Die entitec GmbH hat das Input-Management OpenText Capture Center eingeführt / Bestehendes entitec Regelwerk kann weiter genutzt werden / Posteingangsvolumen beträgt derzeit rund 4,5 Millionen Dokumente im Jahr
Hamburg, im November 2012. Eine große gesetzliche Unfallversicherung hat ihr Input-Management gemeinsam mit der entitec GmbH auf OpenText Capture Center umgestellt. Mit der Freiform-Erkennungslösung werden jährlich rund 4,5 Millionen Dokumente an zwölf Standorten erfasst. Die Lösung wird für sämtliche Posteingänge der Primärprozesse im Leistungsbereich der Rehabilitation sowie in der Mitgliederbetreuung eingesetzt. Darüber hinaus werden auch alle Rechnungen der allgemeinen Verwaltung gescannt und elektronisch erfasst. Eine Ausdehnung der Posteingänge auf den Fachbereich Prävention ist geplant. Im Projekt, welches im ersten Quartal 2012 startete, wurde die zuvor genutzte und vom Hersteller abgekündigte Input-Management-Software Kofax Capture abgelöst. Der Kunde profitierte hierbei davon, dass die in Kombination mit Kofax Capture verwendete Freiformerkennung Ascent Advanced Forms ebenfalls von OpenText stammte.
Die wesentlichen Vorteile des Projekts für den Kunden sind: Das Inputmanagement wird durch diese Umstellung erheblich modernisiert und die Lösung kann nun besser skaliert werden. Bei der Einführung der neuen leistungsfähigen, zukunftssicheren Capture-Lösung konnte das bisherige Regelwerk von entitec unverändert beibehalten werden. Dieses Vorgehen hielt dann auch die notwendigen Investitionen niedrig.
Mit der neuen Lösung wird der gesamte Posteingang – sowohl freie Schreiben als auch Formulare – über die leistungsstarke Optical Character Recognition (OCR) von OpenText erschlossen. Basierend darauf wird durch entitec”s Regelwerk bei der Klassifikation zunächst der betroffene Geschäftsbereich ermittelt und dann die genaue Eingangsart. Anhand von rund 80 definierten Eingangsarten werden die spezifischen Daten aus den Eingangsdokumenten extrahiert, wie zum Beispiel Absender und Kundennummer aus den Posteingängen der Mitgliederbetreuung. Bei Rechnungen werden Kreditor- und Rechnungsdaten inklusive Rechnungszeilen erfasst, bei Reha-Belegen werden die gängigen Arztberichte unterschieden. Bei Reha-Rechnungen erkennt das System zudem die verschiedenen Abrechnungsarten wie DRG und GÖA, außerdem werden die erforderlichen GÖA-Ziffern und Behandlungsdaten ausgelesen. Anhand all dieser Information wird der Primärprozess in der jeweiligen Fachanwendung beliefert. Die Sachbearbeiter haben durch die zielgerichtete Extraktion der wesentlichen Informationen für jeden Vorgang alle relevanten Daten sofort zur Hand.
Zur Einführung der neuen OpenText-Lösung mit entitecs Regelwerk wurde die Software zunächst bei entitec implementiert und dann in einer Testumgebung beim Kunden getestet. Sehr zügig konnte die Lösung dann bereits produktiv im Rahmen des Datenaustauschs mit Leistungserbringern der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) genutzt werden. Hier ließen sich zunächst alle elektronisch eingehenden Dokumente in den Input-Prozess integrieren. Danach wurden zwei Scanner-Arbeitsplätze in der Hauptverwaltung auf OpenText Capture Center umgestellt und abschließend alle weiteren Arbeitsplätze, einhergehend mit einem Rollout auf die Bezirksverwaltungen. Seit August 2012 wird die Lösung flächendeckend produktiv genutzt. Die neue Lösung ist zwar spezialisiert auf die Eingangspost von Unfallversicherungen, benötigt aber zur Verwendung in anderen Institutionen nur minimale Anpassungen im Regelwerk durch die entitec. “Typische Extraktionsaufgaben wie Absender, Bankverbindung, Rechnungskopfdaten und ähnliche Informationen können sofort ohne Anpassungen genutzt werden. Die Lösung verfügt über einen generischen Ansatz im entitec Regelwerk und liefert daher auch bei Posteingängen anderer Institutionen von Beginn an sehr gute Ergebnisse”, berichtet Michael Moldrickx, Bereichsleiter Dokumentenmanagement bei der entitec. Seit der Einführung haben sich für die Anwender bei der gesetzlichen Unfallversicherung bereits erkennbare Vorteile ergeben. Zunächst war eine deutliche Verbesserung in der Erkennungsrate durch die OCR gegenüber der alten Lösung festzustellen. Außerdem hat sich der Erfassungsworkflow stark vereinfacht. Klassifikationsfehler lassen sich direkt in der Korrekturoberfläche korrigieren. Zudem können Updates sehr viel einfacher installiert werden als bei der vorherigen Software.
Das OpenText Capture Center fügt sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur ein. Das neue Input-Management steuert Dateischnittstellen zur Massensignatur an sowie zum edoc.server, einer Datendrehscheibe, die das Archiv sowie das Anwendungssystem bg.standard versorgt. edoc.server und bg.standard sind Softwarelösungen aus dem Hause entitec.
Die entitec GmbH ist seit mehr als 25 Jahren im IT-Markt erfolgreich und der in Deutschland führende Anbieter von IT-Lösungen für die gewerblichen Berufsgenossenschaften und Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand. Mehr als 25 Prozent aller Anwender in der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung verwenden die Lösung bg.standard von entitec, etwa die Hälfte aller in Deutschland versicherten Unternehmen und circa 30 Prozent aller Unfälle sind darin geführt. bg.standard und ve.server decken alle Primärprozesse der gesetzlichen Unfallversicherung, der berufsständischen Versorgungseinrichtungen und weiterer Branchen vollumfänglich ab. entitecs Pro-Aktive Reha Steuerung pars erhöht die Qualität in der medizinischen Versorgung der Patienten erheblich, verringert deutlich die Risiken in der Medikation, auf Folgeschäden, chronische Krankheiten und Erwerbsunfähigkeiten und reduziert gleichzeitig die Kosten im Gesundheitswesen nachhaltig. Die Softwarelösungen von entitec basieren auf den eigenentwickelten Frameworks ep.kid und emesus für den Betrieb, die Überwachung und die modellgetriebene Softwareentwicklung von ERP-Systemen und Unternehmensanwendungen.
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