Wie können Unternehmen vom neuen Office 365 profitieren, wo liegen die Stärken und welche Rolle spielen Apps dabei?
Aachen, im April 2013. Warum sollten Unternehmen das neue Office 365 nutzen – anhand von acht Punkten zeigt die utilitas GmbH, wo die Vorteile der Cloud-Lösung der Version 2013 liegen. “Nicht nur kleine und mittelständische Unternehmen profitieren sofort von Office 365. Sie können schnell und effizient arbeiten und sparen mit praktischen Apps Zeit und Geld. Aber auch große Unternehmen können direkt die enormen Potenziale ausschöpfen. Ein Vorteil ist beispielsweise neben der Kostensenkung insbesondere die optimierte unternehmensweite Transparenz”, nennt Geschäftsführer Peter Haupt die wesentlichen Mehrwerte. Der Dienstleister betreut bereits mehr als 450 Kunden im Cloud-Umfeld und wurde 2012 als “Office 365 Partner of the Year” weltweit ausgezeichnet.
1. Praktische Apps steigern die Produktivität
Zusätzlich zu den Funktionen der Microsoft-Produkte bieten Apps einen sofortigen Mehrwert. Mehr als 20 verschiedene utilitas-Apps auf der Basis der neuesten Microsoft-Technologie lösen konkrete Aufgabenstellungen innerhalb der Unternehmen und erhöhen die Produktivität und Übersichtlichkeit über Vorgänge. So spart etwa die Vertragsverwaltung wertvolle Zeit, die sonst für die Suche nach Vertragsdokumenten aufgewendet werden müsste. Diese kann dann sofort für wesentliche Aufgaben genutzt werden, wie zum Beispiel das Verhandeln optimaler Vertragskonditionen. Ähnliche Vorteile bieten etwa die Apps zur Verwaltung und Dokumentation von Projekten, die Urlaubsverwaltung oder das Ticketsystem.
2. Serverbetreuung und Wartung sind Aufgabe des Rechenzentrums
Alle Daten werden in der Cloud gespeichert und gesichert. Um die Betreuung der Server, Wartung und Backups kümmern sich die Mitarbeiter des Rechenzentrums. Damit wird die Effizienz im Unternehmen erhöht und den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.
3. Daten können einfach und sicher ausgetauscht werden
Exchange 2013 wurde weiter optimiert und stellt nun öffentliche Ordner bereit, die von mehreren Anwendern gleichzeitig genutzt werden können. Auch auf die Einbindung von zum Beispiel freien Mitarbeitern und Partnern ist das neue Office 365 vorbereitet: Die Nutzung des Intranets für externe Benutzer wurde von bislang 50 Personen auf bis zu 10.000 Anwender erweitert.
4. Geringe Gebühren statt hoher Investitionen
Office-365-Anwender zahlen nur geringe monatliche Gebühren und nutzen gleichzeitig immer die neueste Version der Software. Investitionen in zusätzliche Speicherkapazitäten entfallen, da alle Daten in der Cloud gespeichert werden.
5. Fünf Geräte pro Nutzerlizenz
Mit nur einer Benutzerlizenz können Anwender das Office-Paket an bis zu fünf Endgeräten einsetzen, beispielsweise an zwei Windows-Rechnern im Büro und einem weiteren MacBook im privaten Bereich. Die neue und transparente Lizenzpolitik von Microsoft schützt dabei gleichzeitig vor Über- und Unterlizenzierung.
6. Social Media im Unternehmen intern nutzen
SharePoint Online bietet beispielsweise über die MySite und den personalisierten Aktivitätenfeed Social-Media-Funktionen, die ideal als Plattform für einen fachlichen und privaten Austausch innerhalb eines Unternehmens genutzt werden können. Im Vergleich zum Beispiel zu Facebook bleibt dabei die volle Kontrolle im eigenen Haus und Bilder und Daten bleiben das Eigentum des Unternehmens.
Hierzu Peter Haupt: “Geheimhaltungsvereinbarungen mit Partnern oder auch Fotos, die Mitarbeiter zum Beispiel vom Besuch beim Kunden vor Ort oder während einer Firmenfeier posten, lassen sich bei SharePoint Online steuern – im freien Web hingegen nicht. Mit den neuen Social-Media-Funktionen profitiert man als Unternehmen somit vom positiven Austausch, die typischen Nachteile der anderen frei zugänglichen Plattformen werden dabei jedoch vermieden.”
7. Unabhängig von Standort und Endgerät auf Informationen zugreifen
Anwender von Office 365 melden sich einfach online direkt bei dem eigenen Konto an. Unabhängig vom Endgerät – somit auch mobil – können sie sofort in der gewohnten Umgebung auf alle Anwendungen und Dokumente zugreifen.
8. Offline mit Mails und Dokumenten arbeiten
Auch ohne Internetverbindung können Anwender an Dokumenten oder Mails arbeiten, dazu stehen in Outlook 2013 oder Sharepoint 2013 dedizierte Funktionen bereit.
Weitere Details zu Office 365 sowie zu dem App-Angebot stellen die Experten von utilitas regelmäßig in verschiedenen Webinaren vor. Alle Termine dazu können unter http://www.utilitas.net/office_365_webinare.html aufgerufen werden und stehen dort auch als Aufzeichnung zur Verfügung.
Die utilitas GmbH ist auf die Themen Office 365 und SharePoint spezialisiert. Die Kunden können zur Steigerung ihrer Produktivität auf über 20 utilitas-Apps zugreifen, unter anderem für die Projektdokumentation und -verwaltung, ein Ticketsystem, Urlaubsverwaltung, Vertragsverwaltung und vieles mehr. utilitas betreut in diesem Umfeld über 450 Kunden.
Die bewährte Vorgehensweise in Projekten und die langjährige Erfahrung führen in diesen Projekten zu besonders schnellen und zuverlässigen Ergebnissen. Die hohe Kompetenz von utilitas ist unter anderem belegt durch zahlreiche Auszeichnungen und Zertifizierungen von Microsoft. Das Unternehmen verfügt über den Status Microsoft SharePoint Gold Kompetenz, Microsoft Cloud Accelerate Partner sowie die Auszeichnung als Office 365 Partner of the Year weltweit.
Das Unternehmen wurde 2000 gegründet und beschäftigt heute 15 Mitarbeiter. Zu den Referenzen gehören kleine, mittelständische und große Unternehmen wie zum Beispiel BörseGo AG und WIRSOL SOLAR AG.
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