Die Software GAEB-Online ist seit Jahren aus dem Markt nicht mehr wegzudenken: Über 5000 überzeugte Nutzer verwenden es für die Kalkulation von Bauausschreibungen. Mit der neuen Version GAEB-Online 2018 gibt es ein weiteres Highlight: Leistungsverzeichnisse und Artikelbeschreibungen im Excel-Format können ganz unkompliziert in ein GAEB-Format konvertiert werden.
Wer viel mit Listen arbeitet, weiß die Dienste von Excel, OpenOffice oder LibreOffice zu schätzen. So ist es kein Wunder, dass auch im Bauwesen mit diesen Programmen gearbeitet wird. Allerdings werden die entsprechenden Daten letzten Endes häufig im GAEB-Format benötigt. GAEB steht für den “Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen” und ist ein dem DIN angegliederter Ausschuss, der sich mit Richtlinien zur Standardisierung im Bauwesen befasst. GAEB dient also dem elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen und den zugehörigen Angeboten. Alle am Bau beteiligten Firmen, Architekten, Handwerker etc. können so die Daten eindeutig verstehen und passend verarbeiten.
Mit GAEB-online 2018 Vorhandenes nutzen
Man braucht das Rad nicht täglich neu zu erfinden, denn die bereits existierenden Excel-, OpenOffice- oder Libre-Office-Listen können sinnvoll weiter verwendet werden. Das Besondere an GAEB-Online 2018 ist nämlich, dass man GAEB-Ausschreibungen per Mausklick in Excel exportieren, dort kalkulieren und die in Excel kalkulierten Preise wieder einlesen kann. Einfacher gehts nicht!
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig:
-Excel-Leistungsverzeichnisse von Architekten und Planern, die in GAEB D81 oder GAEB D83 konvertiert werden sollen.
-Excel-Produktbeschreibungen von Bauproduktherstellern, die in GAEB D81 konvertiert werden sollen.
-Excel-Artikellisten im Bereich des Baustoffhandels, die in GAEB D81 oder GAEB D83 konvertiert werden sollen.
-Excel-Kalkulationen, deren Preise als Angebot in GAEB D84 konvertiert werden sollen.
-Excel-Alternativangebote, die zum Beispiel in als Nebenangebote in GAEB D85 konvertiert werden sollen.
-Excel-Auftragsbestätigungen, die zum Beispiel als Auftrag in GAEB D86 konvertiert werden sollen.
Leichte Handhabung dank Import-Assistent
GAEB-Online 2018 konvertiert mit Hilfe des Import-Assistenten eine Excel-Tabelle in eine GAEB-Datei. Der Import-Assistent sorgt auch dafür, dass verschiedene Optionen zur Verfügung stehen, die sich ganz einfach in drei Schritten einlesen lassen. Beispielsweise kann man das GAEB-LV nach dem Import neu nummerieren, zu den LV-Positionen Einheitspreisanteile definieren oder Zeiteinheiten und Zeitansätze festlegen. Dann wird dem Anwender eine GAEB XML Datei im Format X80 angezeigt. Von dort aus kann die Datei über GAEB-Online 2018 in jedes andere benötigte GAEB-Format der Austauschphasen D81 bis D86, als GAEB 90, GAEB 2000 oder GAEB DA XML gespeichert werden.
Klare Vorgaben – blitzschnelle Umsetzung
Um den festen Spaltenaufbau zu gewährleisten, den die Excel-Datei braucht, wird mit der Installation eine Excel-Musterdatei auf dem Computer installiert, die man als Vorlage nehmen kann. Sie enthält dann alle relevanten Punkte, die für die weitere Verarbeitung benötigt werden, ohne dass man alles noch einmal extra erfassen muss. Ganz gleich, welche Positionsarten zur Anwendung kommen, GAEB-Online 2018 bietet die Möglichkeit, dass alle relevanten Arten unterstützt werden. Der Nutzer kann sowohl Hinweistexte als auch Normalpositionen, Bedarfspositionen mit oder ohne GP, Grundpositionen oder Wahl- bzw. Alternativpositionen aufnehmen – GAEB-Online 2018 ist darauf ausgerichtet, alle diese Faktoren passend zu konvertieren.
