit Enterprise Agreement können bis 30. Juni sogar von einem zusätzlichen Promotion-Angebot profitieren. Ein Vorteil, den Office 365 zudem bietet: Die Unternehmen sind immer korrekt lizenziert, auch bei ihren lokalen Office-Versionen. Dies ist ein wichtiger Aspekt, weil Microsoft die Auditierung von Kunden in jüngster Zeit sehr strikt verfolgt. Zusätzlich kommen bei Office 365 die lokalen Client-Access-Lizenzen (CAL) für Exchange, SharePoint und Lync mit, in einige Versionen von Office 365 sogar die Enterprise CALs.
Im Vergleich zu anderen Apps für die Bearbeitung von Office-Dokumenten auf dem iPhone arbeitet die Microsoft-Version selbstverständlich ohne Formatkonvertierungen. Zudem erfolgt mit der App eine nahtlose Integration mit SharePoint Office 365 und Skydrive. Größere Unternehmen schätzen zudem den offiziellen Support für die Office-App auf dem iPhone. Anders als viele Office-Apps anderer Anbieter ist die Microsoft-App für Office außerdem kostenfrei.
Die Office-365-Experten von utilitas beraten Unternehmen auch umfänglich bezüglich der erheblichen Unterschiede bei den Funktionalitäten und Nutzungsrechten zwischen lokalem Office und Office 365 sowie der Nutzung von Office auf dem iPhone. Das lokale Office ist immer gerätebasiert, sodass ein Benutzer mit mehreren Geräten auch mehrere Lizenzen benötigt. Bei Office 365 kann das lokale Office auf bis zu fünf Geräten pro Anwender installiert werden. Zusätzlich stehen Office WebApps zur Verfügung, um Office zum Beispiel auf dem iPad oder auf einem Android-Tablet zu nutzen. Neben der Möglichkeit, immer die aktuelle Office-Version einzusetzen, lassen sich per Click 2 Run auch aktuelle Versionen einfach installieren. Daneben sind die Services Exchange, SharePoint und Lync Online sowie die Client-Access-Lizenzen für Exchange, SharePoint und Lync enthalten. Somit können sowohl die Services als auch parallel die lokalen Versionen genutzt werden. “Mit Office 365 haben Unternehmen mehr Flexibilität und dabei eine umfassende Lizenzsicherheit. Diese Optionen und erheblichen Vorteile gegenüber den lokalen Lizenzen sollte man auf jeden Fall prüfen – speziell wenn die Mitarbeiter nun auch Office auf dem iPhone nutzen möchten”, betont Peter Haupt.
Die utilitas GmbH ist spezialisiert auf Office 365. Unternehmen können zur Steigerung ihrer Produktivität auf über 20 utilitas-Apps zugreifen, unter anderem für die Projektdokumentation und -verwaltung, ein Ticketsystem, Urlaubsverwaltung, Vertragsverwaltung und vieles mehr. utilitas betreut in diesem Umfeld über 450 Kunden.
Die Erfahrung aus der Betreuung von über 450 Kunden rundum Office 365 bietet anderen Unternehmen zuverlässige und kompetente Office 365 Projekte mit utilitas. Für viele technisch sehr anspruchsvolle Projekte und die hohe Kundenzufriedenheit wurde das Unternehmen als Office 365 Partner of the Year ausgezeichnet. Außerdem verfügt utilitas als einiger von ganz wenigen Partnern in Deutschland über den Cloud Deployment Status von Microsoft.
Das Unternehmen wurde 2000 gegründet und beschäftigt heute 15 Mitarbeiter. Zu den Referenzen gehören kleine, mittelständische und große Unternehmen wie zum Beispiel BörseGo AG und WIRSOL SOLAR AG.
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