Heidler Kommunikationssysteme unterstützt Druckmaschinen-Hersteller mit Software und individueller Dienstleistung
Hünstetten, im Juni 2013. Einen neuen Rekord erreichte das Hotelmanagement-System der Heidler Kommunikationssysteme GmbH : Mehr als 30.000 Hotelübernachtungen verwaltete die Heidelberger Druckmaschinen AG über die Software des Unternehmens. Gleichzeitig ergaben sich Synergien in der Messe-Einsatzplanung, weil die Mitarbeiterdaten nicht doppelt erfasst werden mussten. Heidler Kommunikationssysteme realisiert schon seit vielen Jahren die Kommunikationsinfrastruktur auf den Messeständen von Heidelberg. Seit 2008 verantwortet der Dienstleister auch das gesamte Hotelmanagement für Standpersonal und Kunden zur drupa, der weltgrößten Fachmesse der Druckbranche in Düsseldorf. Dabei werden alle internen Buchungsvorgänge bei Heidelberg dezentral über das Hotelmodul der Software WebConnect von Heidler abgewickelt. Die tatsächliche Buchung der Zimmerkontingente und die Verhandlung der Preise übernimmt hierbei der zentrale Einkauf des Unternehmens in Deutschland. Damit erhalten die weltweit 170 Niederlassungen größtmögliche Flexibilität, gleichzeitig spart der Konzern aber Kosten, und die Buchung folgt den Unternehmensprinzipien.
Das WebConnect Hotelmodul verfügt über eine webbasierte Oberfläche, die optisch und inhaltlich individuell auf den Kunden zugeschnitten wird. Alle Zimmeroptionen werden direkt in der Software abgebildet, so dass Buchungen einfach und selbsterklärend sind. Marcus Heidler, Geschäftsführer von Heidler Kommunikationssysteme, erklärt den Prozess: “Die Buchungsbeauftragten von Heidelberg in den Regionen können bis vier Wochen vor der Messe ihre Zimmerkontingente frei verteilen. Dazu müssen sie im Hotelmodul nur die korrekten und vollständigen Daten des Mitarbeiters oder des Kunden eingeben. Aus diesen Informationen generieren wir individuelle Buchungslisten für jedes der 60 Hotels.” Änderungswünsche, die noch kurz vor der Messe auftauchen, werden direkt mit dem Serviceteam von Heidler geklärt und akribisch dokumentiert.
Ulrich Börger, Leiter Messen und Events bei Heidelberg, sieht hier eine besondere Stärke des Dienstleisters: “Als weltweit tätiges Unternehmen kommen Änderungswünsche aus allen Zeitzonen, selbst während die Messe schon läuft. Die Kombination aus leistungsfähiger Software und der individuellen Unterstützung durch Heidler-Mitarbeiter funktionierte auch bei der drupa 2012 hervorragend.” Darüber hinaus schätzt er die Synergie-Effekte der ganzheitlichen Kommunikationslösung: Die Daten, die im Hotelmanagement-Tool von den lokalen Buchungsbeauftragten eingetragen werden, nutzt das Unternehmen auch für die Einsatzplanung auf der Messe. Damit müssen diese Informationen nicht doppelt gepflegt werden, und die Verknüpfung zu den gebuchten Hotels ist schon vorhanden. Dem Staff-Management erleichtern korrekte Kontaktdaten bei täglich 1.400 Mitarbeitern auf dem 6.500 Quadratmeter großen Messestand die Kommunikation signifikant.
Bei einem Projekt dieser Größenordnung mit 30.000 gebuchten Übernachtungen spielt die korrekte Abrechnung der einzelnen Hotels eine wesentliche Rolle. Auch diese Überprüfung zählt zu den Aufgaben von Heidler Kommunikationssysteme. Anhand der detaillierten Listen, die das Hotel-Modul generiert, überprüft das Unternehmen die korrekte Rechnungsstellung der Hotels. Nach Abschluss der Prüfung werden die Kosten für die Hotelzimmer über die Software den einzelnen Niederlassungen zugeordnet und können dann vom Mutterkonzern in Rechnung gestellt werden.
Die Heidler Kommunikationssysteme GmbH wurde 1992 als Einzelunternehmung gegründet und ist heute führender Anbieter im Bereich von integrierten Kommunikationssystemen auf Messen, Events und Ausstellungen. Das Unternehmen sorgt durch Bereitstellung und intelligente Vernetzung der Infrastruktur dafür, dass seine Kunden während der Veranstaltung vor Ort professionell kommunizieren können. Von Messeinformations- und Managementsystemen über Telefon und Rufanlagen bis hin zu PCs, Laptops, Kiosksysteme, Multimediasäulen und Digital Signage wird ein umfassendes Sortiment angeboten. Die Anwendungsmöglichkeiten der Heidler-Produkte sind nahezu grenzenlos. Neben der benötigten Soft- und Hardware zeichnet sich das Unternehmen durch eine qualifizierte Beratung, erfahrene Techniker sowie zuverlässige Vor-Ort-Unterstützung in höchster Qualität aus.
Als zweites Standbein neben den Infrastrukturlösungen gehört die Unterbringung des Standpersonals zum Leistungsumfang des Unternehmens. Die Hotelverwaltung ist als Modul in die Gesamtlösung von Heidler integriert. Daneben erbringt Heidler Kommunikationssysteme einen Full-Service von der Recherche von Unterbringungsmöglichkeiten über Preisverhandlungen und Verwaltung der Hotelkontingente bis zur Überwachung von Stornierungs- und Umbuchungsfristen sowie der Rechnungskontrolle und Differenzklärung.
Heidler Kommunikationssysteme beschäftigt 15 Mitarbeiter am Standort Hünstetten im Taunus. Zu den Referenzkunden gehören u.a. BMW AG, Daimler AG, EADS N.V., Hansgrohe AG, Heidelberger Druckmaschinen AG, Liebherr International Deutschland GmbH, Rittal GmbH & Co. KG, Schüco International KG, Tetra Pak GmbH & Co. KG und Wirtgen GmbH.
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