Auf die Minute genau
Wurden bis vor einigen Monaten die Spesenabrechnungen noch auf handschriftlichen Zetteln von den Fahrern eingereicht, bedeutete für die Mitarbeiter in der Verwaltung der manuelle Abgleich mit den Daten des digitalen Tachographen einen hohen Aufwand: Passen die Zeiten? Sind Spesen korrekt angegeben?
Und auch die Eingabe von Stunden per Hand in ein Zeitmanagement-System zur Übergabe an die DATEV für die Personalabrechnung benötigte viel Zeit.
Simone Bost, Prokuristin bei Schröder Logistik, hat daher die Digitalisierung vorangetrieben.
Seit über 25 Jahren im Unternehmen, erinnert sie sich noch an die Personalabrechnung, die komplett per Hand gemacht wurde. Aus der Erfahrung weiß Bost also wie wichtig es ist neuen Lösungen gegenüber aufgeschlossen zu sein um immer weiter voranzukommen.
Umfangreiche Anforderungen
Bost hat in diesem Fall einen alten Kontakt wieder aufleben lassen und sich an Rainer Sander gewendet. Sander ist bei der MSOFT Organisationsberatung aus Dissen im Bereich Zeitmanagement als Berater tätig.
Nach ausführlichen Gesprächen wurde ein Leistungsportfolio erstellt, das die umfangreichen Anforderungen bei Schröder Logistik zusammenfasst: von den unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen bis hin zur Abrechnung von Spesen und der Nutzung der Daten aus dem Tachographen.
Flexible Lösung findet Einsatz
Im Markt gab es bislang für die vielfältigen Anforderungen keine Lösung, die Schröder Logistik von vorne bis hinten unterstützt. “Vorne” ist dabei Tachonova, das bei Schröder als digitaler Tachograph Einsatz findet, “hinten” die Personalabrechnungssoftware.
Mit dem Zeitmanagementsystem TIME4 von MSOFT bot sich die passende Ausgangslösung, die das Bindeglied zwischen den Daten des digitalen Tachographen und der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung darstellt.
Durch ein flexibles Schnittstellenmanagement erfolgt die Übergabe der Daten aus Tachonova in TIME4. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe der Daten. Bei den Fahrern lassen sich die Lenk- und Ruhezeiten auf einen Blick anzeigen und auswerten – mit minutengenauer Darstellung für eine korrekte Spesenabrechnung.
Eine weitere wichtige Voraussetzung ist die Abrechnung nach dem Mindestlohngesetz. Die erfassten Zeiten werden über TIME4 archiviert und können bei Bedarf zu Prüfungen herangezogen werden.
Abteilungs- und Standort-übergreifend
Die eingesetzte Lösung bietet für Schröder Logistik den Vorteil, dass auch die Außenlager einbezogen werden können und die Mitarbeiter in Lager und Verwaltung über Terminals ihre Kommt-/Geht-Zeiten erfassen.
Auf Knopfdruck erhält man einen Überblick der geleisteten Stunden oder kann sich Berichte z.B. zur Urlaubsstatistik anzeigen lassen. Berücksichtigung finden dabei individuelle Arbeitszeitkonten und Vereinbarungen. Auch die Unterscheidung zwischen Zeitkonten und Wertkonten werden im Programm abgebildet.
Wichtige Grundlage für die Disposition
Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub, Krankheit oder Elternzeit lassen sich im Programm mit dem Abwesenheitsplaner erfassen. Bei Bedarf kann hier auch ein Genehmigungsverfahren Berücksichtigung finden.
Den Disponenten stehen diese Daten dann als Übersicht im Lesemodus zur Verfügung – als Grundlage für eine reibungslose Planung der Touren.
Nahtlose Übergabe der Daten
Alle für die Personalabrechnung relevanten Daten lassen sich aus TIME4 an die Lohn- und Gehaltssoftware DATEV per Schnittstelle übergeben. So entfällt auch an dieser Stelle manueller Aufwand für Eingaben oder Prüfungen.
Übergangszeit einplanen
Die Einführung von TIME4 erfolgte sukzessive in die bestehenden Abläufe.
So wurde für einen festgelegten Zeitraum auf die herkömmliche Weise weitergearbeitet und parallel das neue System eingesetzt. In dieser Zeit wurde TIME4 so weiterentwickelt, dass die vielfältigen Voraussetzungen für übersichtliche Zeitkontendarstellungen und Weiternutzung der Daten geschaffen werden konnten.
Simone Bost selbst ist in dieser Zeit der enge Kontakt zur Entwicklung von MSOFT wichtig gewesen. “Gerade in der Hochphase der Einführung hatte ich mit MSOFT eine “Standleitung”, damit wir gemeinsam das beste Ergebnis erreichen”, führt Bost aus, die sich nach der intensiven Einführungsphase in guten Händen weiß. “Mit der aktuellen Lösung ist sicherlich nicht das Ende erreicht, denn durch technische Neuerungen und gesetzliche Vorgaben werden wir uns – gemeinsam mit MSOFT – stetig weiterentwickeln.”
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Kompetenz aus einer Hand
Bereits seit über 30 Jahren entwickelt M-SOFT kaufmännische Software. “Dabei ist es wichtig, den Anforderungen der Kunden stets einen Schritt voraus zu sein und nachhaltige Lösungen anzubieten”, wie Torsten Welling, Vertriebsleiter von M-SOFT, ausführt.
Dabei wissen die Kunden des Dissener Anbieters das ganzheitliche Angebot von Software und Beratung bis hin zu EDV-Dienstleistungen zu schätzen.
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