Die Regeln für die Nutzung und den Umgang mit E-Mails am Arbeitsplatz sind ein Dauerbrenner in vielen Unternehmen. Wichtige Fragen, die in diesem Zusammenhang geklärt werden müssen, sind zum Beispiel: Haben die Kollegen untereinander Zugang zu ihren elektronischen Postfächern? Dürfen die Accounts anderen Kollegen zugänglich gemacht werden, wenn ein Mitarbeiter gekündigt hat? Wie ist der SPAM-Filter eingerichtet, um unerwünschte Massen-E-Mails auszusortieren? Wird überprüft, auf welchen Seiten sich die Mitarbeiter im Internet bewegen?
Es gibt zwar einzelne Urteile von Arbeitsgerichten zur E-Mail- und Internet-Nutzung von Mitarbeitern, es hat sich jedoch noch keine einheitliche Rechtsprechung herauskristallisiert, die die Kontrollbefugnisse von Arbeitgebern eindeutig klärt. Die entscheidende Frage im Unternehmen ist: Will man die private Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz zulassen oder nicht? Wer die dienstliche Nutzung dieser Medien erlaubt und den privaten Gebrauch untersagt, kann Kontrollen seiner Mitarbeiter durchführen. Allerdings müssen diese sich nach den Vorschriften des Betriebsverfassungs- und des Arbeitsrechts richten. Dafür ist meist eine Zustimmung der Mitarbeitervertretung notwendig.
Verbietet ein Unternehmen die private E-Mail- bzw. Internetnutzung, dürfen die elektronischen Postfächer der Mitarbeiter auch in deren Abwesenheit oder nach deren Kündigung geöffnet oder gelöscht werden. Zulässig sind auch die Einrichtung von SPAM-Filtern und der Zugriff von Administratoren auf einzelne Mails sowie die Reglementierung und Kontrolle für die Nutzung des Internets.
Diese Möglichkeiten sind jedoch durch die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bei Personen mit einer besonderen Vertrauensstellung wie z. B. Betriebsräten, dem Datenschutzbeauftragten, dem Schwerbehindertenobmann oder dem Betriebsarzt stark eingeschränkt. Auf die Daten ihrer E-Mails ist der Zugriff durch andere Personen verwehrt bzw. deren Inhalte geschützt.
Wer die private Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz erlaubt, wird im Sinne des Telekommunikationsgesetzes automatisch zu einem Dienste-Anbieter und hat somit den Status eines Freemail-Dienstes oder Internetproviders. Das Unternehmen unterliegt dann dem Fernmeldegeheimnis nach § 88 des Telekommunikationsgesetzes. Dies umfasst den privaten Telefonverkehr und den Inhalt des Internetverkehrs. Wer gegen diese Pflicht verstößt, kann mit einer Geld- oder einer Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren belegt werden. Bei Krankheit eines Mitarbeiters dürfen die Kollegen nicht auf dessen Postfach zugreifen, da sich die private E-Mail-Kommunikation nicht unbedingt von der geschäftlichen trennen lässt. Auch beim automatischen Virenscanning von E-Mails dürfen keine Inhalte zur Kenntnis gelangen.
Das allgemeine Persönlichkeitsrecht bleibt uneingeschränkt, deshalb sind Betriebsvereinbarungen, die das Fernmelderecht einzugrenzen versuchen, meist wirkungslos. Wer die Nutzung privaten Surfens im Internet erlaubt, darf nur in einem sehr engen Rahmen eine Kontrolle durchführen. Personenbezogene Auswertungen über die Internetnutzung einzelner Mitarbeiter sind beispielsweise unzulässig. Eine Protokollierung bedarf in jedem Fall der Zustimmung der Mitarbeitervertretung. Ein Unternehmen, das keine klaren Regeln über die private Nutzung von E-Mail und Internet trifft und deren Gebrauch duldet, führt nach sechs Monaten den Zustand der “betrieblichen Nutzung” ein, die indirekt eine Erlaubnis zur privaten Nutzung mit einschließt.
Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der RWTH und FH Aachen für Unternehmensgründung und Soft Skills, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule.
Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.
Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung zwei Schwerpunkte an: Firmentrainings und Business-Coaching.
Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie \\\\\\\”Bestes Seminarkonzept\\\\\\\”, 2012 einen Unternehmerpreis und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.
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