Wie viele Tasks kann man an einem Scrum Board steuern? Die Aufgabemenge, die in einen Scrum-Sprint eingesteuert werden soll, ist eine wichtige Fragestellung, die das ganze Team involviert.
Zwischen Überlastung und Unterauslastung zu balancieren erweist sich oft als kritischer Erfolgsfaktor bei der Bearbeitung von Aufgaben. Ein Übermaß an Tasks kann zu Verzögerungen im Bearbeitungsprozess führen. Das führt in Team Meetings zu immer mehr Diskussionen über unerledigte Aufgaben und Fertigstellungstermine. Dies kann schnell die Motivation des Teams senken.
Auf der Gegenseite führt eine zu geringe Anzahl an Scrum Karten mit vermerkten Aufgaben zur Verlangsamung des Projektfortschritts. Die Bearbeitungsdynamik der Scrum Methode zieht sich hin und die Fokussierung des Teams für das Projektziel schwindet.
Eine universell gültige Lösung existiert für diese Problemstellung nicht. Das Ziel ist jedoch, sich diesem Punkt so gut es geht anzunähern.
Um die Anzahl der erfassten Tasks systematisch zu steuern, haben wir einen Zwischenschritt auf dem Scrum Board eingebaut. Dafür haben wir die wöchentlich zur Verfügung stehenden Stunden festgehalten und darauf basierend die Anzahl der Aufgaben strukturiert und begrenzt.
So haben wir drei Zeitkategorien für unsere Aufgaben definiert:
1. Weniger als 5 Minuten
2. Weniger als 1 Stunde
3. Mehr als 1 Stunde
Mit dieser Klassifizierung legen wir die Anzahl der Tasks für unser Scrum System fest. Neue Aufgaben werden nur dann hinzugefügt, wenn eine passende Karte verfügbar ist. Zur besseren Übersicht haben wir eine Plan-Log-Spalte mit visueller Unterteilung eingeführt. Diese zeigt die Verfügbarkeit der Karten an.
Diese Modifikationen in unserem Scrum Prozess führte auch zu kritischen Momenten bei der Abarbeitung. Gleichzeitig haben wir auch schrittweise die Anzahl der Karten an die gewonnenen Einsichten und Erfahrungen angepasst.
Als Fazit hat sich diese Umstellung in der Praxis bewährt. Die visuellen Elemente und eine regulierte Kartenanzahl auf dem Scrum Board haben uns dabei unterstützt, unseren Abarbeitungsprozess besser an die verfügbaren Kapazitätsressourcen anzupassen.
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