Elektronischer Datenaustausch ist mehr als der eMail-Versand von PDF-Rechnungen. Die Digitalisierung unternehmensübergreifender Geschäftsprozesse erfordert eine sichere Datenübertragung sowie die vollautomatisierte Weiterverarbeitung der Daten – in Echtzeit!
Die dazu erforderlichen Technologien sind bereits in vielen Unternehmen seit Jahren im Einsatz. Warum die klassische eMail nicht dazugehört, erfahren Sie hier.
die klassische eMail – einfach, etabliert, aber unsicher – für den Erstkontakt (noch) unverzichtbar
Die klassische eMail unter Verwendung des einfachen eMail-Übertragungsprotokolls SMTP erweist sich für die wachsenden Anforderungen an sicheren Geschäftsdatenaustausch zunehmend als ungeeignet. Die Datenübertragung erfolgt üblicherweise unverschlüsselt über das Internet und über Postfächer auf Servern in der ganzen Welt, mit teilweise nicht vorhandenen Datenschutzanforderungen, für jedermann im Klartext lesbar.
Durch den unverschlüsselten Zugang zu einem unzureichend geschützten eMail-Konto konnten Kriminelle auf Rechnungen im PDF-Format die angegebenen Bankverbindungen ändern, so dass das Geld auf nimmerwiedersehen ins Ausland überwiesen wurde.
Spam-, Phishing-, Malware- und Scam-eMails stellen ein erhebliches Risiko für die Sicherheit der IT-Systeme dar. Von täuschend echten betrügerischen eMails geht besonders durch unerfahrene Nutzer ein hohes Gefahrenpotential aus.
In bestimmten Branchen mit erhöhten Sicherheitsstandards ist die Nutzung von eMails sogar bereits unzulässig. Stattdessen versenden bspw. Steuerberater an ihre Mandanten eMails mit dem Hinweis, dass die eigentliche Nachricht auf einem speziellen Online-Portal zum Download bereit steht.
In anderen Bereichen wird das Fax als Alternative zur eMail für die rechtssichere Übertragung von Dokumenten genutzt. Faxübertragungen sind aufgrund der mittlerweile üblichen IP-Telefonie jedoch mit erheblichen technischen Problemen verbunden.
von Business Mail zu AS2 – spezielle Lösungen für den Geschäftsdatenaustausch
Insbesondere große Unternehmen verwenden für die Übertragung elektronischer Daten (EDI) seit jeher spezielle Systeme, wie z.B. Business Mail X.400 von der Telekom, und fordern den Einsatz derartiger Lösungen auch von Ihren Geschäftspartnern. Aufgrund des zunehmend zeitnah erforderlichen Datenaustausches wird das Preismodell der Telekom, bei dem jeder Abruf des X.400-Postfachs kostenpflichtig ist, jedoch den zukünftigen Anforderungen an Echtzeitverarbeitung nicht mehr gerecht.
Viele Unternehmen stellen daher ihren Geschäftsdatenaustausch auf AS2 um. AS2 ist ein modernes und leistungsfähiges Protokoll, das speziell für geschäftliche Datenübertragungen über das Internet entwickelt wurde. Das AS2-Protokoll erfüllt im Gegensatz zu anderen Übertragungsstandards den Beweis der Revisionssicherheit mittels automatischer Empfangsbestätigung per Definition.
Die Einrichtung von AS2 ist leider recht anspruchsvoll, da ein Webserver benötigt wird, der über einen Port aus dem Internet erreichbar sein muss. Nicht jeder Systemadministrator ist bereit, diesen in der Firewall freizugeben. Außerdem steigt mit zunehmender Anzahl an Kommunikationspartnern auch der Einrichtungs- und Pflegeaufwand der jeweils gegenseitig auszutauschenden Verschlüsselungs-Zertifikate stark an.
Aus diesem Grund wird bei einem der größten deutschen Lebensmittelhändler bereits über einen Rückschritt zu X.400 nachgedacht.
Direktübertragungen über das Internet ohne Zwischenablage in Postfächern und ohne transaktionsbezogene Gebühren sind Voraussetzung für Datenübertragungen in Echtzeit. Für Rechnungen, der klassischsten EDI-Belegart, reicht eine Übermittlung pro Tag. Elektronische Liefermeldungen sollten schneller bei der Warenannahme sein, als der LKW, aber Bestellungen müssen heutzutage bereits nach wenigen Minuten empfangen und bearbeitet werden.
Belegdatenaustausch in Echtzeit
Wirkliche Echtzeitverarbeitung ist dagegen bspw. erforderlich, wenn sich Käufer und Verkäufer während eines Telefonats per Knopfdruck Anfragen und Angebote zusenden und sich die jeweiligen ERP-Systeme im Hintergrund vollautomatisiert synchronisieren.
