Fünf Punkte, an denen Unternehmen den optimalen Bürodienstleister erkennen
Bielefeld. Selbständige und Unternehmen kommen ohne Buchhaltung nicht aus. Ein notwendiges Übel, wie die meisten Unternehmer finden. Und deswegen wird diese Aufgabe auch gerne an Externe vergeben. Belege sortieren, abheften und irgendwie strukturiert an den Steuerberater oder an das Finanzamt übergeben. “Ist ja nur für die Behörden” so die weit verbreitete Denke. Doch stimmt das wirklich? Können Buchhalter, die die laufenden Geschäftsvorfälle bearbeiten, oder Bürodienstleister nicht auch wertvolle Partner sein? Diese Frage hat unlängst der interdisziplinäre Expertenverbund Ultimo analysiert und fünf Kernpunkte herausgefunden, die einen guten Buchhalter ausmachen und an denen sich Unternehmen jeder Größe orientieren können.
“Buchhaltung sollte mehr sein als Belege Konten zuzuordnen”, erklärt der Geschäftsführer des Ultimo-Verbundes Jens Wörmann. Wer kooperativ mit seinem kaufmännischen Bürodienstleister zusammenarbeitet, kann davon massiv profitieren. Allerdings sei es wichtig, sich für den richtigen Büroservice, der die laufenden Geschäftsvorfälle verbucht, zu entscheiden – einen, der auch zum eigenen Unternehmen passt, so der Bielefelder Diplom-Betriebswirt, in dessen Verbund unter anderem auch rund 60 Bürodienstleister organisiert sind. Die von ihm und seinem Kompetenzverbund entwickelten “5 Punkte, an denen Unternehmen den optimalen Buchhaltungsservice erkennen” sollen als Leitfaden dazu dienen, den passenden Partner zu finden.
Punkt 1: Branchen- und Unternehmenskenntnis
Neben dem notwendigen Wissen über das Verbuchen laufender Geschäftsvorfälle und kaufmännischer Rechnungslegung sollte der passende Buchhalter auch Kompetenz in der Branche, den Geschäftsprozessen und den einzelnen Produkten des Auftraggebers haben. Nur so kann er Belege und deren Hintergründe strategisch einordnen. Auch wenn das Wesen einer Buchhaltung systematisch reaktiv ist, ist sie doch auch Basis eines effektiven Controllings und zukünftiger strategischer Entscheidungen. Das Wissen über die Hintergründe und Bedeutung der Buchhaltungsergebnisse – insbesondere vor dem Hintergrund der Unternehmensstrategie – ist unbedingt erforderlich. Nur so kann der Buchhalter auch Sparringspartner und Frühwarnsystem für den Auftraggeber sein.
Punkt 2: Denken von zwei Seiten
Das Ziel einer jeden Buchhaltung muss Revisionssicherheit sein. Ein Buchhalter muss also Antworten auf jede Frage haben, die im Falle einer Betriebsprüfung gestellt werden könnte. Er muss in der Lage sein, von hinten zu denken, also von der “angezweifelten Buchhaltung” ausgehen. Dafür ist es erforderlich, genau zu wissen, wie ein Betriebsprüfer des Finanzamtes tickt und welche Aspekte er aufwerfen könnte. Das ist die eine Seite. Die andere Seite ist die des Auftraggebers, dessen Strategie und der Zweck eines jeden Belegs. Ein Buchhalter braucht also sowohl das Verständnis als auch die Perspektive beider Seiten, um, zum Beispiel mit einem Steuerberater, als Dolmetscher zu fungieren. Er sollte sowohl ein Gespür für praktisches Unternehmertum als auch die Denke der Finanzbehörden haben.
Punkt 3: Kommunikationsgeschick
Zahlenmenschen gelten nicht unbedingt als kommunikativ. Aber genau das ist wichtig in der Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber einerseits und öffentlichen Stellen wie Sozialversicherungsträgern, aber auch Banken andererseits. Kreative Erklärungen, Wortwitz, Charme und Eloquenz sind öfter notwendig als viele meinen – auch wenn Buchhaltung als eher trocken gilt. Zuhören, verstehen, interpretieren und argumentieren sind wertvolle Tugenden.
