Studie von Iron Mountain und der International Data Corporation (IDC) zeigt, dass Datenarchive eine kaum beachtete Geschäftschance für viele Unternehmen darstellen; Unternehmen könnten 9 Millionen Eur
Unternehmen aller Größen und aller Branchen ersticken in Daten und sind kaum dazu in der Lage, Data Mining in ihren Datenarchiven zu betreiben, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, die letztendlich die Geschäftsergebnisse verbessern können. Ein kleiner Teil der Unternehmen nutzt in der Tat seine Datenarchive, was sich pro Unternehmen zu einem Umsatzplus von 9 Millionen Euro auf Grund rationalisierter Abläufe in der IT und im Kundenservice summieren kann. Dies zeigen die Studien-Ergebnisse [1] des Whitepapers “Durchblick im Datendschungel: Die Wiederentdeckung des Datenarchivs”, das heute von Iron Mountain veröffentlicht wurde.
Die vollständigen Ergebnisse der Studie sind unter folgendem Link einsehbar: www.ironmountain.de/DatenNeuDefiniert
Die IDC-Studie offenbart, dass Unternehmen, die über einen ausreichend definierten Datenarchivierungsprozess verfügen, über zwei verschiedene Wege Wertschöpfung betreiben können: erstens dank Kosteneinsparungen und zweitens durch Mehrerlöse dank der Monetarisierung von Archiven. Auf der Sparseite hat mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen in der Vergangenheit 0,8 Millionen Euro oder mehr durch Risikominimierung und Vermeidung von Rechtsstreitigkeiten einsparen können – die obersten 21 Prozent der befragten Unternehmen berichten sogar von Einsparungen in Höhe von 9 Millionen Euro. Auf ähnliche Weise gewannen 44 Prozent der Unternehmen 0,8 Millionen Euro oder mehr durch Rationalisierungen im Bereich Betriebs- oder Kapitalkosten. Auch hier berichteten die obersten 18 Prozent von Einsparungen in Höhe von 9 Millionen Euro.
Viel bemerkenswerter ist jedoch die Fähigkeit eines Unternehmens, neuen Umsatz aus einem effektiv verwalteten Datenarchiv zu generieren. Während 39 Prozent der befragten Firmen von zusätzlichen 0,8 Millionen Euro oder mehr profitierten, erreichten die Top-15-Unternehmen mehr als 9 Millionen Euro. Im Durchschnitt ergab sich für die befragten Unternehmen ein Plus von 6,7 Millionen Euro an zusätzlichen Einnahmen aus ihrem Datenarchiv.
Unternehmen lassen Potenziale ungenutzt
Obwohl noch viel Potenzial ungenutzt bleibt, glaubt die Mehrheit der Unternehmen (76 Prozent), dass sie den Wert ihrer Archive bereits optimal nutzt. Dies macht das Thema Datenarchivierung zu einem “blinden Fleck” für Führungskräfte. Geschäftsanalysen sind eine entscheidende Methodik, um zusätzlichen Umsatz durch besseres Marktverständnis, Produktinnovationen und Weiterentwicklungen im Kundendienst zu generieren. Doch nur 38 Prozent der Unternehmen nutzen ihre Archive für Geschäftsanalysen.
Von den 24 Prozent der befragten Unternehmen, die bestätigen können, ihre Archive effektiver zu nutzen, nehmen fast drei Viertel an, sie könnten einen doppelt so hohen Mehrwert wie heute generieren. Ein Viertel glaubt sogar an einen möglichen fünffachen Wert oder mehr.
“Bei der Datenarchivierung geht es nicht mehr nur um die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Regeltreue. Die Studie zeigt, dass sich echte finanzielle Vorteile durch die Implementierung einer effektiven Datenarchivierungsstrategie ergeben könnten. Um einen echten Nutzen aus Geschäftsinformationen zu gewinnen, müssen Unternehmen zunächst einen kritischen Blick auf ihr Daten-Management-Programm werfen. Sogar für Unternehmen mit weit fortgeschrittenen Datenarchivierungsprozessen bieten sich Kosteneinsparungen und zusätzliche Einnahmequellen.”, meint Eileen Sweeney, Senior Vice President und General Manager, Data Management, Iron Mountain, zu den Studien-Ergebnissen.
Sean Pike, Program Director, eDiscovery und Information Governance Research, IDC, fügt hinzu: “Es besteht eine echte Diskrepanz zwischen der Wertschöpfung, von der Unternehmen glauben, sie aus einem Archiv zu ziehen und potentiellen Einnahmen, die sie durch einfache, effektive Verwaltung ihrer Daten gewinnen können. Unternehmen aller Größen und Branchen könnten jedoch eine Umsatzsteigerung sowie Kosteneinsparungen erzielen, wenn sie sich näher mit ihren Archiven befassen. In der heutigen von Informationen bestimmten Wirtschaft, in der Erfolg und Misserfolg schlussendlich davon abhängen, wie effektiv Unternehmen ihre Daten verwalten und wie schnell sie auf Basis dieser handeln, ist dies besonders kritisch.”