Um allen Anwender-Bedürfnissen gerecht zu werden, unterstützt das Programm bei der Konvertierung von Excel in GAEB verschiedene Datenformate. Möglich sind: Excel® ab 2007 (*.xlsx), Excel® 93 bis 2003 (*.xls), OpenOffice® (*.ods), LibreOffice (*.ods) und auch CSV-Dateien (*.csv). Ein weiterer Vorteil der neuen Programmversion ist, dass der Nutzer damit einerseits auf dem neuesten Stand der Technik arbeiten kann, andererseits aber auch Dateien aus Vorgänger-Versionen wie GAEB 2000 und GAEB 90 weiter nutzen kann. Schließlich muss man den Auftraggebern gerecht werden, die u.U. noch mit älteren Versionen arbeiten.
Mit Hilfe einer Musterdatei lassen sich alle Funktionen problemlos testen. Zudem kann man die Musterdatei einfach als Vorlage verwenden und sofort damit arbeiten.
Was ist neu bei GAEB-Online 2018?
Wer sich schon an öffentlichen Ausschreibungen beteiligt hat, weiß, dass vor allem das Ausfüllen der EFB-Preisblätter sehr arbeitsintensiv sein kann. Doch vom Bieter wird verlangt, sie mit dem Angebot als D84 abzugeben. Dank GAEB-Online 2018 lässt sich das Formblatt EFB 223 erzeugen, um die Einheitspreise als Excel-Datei aus dem GAEB-LV aufzugliedern. Bereits existierende Positionen und erfasste Preise können so im Handumdrehen in Excel vervollständigt werden. Der Clou: Der Anwender kann das so erstellte Angebot direkt aus dem Programm heraus als E-Mail versenden, weil GAEB-Online 2018 das richtige Format automatisch erkennt und auswählt.
Problemlos mit den eigenen Excel-Vorlagen arbeiten
Wer gerne mit Excel oder OpenOffice arbeitet, braucht sich also nicht umzustellen: Bereits angelegte Excel-Dateien dienen als Vorlagen für GAEB-Online 2018. Das Programm übernimmt alles, wie es ist, und ergänzt sämtliche LV-Daten und Berechnungsfelder. Das gilt sogar für Kalkulationsgrundlagen. Der Anwender muss nichts Neues lernen. Er verwendet einfach wie gewohnt seine Excel-Tabelle, definiert Platzhalter wie immer, und GAEB-Online 2018 setzt das GAEB-Leistungsverzeichnis ein.
Als Vorlage wird beispielsweise eine Urkalkulation mitgeliefert, um die Möglichkeiten der Arbeit mit GAEB-Online 2018 zu veranschaulichen. Sämtliche enthaltenen Vorlagen können vom Nutzer mittels Excel angepasst werden. Wer möchte, kann aber auch eine völlig neue Vorlage nach eigenen Bedürfnissen selbst erstellen. Auch am Ende des Leistungsverzeichnisses ist GAEB-Online 2018 nochmal behilflich und produziert, wenn nötig, eine Summenzusammenstellung über alle Bereiche des LV. Auch hier hat es der Anwender wieder die Wahl zwischen zwei sinnvollen Optionen: entweder für den Ausdruck ohne Preise oder für ein Angebot mit Preisen.
Interessant ist auch die Möglichkeit, dass Preise aus Excel-Dateien in ein GAEB-LV importiert werden können. So kann man wie gewohnt in Excel kalkulieren, ohne etwas Neues lernen zu müssen, und die Ergebnisse am Ende via GAEB-Online 2018 in die Ausschreibungsunterlagen übertragen. Das ist besonders praktisch, weil in vielen Unternehmen traditionell die Excel-Tabellenkalkulation benutzt wird. Sie wird damit nicht überflüssig, sondern dient als Zwischenschritt für das mit GAEB-Online 2018 erzielte Ergebnis.
Nicht nur für Excel-Anwender ein Gewinn
Um es noch einmal zu betonen: Was für Excel gilt, gilt genau so für die freien Office-Pakete. Wer statt mit Excel lieber mit OpenOffice oder LibreOffice arbeitet, hat die gleichen Möglichkeiten des Imports und Exports von Dateien aus GAEB-Ausschreibungen in das OpenDocument-Format.
Weitere Informationen unter www.gaeb-online.de
Ulrike Braun vertreibt Software rund um das Thema GAEB Ausschreibungen. Die Produkte werden bereits von über 5.000 Kunden zur schnellen Kalkulation zum Beispiel mit MS-Excel® und zur elektronischen Angebotsabgabe im Format GAEB DA84 genutzt.
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