Neue Version von WoWi c/s jetzt SEPA-fähig
Planegg, 21.08.2013. Der Countdown für SEPA (Single Euro Payments Area) läuft – höchste Zeit für Wohnungsgesellschaften und -genossenschaften, die Umstellung in Angriff zu nehmen. Mit Dienstleistungen und Softwareunterstützung erhalten Haufe Kunden jetzt umfassende Hilfe. So verfügt die wohnungswirtschaftliche ERP-Software WoWi c/s in ihrer aktuellen Version bereits über alle Funktionalitäten, die den SEPA-Standard unterstützen. Dass die Umstellung mit WoWi c/s damit völlig reibungslos verläuft, zeigt das Pilotprojekt der Baugenossenschaft Wangen im Allgäu eG.
Ab Februar 2014 löst die SEPA-Lastschrift die nationalen Lastschriftverfahren in den Euro-Ländern endgültig ab. Alle Unternehmen, die Zahlungen elektronisch abwickeln, sind gefordert, ihre Zahlungsprozesse an die Anforderungen anzupassen. Die Vorbereitung der Umstellung auf SEPA erfordert zahlreiche vorbereitende Maßnahmen – ein zeitiger Beginn ist empfehlenswert.
Gespräche mit der Hausbank vor der Umstellung sind unvermeidlich. Zahlreiche Stammdaten sind anzupassen. So sind alle Bankverbindungen in das neue Format IBAN/BIC umzurechnen. Der Antrag auf Vergabe der obligatorischen Gläubiger-Identifikationsnummer erfolgt ausschließlich über www. glaeubiger-id.bundesbank.de. Die Beantragung ist für alle juristischen Personen erforderlich, dementsprechend von den Unternehmen ebenfalls zu organisieren.
Die Pre-Notification stellt eine Vorabankündigung dar, die den Mieter, Eigentümer und Geschäftspartner darüber informiert welcher Betrag, zum Beispiel für die Miete, zukünftig – im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens – zu einem bestimmten Termin von seinem Konto abgebucht wird. Voraussetzung für die Abbuchung ist eine Ermächtigung, das sogenannte SEPA-Lastschriftmandat.
Die wohnungswirtschaftliche ERP-Software WoWi c/s, die von zahlreichen Wohnungsgesellschaften und -genossenschaften eingesetzt wird, ist seit dem Release 3.07 (Update Juli 2013) mit sämtlichen Funktionen für die SEPA-Umstellung ausgestattet. So migriert das Programm aus bestehenden Lastschriftermächtigungen automatisch SEPA-Mandate mit ihren Mandatsreferenzen und generiert die entsprechenden Informationsschreiben an alle Geschäftspartner wie zum Beispiel die Mieter und Eigentümer.
Mit der Komfortfunktion Export-/ Import von Bankverbindungen können Bankleitzahl und Kontonummer zuvor komfortabel in das neue Kontoformat IBAN/BIC umgerechnet werden. Selbst bei großen Datenbeständen stellt dies kein Problem dar. Bis zur tatsächlichen Umstellung wird das neue Format parallel oder alternativ zur derzeit noch gültigen Bankverbindung verwendet bzw. angezeigt. Während der Migrationsphase ist auch die Sollstellung wahlweise im Datenträgeraustauschformat DTAUS- oder schon im SEPA-Format (XML) möglich. Die gesamte Mandatsverwaltung inklusive Archivierung mit WoWi c/s lässt sich somit nicht nur zeitsparend, sondern auch rechtssicher bewältigen.
Erste Wohnungsunternehmen haben ihre Prozesse bereits mit WoWi c/s an SEPA angepasst. So wie die Baugenossenschaft Wangen im Allgäu e.G., die seit Jahren erfolgreich mit der ERP-Software von Haufe arbeitet. Rund 4.200 Einzugsermächtigungen mussten bei dem Pilotkunden auf SEPA-Mandate umgestellt werden, was technisch problemlos lief, wie Genossenschaftsvorstand Christoph Bührer bestätigt. Auch der Aufwand für die Anschreiben an die Mieter und weiteren Geschäftspartner – mehr als 2.000 Briefe waren nötig – hielt sich dank des Einsatzes von WoWi c/s stark in Grenzen.
Trotzdem ist anzuraten, für das Umstellungsprojekt eine angemessene Vorlaufzeit einzuplanen. “Der erste SEPA-Lastschrifteinzug sollte nicht gerade im Februar 2014 erfolgen, sondern bereits einige Monate früher, um Probleme frühzeitig erkennen und beheben zu können”, erklärt Bührer. Die Erfahrung des Pilotkunden zeigte, dass bei der automatisierten Umstellung “historische” Fehler in den Kontonummern aufgedeckt wurden. Zudem liefen Rückfragen zu der den meisten Mietern und Geschäftspartnern unbekannten SEPA-Themen auf, für deren Klärung entsprechend Zeit benötigt wurde.
Mag SEPA für viele Verantwortliche in der Wohnungswirtschaft vor allem nach bürokratischem Aufwand ohne Nutzen klingen – denn in erster Linie geht es ja um die Erleichterung des internationalen Zahlungsverkehrs – sieht Bührer auch Vorteile. So sei es nun zum Beispiel nicht mehr möglich, Änderungen der Kontoverbindung einfach telefonisch abzuwickeln. Dass das Mandat zum Lastschrifteneinzug vom Kunden schriftlich erteilt und archiviert werden müsse, bringt mehr Ordnung in die Dokumentation.
Um Unternehmen, die das Thema bislang gemieden haben, die SEPA-Umstellung zügig zu ermöglichen, bietet Haufe umfassende Services an. Die Webseite SEPA-Immobilien Haufe www.haufe.de/realestate/sepa beispielsweise bündelt FAQs speziell für Wohnungsunternehmen und Immobilienverwalter. Softwarekunden von Haufe finden unter dem Menüpunkt “Software” alles über die neuen SEPA-Funktionalitäten des in von ihrem Unternehmen eingesetzten Programms, mit Verfügbarkeitsterminen, neuen Modulen und speziellen FAQs.
Fazit: Wer auf Know-how und Technik von Haufe setzt, kann dem SEPA-Stichtag gelassen entgegensehen.
Haufe Gruppe
Die Haufe Gruppe steht für integrierte Arbeitsplatzlösungen zur erfolgreichen Gestaltung von Unternehmensprozessen. Sie ist eines der deutschlandweit führenden Medien- und Softwarehäuser für Fachinformationen und -portale, (Cloud Computing-) Applikationen, eProcurement, Online-Communitys sowie Personal- und Organisationsentwicklung. Aus den Kernbereichen eines erfolgreichen Verlags- und Softwaregeschäftes hat sie sich zu einem umfassenden Lösungsanbieter digitaler und webbasierter Angebote entwickelt.
Das Freiburger Unternehmen beschäftigt über 1.250 Mitarbeiter im In- und Ausland. Die Haufe Gruppe verfolgt eine internationale Wachstumsstrategie, die durch das heutige Produktportfolio getragen und aufgrund der erfolgreichen wechselseitigen Nutzung der jeweiligen Kernkompetenzen und Stärken der einzelnen Unternehmen und Marken ausgebaut wird. So konnte die Unternehmensgruppe trotz eines schwierigen Markt- und Konjunkturumfeldes im Geschäftsjahr 2012 (Juli 2011 bis Juni 2012) einen Umsatz von über 237 Mio. Euro erzielen (Vorjahr über 215 Mio. Euro).
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