Um Unternehmen dabei zu helfen, die Kluft zwischen Wahrnehmung und Wirklichkeit zu schließen, empfehlen Iron Mountain und IDC die Implementierung der folgenden Prozesse:
o Ein Chief Data Officer sollte eingestellt sein, um mehr Kontrolle über das Datenarchiv zu erlangen und einen Mehrwert aus den Daten zu generieren. Dieser sollte eng mit dem Chief Operating Officer (COO) und Chief Information Officer (CIO) zusammenarbeiten, um gemeinsam langfristige Geschäfts- und Datenstrategien festzulegen.
o Es sollten “Informationslandkarten” über alle Datenquellen und Aufbewahrungsorte (und deren Wert) innerhalb des Unternehmens angelegt werden.
o Eine ganzheitliche Archivierungsstrategie sollte umgesetzt werden, die sich mit Datenaufbewahrungsfristen, Anwendungsfällen, dem Wert der Daten, notwendigen Zugängen sowie Archivkosten befasst.
o Unternehmen sollten in Betracht ziehen, mit einem Drittanbieter zusammen zu arbeiten, der spezifisches Know-how besitzt, um die Archivierungslösung des Unternehmens zu optimieren. Dies entlastet einerseits die IT und andererseits werden so interne Ressourcen freigesetzt, damit man sich auf strategische und innovative Tätigkeiten konzentrieren kann.
Weitere wichtige Studienergebnisse:
o Mehr Daten, mehr Probleme: Die meisten Unternehmen unterhalten sechs oder mehr elektronische Archive, die eine Reihe von strukturierten und unstrukturierten Daten speichern.
o Richtige Prozesse machen alles einfacher: Erstaunlichen 88 Prozent der Unternehmen fehlt ein einheitliches Verfahren für die Archivierung aller Datentypen, was die Identifikation und den Zugriff auf Daten, wenn sie benötigt werden, erheblich erschwert.
o Unternehmen geraten in Panik, wenn man sie mit Big-Data konfrontiert: Ohne ein strukturiertes Verfahren und Druck von oben zur Implementierung von Big-Data-Programmen archivieren mehr als 40 Prozent der Unternehmen einfach die Gesamtheit ihrer Daten und entgehen damit vermeintlich der Investition von Zeit und Ressourcen, die für die Daten-Selektion nötig wäre.
o Unklare Archivierungsprozesse machen Daten unbrauchbar: Im Laufe der Zeit entsteht ein regelrechter “Daten-Sumpf” wenn Firmen ungefiltert jegliche Daten archivieren. Das hat zur Folge, dass das schnelle Auffinden von Daten schier unmöglich wird. Konträr dazu stehen die von vielen Unternehmen angestrebten “Daten-Seen”, die mithilfe einer kristallklaren Datenarchivierungsstrategie zum schnellen und einfachen Informationsabruf umgesetzt werden können.
[1] IDC im Auftrag von Iron Mountain. IDC befragte 1.011 in der Datenarchivierung tätige Manager in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern in den Branchen Finanzen/Banken, Fertigung, Gesundheitswesen, Einzelhandel/Großhandel, Dienstleistungen, Medien/Telekommunikation, IT, Bildung/Staat sowie Bau/Verkehr/Energie/Versorgung. Teilnehmer-Länder sind Deutschland, die Vereinigten Staaten, Kanada, das Vereinigte Königreich, Frankreich, Spanien, die Niederlande und Australien. Die Befragten stammen aus den IT, Recht/Compliance sowie anderen Geschäftssparten. Sie wurden über ihre gegenwärtigen Archivierungsstrategien und -prozesse und den Geschäftswert ihrer Datenarchive befragt. Außerdem erkundigte man sich darüber, wie zufrieden sie mit dem Zugang zu archivierten Informationen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen sind.
Weitere Informationen zu den Dienstleistungen von Iron Mountain finden Sie hier: http://www.ironmountain.de.
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Iron Mountain ist ein führender Dienstleister für Lösungen im Bereich Informationsmanagement. Die mehr als 1.000 gesicherten Archivcenter des in 36 Ländern tätigen Unternehmens umfassen 6 Millionen Quadratmeter. Iron Mountain kümmert sich um die Archivierung, Sicherung, Verwaltung und Wiederherstellung von physischen und digitalen Firmenunterlagen, Daten und Datenträgern, um Organisationen bei der Compliance-gerechten Aufbewahrung ihrer Dokumente, der Reduzierung ihrer Lagerkosten und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen. 1951 gegründet, speichert und sichert Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter Geschäftsdokumente, Backup-Bänder, elektronische Akten und medizinische Daten.
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