Punkt 4: Referenzen und Ressourcen
Buchhaltungen sind kein Übungsfeld, sondern hochsensibel. Wer sich als Berufsanfänger selbständig macht, verfügt meist nicht über hinreichend Praxis. Besser sind Buchhalter, die vorher in Anstellungsverhältnissen waren und schon viele Unternehmen und Zahlenwerke von innen gesehen haben. Referenzen und vorherige berufliche Stationen zu erfragen lohnt sich also. Hier lässt sich auch die Branchenkenntnis abprüfen. Und: Buchhaltungen erfordern neben Praxis vor allem Zeit. Der Preis pro Buchungszeile sollte deswegen nicht der Hauptgrund für oder gegen eine Beauftragung sein, sondern eher der Aspekt, ob der Buchhalter auch genügend zeitliche Ressourcen zur Verfügung stellen kann. Der Ultimo-Verbund prüft diese Voraussetzungen bei seinen Partnern grundsätzlich ab und sichert unter anderem so seine Qualität.
Punkt 5: Netzwerke, Kooperationen und Lösungen bei komplexen Herausforderungen
Wer als Buchhalter einem Verbund angehört, sich in Verbänden engagiert oder in Kooperationen mit anderen arbeitet, kann so sicherstellen, dass er von zusätzlichem Wissen profitiert. Mancher Spezialfall braucht eine zweite Meinung oder die Erfahrungswerte eines Verbundes. Für den Auftraggeber bedeutet ein vernetzter Buchhalter zusätzliche Sicherheit. Mitgliedschaften, Zertifikate, Auszeichnungen und Referenzen zeichnen deswegen besonders qualifizierte Buchhalter aus.
Jens Wörmann wirbt darüber hinaus für einen gemeinsamen Kontenrahmen innerhalb eines Verbundes. “Dann gelten verbindliche Standards und entsprechende Festlegungen sowie ein gemeinsames Qualitätsmanagement”, macht er deutlich. Letztlich zähle aber die Kompetenz und Erfahrung der Partner vor Ort.
Buchhaltung, so Wörmann und die Ultimo-Experten abschließend, sei eine strategische Aufgabe, die auf Vertrauen und Kompetenz basiere. Wünschenswert seien langfristige Partnerschaften zwischen den Unternehmen, ihren Buchhaltern, die sich um die laufenden Geschäftsvorfälle kümmern, und den begleitenden Steuerberatern, für die die oben genannten Punkte bei der gemeinsamen Bearbeitung selbstverständlich genauso gelten sollten. Dazu müssten alle Parteien bereit und in der Lage sein.
Weitere Informationen über die Themen Buchhaltung, Büroservices, kaufmännische Dienstleistungen und den interdisziplinären Expertenverbund Ultimo gibt es unter www.ultimo.org.
Über Ultimo
Ultimo ist ein interdisziplinär ausgerichteter Partnerverbund mit über 100 selbständigen Unternehmern und Dienstleistungsspezialisten im gesamten deutschsprachigen Raum. Angebotsschwerpunkte sind kaufmännische Dienstleistungen, Büro- und Verwaltungstätigkeiten, Leistungen rund um die Unternehmenskommunikation und umfassende Managementservices für fast alle Geschäftsbereiche kleiner und mittlerer Unternehmen. Ultimo legt Wert auf praxisnahe, handfeste und nachvollziehbare Dienstleistungen zum fairen Preis und definiert sich als branchenübergreifender Service- und Kompetenzverbund. Ultimo ist eine Marke der Ultimo Verwaltungsdienstleistungen GmbH mit Sitz in Bielefeld.
Ultimo Verwaltungsdienstleistungen GmbH
Die Ultimo Verwaltungsdienstleistungen GmbH ist ein anerkannter und ausgezeichneter Franchisegeber und betreibt die zwei unabhängig voneinander operierenden Marken Ultimo und q2b – qualitytobusiness.
Ultimo gehört zu den Top 50 Franchisegebern in Deutschland (Wirtschaftsmagazin impulse) und zu den 30 schnellst wachsenden Franchisekooperationen (“starting-up” Heft 09/2008). Darüber hinaus ist das Unternehmen Mitglied in zahlreichen Fachorganisationen wie zum Beispiel dem Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller (BVBC) und dem Bundesverband Selbständiger Buchhalter und Bilanzbuchhalter (BBH). Ultimo und q2b sind geprüft vom Deutschen Franchisenehmer Verband (DFNV). Wegen seiner hohen Qualitätsorientierung ist das Unternehmen seit 2010 nach DIN ISO 9001/2008 zertifiziert.
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