Es gibt immer wieder Zeiträume im Jahr, da könnte man jeden Tag auf 3 verschiedenen Kongressen, Vorträgen oder Tagungen sein. Was in diesem Zusammenhang immer wieder unangenehm auffällt, ist die Disziplinlosigkeit mancher Referenten in Bezug auf die Einhaltung der Redezeit. Jeder weiß, dass bei 20 Minuten Redezeit die Grenze für die Aufnahmefähigkeit eines Zuhörers liegt aber kaum einer hält sich daran. Aus dem Ruder laufende Veranstaltungen werden aber zu einem Bumerang, der negativ auf Veranstalter und Referenten zurückfällt.
Mehr Frust als Lust
Die Stars der Konferenzen
So wichtig Kongresse sind, so enttäuscht ist man von manchen Veranstaltungen. Besonders bei den Hauptrednern sind immer wieder Starallüren festzustellen, die mit Disziplinlosigkeit einhergehen. Gerade bekannte Persönlichkeiten aus Politik, Show und Wirtschaft (Wobei das oft gar nicht so weit auseinander liegt) nehmen sich gern das Recht heraus, ihren eigenen Kongress- und Zeitplan zu machen. Sie akzeptieren dabei das Durcheinander, dass sie im Kongressverlauf anrichten und übersehen die negativen Auswirkungen für sich selbst und den gesamten Kongress. Ein großes Problem sind hier auch Menschen mit wenig Redeerfahrung und Menschen, die sich stark für ein bestimmtes Thema begeistern. Wer wenig Redeerfahrung hat, weiß nicht viel von einer Redeplanung, wen die Begeisterung packt, der vergisst häufig die Zeit.
Vorträge sind keine Selbstbeweihräucherung
Manche Vorträge sind uns ein Graus. Wenn der Referent schon ankündigt, dass er Stoff für x Stunden hat und mal sehen will, wie weit er heute kommt, geht ein innerer Entsetzensschrei durchs Publikum. Der Referent übersieht, dass vor ihm – gerade bei Abendveranstaltungen – Menschen sitzen, die nach einem langen Tag noch ein interessantes und kein langatmiges Referat hören wollen. Er stellt seine Bedürfnisse in den Vordergrund, nicht die seiner Zuhörer. Aber wenn jemand seine Botschaft vermitteln will, braucht er Zuhörer. Zuhörer bekommt man, wenn man über Themen spricht, die die Zuhörer interessieren oder faszinieren. Häufig sind Vorträge aber zur Selbstbeweihräucherung des Referenten gedacht, gerade Zwangsveranstaltungen wie Vorlesungen sind oft ein schönes Beispiel dafür.
Tagungen sollen motivieren
Tagungen bestechen durch die Fülle von Themen, die abgehandelt werden sollen. In der Regel handelt es sich hier um Firmenveranstaltungen, bei denen Mitarbeiter einmal im Jahr zusammenkommen, um sich auszutauschen. Da so etwas immer teuer ist, versucht die Geschäftsführung, möglichst viel zu erledigen, um eine größtmögliche Wissensvermittlung zu haben. Da ähnlich wie bei Kongressen die Zeitpläne immer schnell ins Hintertreffen gelangen, entsteht Hektik, die zu Druck und zur Aggression führt. Ein Austausch findet nicht mehr statt, die durchgepeitschten Tagungsthemen gehen zu Lasten der Ruhepausen der Teilnehmer und hinterher ist man froh, dass die Tagung vorbei ist. Das Geld hätte man bestimmt auch sinnvoller einsetzen können, langfristige Motivation für das Unternehmen entsteht hier nicht.
Planung für erfolgreiche Konferenzen
Kongresse, Tagungen und Vorträge stehen und fallen mit der Planung und dem Moderator. Eine Planung, die Freiräume lässt, die die Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer berücksichtigt und die bewusste Pausen und Erholungsphasen einbaut, ist die Basis für eine gute Veranstaltung. Zeit für Kontakte zu schaffen ist wichtig, denn fast jeder hat schon mal einen neuen Geschäftskontakt auf einer solchen Veranstaltung kennen gelernt. Die Fokussierung auf die wichtigsten Themen schafft einen Zeitplan, den man einhalten kann. Vor oder nach der Tagung können Telefon- oder Viedeokonferenzen weitere Themen behandeln oder die Tagung vor oder nachbereiten. Die Auswahl der Sprecher muss überlegt sein, eine schwarze Liste für die „Redezeitüberzieher“ ist eine gute Idee. Manche notorischen Überzieher braucht man trotzdem, aber vielleicht kann man den ein oder anderen auch ersetzen. Der Moderator selbst ist Vorbild und Überwacher der Regeln. Er stellt vor, unterstützt und greift ein, wenn die Veranstaltung aus dem Ruder zu laufen droht. Er braucht organisatorische und unterhaltende Fähigkeiten, denn er lenkt Redner, Publikum und Veranstaltung und unterhält das Publikum in den Pausen und bei Stockungen. Generell führt eine gut geplante Veranstaltung zu motivierteren Teilnehmern und zu besseren Tagungsergebnissen. Man trifft auch ab und zu auf eine Veranstaltung, die perfekt organisiert ist, aber auch nur ab und zu. Schade, dass sich noch zu wenige Menschen über diese Art der effektiven Kommunikation Gedanken machen.
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