Der Friedrichstadt-Palast hat seine in die Jahre gekommene Personalabrechnungs-Software gegen die Varial World Edition (VWE) ausgetauscht. Die Abrechnung ist dadurch messbar um ein Vielfaches schneller geworden. Die Kultur-Institution kann zudem die teils stark vom Standard abweichenden Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen einfacher in der Software berücksichtigen als vorher. Alle Personalabrechnungsdaten lassen sich auf Knopfdruck in modernen Reportings auswerten.
Die Personalabrechnungs-Software, die der Friedrichstadt-Palast vorher nutzte, kam irgendwann mit den gestiegenen Anforderungen nicht mehr mit. So war z. B. im Rechnungslauf kein paralleles Arbeiten am System möglich und vieles musste manuell und über Excel-Listen erledigt werden. Auch die Bearbeitung der Urlaubs- und Krankendaten ließ sich nicht automatisiert durchführen. Die Bearbeitungszeiten zogen sich unnötig in die Länge und das Arbeiten war unkomfortabel geworden.
Katja Pötzsch, Leiterin des Personalwesens, erklärt: „Als ich 2020 neu in das Unternehmen einstieg, war mein Ziel, die Personalabrechnung weiter zu digitalisieren. Doch über die Altsoftware wäre das nur über teure Zusatzprogrammierung möglich gewesen.“ Doch die Vorstellung einer nur in Teilen modernisierten Individualprogrammierung mit immer wiederkehrenden Folgekosten bei Updates gefiel den Personalerinnen wenig. Da im Haus für die Finanzbuchhaltung, die Kostenrechnung und die Anlagenbuchhaltung bereits die Varial World Edition genutzt wird und dem Personalwesen-Team die Kombination aus einfacher Bedienung, hohem Funktionalitätsumfang und Flexibilität gefiel, hat der Friedrichstadt-Palast auch für die Personalabrechnung auf die VWE umgestellt.
Entscheidend für die Auswahl war die Möglichkeit, viele der Sonderanforderungen bereits über den Standardfunktionalitätsumfang der Software abbilden zu können. Des Weiteren war der Palast auf der Suche nach einem Partner mit einer hohen Problemlösungskompetenz, um etwaige Branchenspezifika in der Software zu hinterlegen. Die Wahl fiel auf die J.M. software solutions GmbH, dem Varial-Vertriebs- und Implementierungspartner für die Varial World Edition.
Seit Januar 2022 arbeitet die Personaler nun mit der neuen Software vom Büro und dem Home Office aus und ziehen nach einem Jahr folgendes Fazit: „Mit der VWE geht alles viel schneller als früher. Die Errechnung der Zuschläge für die Tänzer:innen hat z. B. früher acht Stunden gedauert. Jetzt sind wir in 15 min fertig. Das ist 32 mal so schnell wie vorher“, freut sich Katja Pötzsch. Urlaubs- und Krankendaten sowie EEL, Statistik, Altersteilzeit und Kurzarbeit können nun direkt im System verwaltet werden. Das modernere System hat zudem die Wartezeiten bei der Bearbeitung gen Null reduziert und ermöglicht paralleles Arbeiten.
Die Stammdatenübernahme fiel einfacher aus als vermutet und die vielen verschiedenen Tarife für Künstler:innen, Tänzer:innen, Akrobaten:innen, Musiker:innen und Verwaltungsmitarbeiter:innen waren in kurzer Zeit im System abrufbar. Der Schulungsaufwand erwies sich als sehr gering, der Projektzeitplan wurde exakt eingehalten und das Budget sogar unterschritten.
Neben der Basissoftware des Personalwesens stehen dem Friedrichstadt-Palast für die Abrechnung der 350 Mitarbeiter:innen und 100 Aushilfen Funktionen für die Verdiensterhebung, Elektronische Entgeltersatzleistungen (EEL), Kurzarbeit (bisher noch ungenutzt) und Statistik zur Verfügung Da ein Großteil der Mitarbeiter:innen auch an Samstagen und Sonn- und Feiertagen arbeitet, können viele verschiedene Tariftabellen und Wert-/Lohnarten (Grundentgelt, Corona-Zahlung, Zulagen, Krankengeld, Nacht-, Erschwernis- und Mehrvorstellungs-Zuschläge etc.) angelegt werden. Die Rechenarten werden entsprechend angepasst. Das Gleiche gilt für die Verdienstnachweise, Vermietung von Artisten:innen-Wohnungen, Nettohochrechnungen für die vereinbarten Netto-Gehälter und die Abrechnung für die ÖPNV-Tickets.