In einer angemessenen Finanzberichterstattung ist die sachgerechte Berücksichtigung von Geschäftsvorfällen und die Genehmigung aufgezeichneter Geschäftsvorfälle ebenso unabdingbar wie das Aufdecken betrügerischer Handlungen. Unternehmen sind im Rahmen des Sarbanes Oxley-Aktes (SOX) explizit dazu verpflichtet, Nachweise und Dokumentationen für externe Prüfer zu erstellen. Zum heutigen Zeitpunkt werden die Vorschriften und internen Kontrollen vor allem manuell umgesetzt. Diese Vorgehensweise wird zwar den gesetzlichen Pflichten gerecht, ist aber für die Unternehmen mit einem großen Aufwand verbunden. Die manuelle Dokumentation der Abläufe erfolgt nur langsam. Aktuelle Daten sind nicht sofort und auf Knopfdruck abrufbar, sondern müssen kleinteilig zusammengestellt werden. So sind im Ernstfall trotz des hohen betriebenen Aufwandes die Abläufe oft nicht jederzeit nachvollziehbar, wie vom Gesetz eigentlich vorgeschrieben.
Mit der neuen Lösung zur Optimierung und Automatisierung interner Kontrollsysteme lässt sich der Aufwand zur Umsetzung und Überwachung eines IKS erheblich reduzieren – während gleichzeitig die Sicherheit steigt und gesetzliche Auflagen leichter erfüllt werden können. Darüber hinaus erlaubt die neue Lösung auch die Automatisierung der Kontrollaktivitäten. Abweichungen können durch das System frühzeitig erkannt und eskaliert werden, so dass die Verantwortlichen deutlich früher reagieren können. “Klassische Anwendungen wie das CRM- oder das ERP-System als Verwalter aller digitalen Geschäftsdaten sorgen im besten Fall dafür, dass alle Mitarbeiter auf diese Daten schnell zugreifen können”, kommentiert Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter bei Inspire Technologies. “Doch häufig ist das nicht ausreichend, um komplexe Geschäftsprozesse zu überprüfen und zu optimieren. Anders als bei einer fest verdrahteten Individuallösung orientiert sich der BPM-Lösungsansatz an einem immer stärker werdenden Trend zur prozessorientierten Unternehmensorganisation. Organisatorische oder durch den Markt erforderliche Veränderungen können so jederzeit in das BPM-System eingepflegt werden. Gleichzeitig sorgt die prozessorientierte Sicht für erhöhte Transparenz und dementsprechend mehr Sicherheit in den Geschäftsprozessen. Die Königsklasse im Bereich IKS ist die Automatisierung der häufig kosten- und zeitaufwendigen manuellen Kontrollaktivitäten. So war es keine Überraschung, dass ein internationales Unternehmen wie die Metro-Tochter MIAG schon vor einigen Jahren ein Projekt startete, um die gesamten Zahlungsströme unabhängig zu überwachen. Die MIAG gehört bereits seit 2010 zu den zufriedenen Kunden der mit dem Partner PMC Informatik entwickelten Lösung.”
Die Features im Überblick:
• Zentrale Web-Plattform zum Verwalten von Risiken und Kontrollaktivitäten
• Laufende und lückenlose Überwachung sicherheitsrelevanter Prozesse
• Manuelle Überwachung ist durch revisionsunterstützte Prozesse nicht mehr notwendig, Kontrolllücken werden automatisch geschlossen
• Automatische Eskalation sorgt für eine gesteigerte Reaktionszeit im Unternehmen und im Ernstfall für mehr Handlungsspielraum
• Jederzeit aktuelle Auskunft auf Knopfdruck mit Ampelstati und Reports
• Das IKS-Cockpit unterstützt durch ein Ampelsystem die Überwachung der Prozesse
• Schnittstellenadapter zu Banken sind in der Lösung bereits vorhanden
Um sicherzustellen, dass für jedes Unternehmen die richtige individuelle Lösung gefunden wird, arbeitet Inspire Technologies in der Beratung mit branchenspezifischen Beratern und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zusammen. So werden die Anforderungen und möglichen Risiken fachgerecht analysiert. Unter anderem umfasst die Beratung zudem die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen aus dem Sarbanes-Oxley Act, sowie EU- und nationale Richtlinien.
Mögliche Verfahren sind:
• COSO: wurde 1985 als Plattform für die “National Commission on Fraudulent Financial Reporting” (Treadway Commission) gegründet und wird durch die fünf bedeutendsten US-Organisationen für Kontrolle im Finanz- und Rechnungswesen unterstützt: IIA, AICPA, FEI, IMA und AAA.
• COBIT: erstellt in starker Anlehnung an COSO, um die Integration der IT-Governance in die Corporate Governance zu gewährleisten. Der Anspruch von COBIT ist, das Bindeglied zwischen den unternehmensweiten Steuerungs-Frameworks (COSO) und den IT-spezifischen Modellen (z.B. ITIL, ISO 17799/27002 etc.) zu sein.
• CICA: management-orientiertes Kontrollmodell des kanadischen Institute of Chartered Accountants (CICA) enthält 20 Kontrollkriterien in 4 Gruppen.
“Für die meisten Unternehmen ist das Betreiben und Überwachen eines internen Kontrollsystems heute eine lästige Pflicht”, ergänzt Mucke. “Grundsätzlich sind solche Kontrollmechanismen jedoch sinnvoll und dienen auch der Risikoabwehr im Unternehmen. Wir setzen daher mit unserer praxiserprobten IKS-Lösung auf Optimierung und Automatisierung, damit das Kontrollsystem im Unternehmen so effizient und schnell ist, dass es einen echten Geschäftsvorteil bietet.”
Mehr zur Lösungsbeschreibung: http://www.bpm-inspire.com/loesungen/iks-system/
Mehr zur Metro / MIAG Referenz: http://www.bpm-inspire.com/referenzen/metro-miag/
Inspire Technologies GmbH
Andreas Mucke
Leopoldstraße 1
78112 Sankt Georgen
Deutschland
E-Mail: kontakt@bpm-inspire.com
Homepage: http://www.bpm-inspire.com
Telefon: +49 (0) 7724 85990-10
Pressekontakt
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