JETZT-PR gibt Ihnen mit diesem Leitfaden einen detaillierten Überblick, was bei der Erstellung einer professionellen Pressemitteilung zu beachten ist – vom Layout über Form und Formulierungen des Inhalts bis zum Versand der Pressemitteilung.
Generell ist die Pressemitteilung ‘das’ Transportmittel, um Unternehmensnachrichten in die Medien zu transportieren. Die Pressemitteilung stellt dabei das Wesentliche und Interessante in den Mittelpunkt. Überprüfen Sie kontinuierlich, ob Informationen im Detail tatsächlich relevant sind, vermeiden Sie in jedem Fall eine bloße Auflistung von eventuell sogar sekundären Einzelheiten. Der Schreibstil ist grundsätzlich sachlich und enthält weder Kommentierungen noch Bewertungen von Leistungen, Personen, Wettbewerbern und Sonstigem.
Checkliste PDF-Layout:
– Form-Vorlage: gleiches Layout für jede Pressemitteilung – Wiedererkennungseffekt schaffen – Firmenlogo (oben rechts oder links)
– 1 bis 1,5-zeiliger Zeilenabstand
– Seitenrand links: mindestens 1 cm, rechts: mindestens 2 cm
– Leicht lesbaren Schrifttyp auswählen
– Maximal 65 Anschläge pro Zeile
– Blocksatz verwenden
Checkliste Form:
– Nicht länger als eine, maximal 1,5 DIN-A4-Seite/n
– Kennzeichnung der Pressemitteilung als Pressemitteilung
– Text beginnt mit der Headline, der 1. Absatz mit Angabe von Firma, Ort und Datum
– Keine Ich / Wir-Form verwenden
– Keine Bewertungen, keine Kommentierung – Sachlichkeit bewahren
– Zitate: Vor- und Nachname ohne ‘Herr/Frau’, Funktion angeben
– Nur gängige Abkürzungen nutzen (wie z.B., bspw.)
– Keine Fremdwörter, jedoch Synonyme verwenden
– Nur belegbare Zahlen (z.B. Besucherzahl) veröffentlichen
– Vor Versand: Angaben z.B. von Terminen: Ort, Datum und Zeit kontrollieren
Checkliste Inhalt:
Grobstruktur: Headline (Schlagzeile), ggf. Sub-Headline (inhaltlich ergänzende
Schlagzeile), Text, Kontakt
– Headline: Aufmerksamkeit herstellen, Kernbotschaft
– Text: Beantwortung der Fragen wann, was, wo, wer, wie, warum – die Reihenfolge hängt vom Inhalt der Pressemitteilung ab
– 1. Absatz: Zusammenfassung der zentralen Informationen/Botschaften
– 2. Absatz: Ausführung wichtiger Details, Zitate
– 3. Absatz: Hintergründe, ergänzende, nachrangige Details
– Kurz und knapp formulieren
– Keine langatmigen Ausführungen
– Kurze Sätze, keine Schachtelsätze
– Keine werblichen Wörter wie z.B. revolutionär, besten, beachtlich, überdurchschnittlich
– Zu viele Erwähnungen des Firmennamens und/oder Produktnamen etc. vermeiden
– Unten: Pressekontakt einfügen – Firma, Anschrift, Person, Position, Telefonnummer mit Durchwahl, E-Mail, URL der Firmenwebseite
Für PDF-Version: Impressum einfügen
Hinweis: Wenn Redakteure Pressemitteilungen kürzen, dann von unten weg. Die Kernnachricht plus wichtigsten Details muss deshalb im ersten Absatz verarbeitet sein.
Checkliste Versand in Eigenregie über E-Mail-Client falls kein Budget für einen professionellen Pressedienst vorhanden ist.
– Ausschließlich E-Mail-Versand
– Pressemitteilungstext direkt in die E-Mail kopieren / HTML-Version
– Keine Word- oder PDF-Datei anhängen – generelle Angst vor Virusanhängen
– Bilder als Download über die Webseite bereitstellen, Download-Link in die E-Mail einfügen
– Bei nicht personalisierten Versand: alle E-Mail-Adressen in bcc setzen
– Antwort-E-Mail-Adresse kontrollieren (Unter welcher E-Mail gehen Antworten ein?)
– E-Mail-Signatur einfügen und auf Vollständigkeit überprüfen
Beispiel-Pressemitteilung: Anlass oder Event
Headline: 10-jähriges Firmenjubiläum der Mustermann GmbH am XX. Monat. Jahr
Sub-Headline: Einnahmen kommen Jugendarbeit von Stadt XY zu Gute
Anmerkung: Ohne die Pressemitteilung gelesen zu haben, erhält der Redakteur eine erste, konkrete Vorstellung, was die Pressemitteilung mitteilt.
Text: Firma, Ort, Datum – Am XX. Monat Jahr feiert die Mustermann GmbH ihr 10-jähriges Firmenjubiläum. (Anmerkung: Der 1. Satz erhält den Nachrichtenkern) Die Gäste des Sommerfest erwartet ein buntes Rahmenprogramm, das auch den Auftritt der in der Region bekannten Musikband ‘XXXXX’ beinhaltet. 30 Prozent der Einnahmen aus dem Verkauf von Getränken und Snacks sowie der gesamte Erlös aus der begleitenden Lotterie kommen der Jugendarbeit der Stadt XY zu Gute.
(Anmerkung: Alle wichtigen Informationen werden im 1. Absatz genannt.)
Am XX. Monat Jahr veranstaltet die Mustermann GmbH ein Sommerfest auf ihrem Firmengelände anlässlich des zehnjährigen Firmenjubiläums. Die Gäste erwartet ein festliches Programm unter anderem mit einem Live-Auftritt der Musikgruppe ‘XXXXX’ und einer Lotterie mit einem Heißluftballonflug als Hauptpreis. Zum Jubiläum haben sich unter anderem der Oberbürgermeister ‘XXXX’ angekündigt, der zu Beginn der Feierlichkeiten ein Grußwort sprechen will.
(Anmerkung: Im 2. Absatz wird die Kernnachricht um wichtige Details ergänzt.)
Die Mustermann GmbH, die auf die Herstellung von XXXXXXX spezialisiert ist, wird von Peter Mustermann geleitet, der das Unternehmen vor zehn Jahren gründete. Inzwischen beschäftigt die Mustermann GmbH 15 Mitarbeitet und bildet alle drei Jahre einen jugendlichen Straftäter aus dem städtischen Jugendgefängnis zum Installateur aus. Die soziale Integration von straffällig gewordenen Jugendlichen ist Peter Mustermann wichtig: “Gesellschaftliche Probleme können nur von der Gesellschaft gelöst werden. Deshalb schauen wir nicht weg, sondern setzen uns dafür ein, dass Ausseiter wieder in unserer Mitte rücken.” Einen Teil der Einnahmen aus dem Verkauf von Speisen und Getränken sowie den gesamten Erlös der Lotterie spendet die Mustermann GmbH deshalb dem Jugendamt der Stadt XY.
(Anmerkung 3. Absatz: Hintergrund zur Firma und des Engagements, das Zitat rückt wichtige Personen im 2. oder 3. Absatz in den Fokus.)
Weitere Informationen und Pressebilder unter: URL eintragen
Pressekontakt: Firma, Adresse, Name Kontaktperson, Telefonnummer, E-Mail, URL
Für PDF-Version: Vollständiges Impressum einfügen
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