Das klingt wie Zukunftsmusik, die dazu erforderlichen Softwarelösungen sind aber bereits seit Jahren verfügbar.
moderne Kommunikationslösungen integrieren alle gängigen Kommunikationswege und -methoden
“AS2 Business Mail” ist eine Kommunikationslösung der ediware GmbH und verbindet die Vorteile von preiswerten und einfach einzurichtenden Postfächern mit der Sicherheit des AS2-Protokolls. Erweiterungen für direkte Echtzeit-AS2-Übertragungen mit dem “AS2 Business Gate” sowie Gateways zu anderen Übertragungssystemen wie X.400 oder SFTP machen “AS2 Business Mail” zu einem universellen Werkzeug für sicheren Geschäftsdatenaustausch. Die Postfächer und Gateways werden dabei von den IT-Systemhaus- und Vertriebspartnern der ediware GmbH auf den Kommunikations-Servern des “ddi business communication network” eingerichtet und verwaltet.
Während “AS2 Business Mail” für den Datenaustausch mit anderen AS2-Systemen entwickelt wurde und seit Jahren bei vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen erfolgreich im Einsatz ist, haben die Entwickler der ediware GmbH auf der gleichen technologischen Basis ein universelles Kommunikationssystem für geschäftlichen Daten- und Nachrichtenaustausch aller Art erstellt.
Unter dem Namen “ddimail” wurden alle gängigen Kommunikationswege und -methoden in eine Softwarelösung integriert. Zum Einstieg und für jedes Unternehmen geeignet bietet “ddimail” als Ergänzung und unter Verwendung klassischer eMails file-sharing über einen Online-Speicherbereich sowie eMail-Hosting mit Versand einer Info-eMail mit Downloadzugang zur eigentlichen Nachricht an. Dank integrierter Scan- und Sofortdruck-Funktion ist “ddimail” auch als Alternative zum Fax nutzbar. Aufgrund der integrierten Sicherheitsfunktionen bietet sich “ddimail” als Nachfolger der DE-Mail an. Durch eine zusätzlich interne Ende-2-Ende-Verschlüsselung sind die Daten auch auf den Kommunikationsservern nicht unverschlüsselt zugänglich, so dass hier keine Auftragsverarbeitung gem. DSGVO vorliegt.
genormte und strukturierte Daten
Optional integrierte Belegdaten-Konvertierungsfunktionen ermöglichen die Generierung und Übertragung strukturierter Datenformate, wie z.B. ZUGFeRD/XRechnung.
ddimail im lokalen Netzwerk ist für alle Mitarbeiter über den bestehenden eMail-Client nutzbar
Auf dem lokalen Netzwerkserver (A) wird die ddimail-Client-Software, der sogenannte “b2bconnector” installiert und eine Verbindung zu den Servern des “ddi business communication network” in der Cloud (C) eingerichtet. Über diese Verbindung erfolgt die sichere Datenübertragung gemäß den Spezifikationen des AS2-Protokolls.
Der lokale Netzwerkserver (A) beinhaltet außerdem einen internen eMail-Server, der über eine Schnittstelle mit dem “b2bconnector” verbunden ist, und über den alle Nutzer im Netzwerk (B) über ihre bestehende eMail-Client-Software mit allen anderen Mitarbeitern in den per “ddimail” angebundene Unternehmen Daten und Nachrichten austauschen können. Auch kann der eMail-Server für den internen Nachrichtenautausch zwischen den Mitarbeitern (B) im Unternehmensnetzwerk genutzt werden.
Belegdaten in strukturierten Formaten (EDI-Daten) werden direkt oder mittels Konverter an die ERP-Systeme (E) übergeben bzw. von dort empfangen.
Als Alternative zum Fax können Papierbelege über die scan&send-Funktion als PDF übertragen und mittels Sofortdruck beim Empfänger ausgedruckt werden (D).
Damit bietet “ddimail” eine Alternative zur klassischen eMail in einem durch die gegenseitige Registrierung geschlossenen Nutzerkreis. Das verhindert Spam und ermöglicht die sog. Dunkelverarbeitung ohne manuelle Eingriffe, wie bei EDI üblich, die sofortige Ausgabe auf einem Drucker, wie per Fax oder die manuelle Bearbeitung im bestehenden eMail-Client, wie Outlook oder Thunderbird. Einfach über ein zusätzliches Konto neben den “normalen” eMails.
Die ediware GmbH entwickelt Lösungen für den standardisierten digitalen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen.
Bereits seit 2001 entwickelt das Team der ediware GmbH unter dem Namen esc/e e.K. einfache und preiswerte EDI-Lösungen insb. für kleinere Unternehmen, die mit ihren meist größeren Kunden Belegdaten in standardisierten Formaten auf elektronischem Wege austauschen möchten oder müssen.
Mit der Entwicklung innovativer Datenübertragungslösungen auf Basis des modernen Übertragungsstandards AS2 erschlossen sich praktisch alle Unternehmen als Zielgruppe für die universell nutzbaren Produkte, so dass der weitere Betrieb unter dem Dach einer GmbH gestellt wurde.
Wichtige Grundlage für den Erfolg der ediware GmbH war und ist die Zusammenarbeit mit den IT-Partnern vor Ort, mit dem Systemadministrator für die technische Einrichtung sowie dem ERP-Partner für die Übergabeschnittstellen zwischen den Systemen. Jeder Spezialist bleibt verantwortlich für seinen Fachbereich. Die Neutralität und Unabhängigkeit gegenüber Fremdprodukten macht die ediware GmbH zu einem zuverlässigen Geschäftspartner.
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Thomas Haarmeyer
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