Viele Unternehmen können E-Rechnungen technisch empfangen. Die eigentliche Herausforderung liegt bei Prozessen, Zuständigkeiten, Medienbrüchen und der sinnvollen Abstimmung der eingesetzten Systeme.
Weinheim , 14. September 2026 – Eine E-Rechnung kann technisch korrekt eingehen und trifft dann auf einen schlechten Prozess. Sie wird aus dem System heruntergeladen, per E-Mail weitergeleitet, manuell einem Projekt zugeordnet oder ihre Daten werden erneut in eine andere Anwendung eingegeben.
Damit ist die Rechnung zwar digital. Der Rechnungsprozess ist es aber noch lange nicht.
In der Praxis zeigt sich deshalb zunehmend: Bei der E-Rechnung geht es nicht mehr nur um Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Unternehmen müssen jetzt festlegen, wie technische Möglichkeiten, bestehende Abläufe und Verantwortlichkeiten sinnvoll zusammenspielen.
E-Rechnung digital – Prozess weiterhin manuell
Der erste Schritt sollte deshalb eine Bestandsaufnahme des bestehenden Rechnungseingangs sein.
Wie kommt eine Rechnung heute ins Unternehmen? Wer prüft sie? Welche Informationen werden benötigt? Wie gelangt sie anschließend in die Finanzbuchhaltung? Und an welchen Stellen werden Daten erneut erfasst oder zwischen unterschiedlichen Anwendungen übertragen?
Typische Fragen sind:
* Wo gehen Rechnungen ein?
* Wie werden sie einem Auftrag, Projekt oder einer Kostenstelle zugeordnet?
* Wer übernimmt die technische Prüfung?
* Wer prüft die erbrachte Leistung?
* Wer übernimmt die kaufmännische und steuerliche Prüfung?
* Wie erfolgt die Freigabe?
* Welche Daten gelangen anschließend in Buchhaltung und Zahlungsverkehr?
* An welchen Stellen entstehen Medienbrüche?
Gerade diese Medienbrüche sind entscheidend.
Strukturierte Rechnungsdaten bieten die Möglichkeit, Informationen automatisch weiterzuverarbeiten. Werden diese Daten anschließend wieder manuell übertragen, bleibt ein erheblicher Teil des bisherigen Aufwands bestehen.
Wer prüft eigentlich was?
Auch bei der Rechnungsprüfung lohnt sich eine klare Trennung der Aufgaben.
Die technische Prüfung betrifft zum Beispiel Format, Struktur und Verarbeitbarkeit einer E-Rechnung.
Davon zu unterscheiden ist die fachliche Prüfung. Hier geht es um Fragen wie: Wurde die Leistung tatsächlich erbracht? Stimmen Mengen und Leistungsumfang? Gehört die Rechnung zum richtigen Projekt oder Auftrag?
Die kaufmännische Prüfung betrifft unter anderem Rechnungsbetrag, Zahlungsbedingungen, Kontierung und die anschließende Verarbeitung in der Buchhaltung.
Hinzu kommen die steuerlichen Anforderungen.
Diese Prüfungen müssen nicht innerhalb einer einzigen Anwendung stattfinden. Genau deshalb muss festgelegt werden, welches System welche Aufgabe übernimmt und welche Informationen anschließend an andere Systeme weitergegeben werden müssen.
Wenn mehrere Systeme am Rechnungsprozess beteiligt sind
In vielen Unternehmen gibt es nicht das eine System für den gesamten Rechnungsprozess.
ERP-System, Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement, Projektsoftware, Bestellsystem, E-Mail und weitere Fachanwendungen arbeiten nebeneinander.
Das ist zunächst kein Problem.
Entscheidend ist, wie diese Anwendungen miteinander verbunden sind.
Unternehmen sollten deshalb prüfen:
Welche Daten liegen bereits in einem vorhandenen System vor? Welche davon werden noch einmal manuell erfasst? Welche Informationen können über Schnittstellen übernommen werden? Und welches System soll künftig für welchen Prozessschritt verantwortlich sein?
Nicht jede Verbesserung erfordert automatisch eine neue Software.
Manchmal liegt die sinnvollere Lösung darin, vorhandene Anwendungen besser miteinander zu verbinden und Zuständigkeiten klarer zu verteilen.
Das Ziel sollte einfach sein:
Daten möglichst einmal erfassen und anschließend weiterverwenden.
Warum fehlende Rechnungsdaten jede Automatisierung ausbremsen
Ein weiterer Punkt wird häufig erst während der Umsetzung sichtbar: Für automatisierte Abläufe werden eindeutige Informationen benötigt.
Das können zum Beispiel sein:
* Bestellnummern
* Projektnummern
* Vertragsnummern
* Kostenstellen
* Ansprechpartner
* Leistungszeiträume
* weitere interne Zuordnungsmerkmale
Fehlen diese Informationen, kann selbst eine technisch einwandfreie E-Rechnung anschließend wieder manuelle Arbeit verursachen.
Damit rücken auch Lieferanten und andere Leistungserbringer in den Blick.
Unternehmen sollten nicht erst reagieren, wenn Rechnungen falsch oder unvollständig zugeordnet werden können. Sie sollten frühzeitig festlegen, welche Angaben sie für ihre zukünftigen Prozesse benötigen.
Anschließend können diese Anforderungen gegenüber den Rechnungsausstellern eindeutig kommuniziert werden.
Die Optimierung des Rechnungseingangs beginnt damit teilweise bereits beim Rechnungsaussteller.
E-Rechnung wird zur Gemeinschaftsaufgabe
Die E-Rechnung ist weder ein reines IT-Projekt noch allein eine Aufgabe der Buchhaltung.
Das Rechnungswesen kennt die Anforderungen an Rechnungsprüfung, Buchung, Zahlungsverkehr und Nachweisführung.
Die IT kennt Systeme, Schnittstellen, Datenstrukturen und technische Abhängigkeiten.
Einkauf und Fachabteilungen wissen, welche Informationen für Bestellung, Leistungserbringung und sachliche Prüfung benötigt werden.
Die Geschäftsführung muss schließlich entscheiden, welche Abläufe verändert werden sollen und welche Investitionen dafür sinnvoll sind.
Erst wenn diese Bereiche zusammenarbeiten, kann ein belastbarer Rechnungsprozess entstehen.
Jetzt Prozesse prüfen statt nur Software anpassen
Mit den kommenden Stufen der E-Rechnung steigt der Handlungsdruck weiter.
Gerade deshalb sollte die Softwareauswahl nicht am Anfang jeder Entscheidung stehen.
Zunächst muss klar sein, wie der zukünftige Prozess aussehen soll.
Erst danach lässt sich sinnvoll beurteilen, welche Aufgaben vorhandene Systeme bereits erfüllen, welche Schnittstellen fehlen und wo tatsächlich zusätzliche Lösungen benötigt werden.
Das verhindert auch, dass bestehende schlechte Prozesse lediglich digital nachgebaut werden.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur:
Können wir E-Rechnungen empfangen und versenden?
Sondern:
Wie sollen Rechnungen künftig durch unser Unternehmen laufen – und welche Systeme unterstützen diesen Ablauf?
Offenes Seminar, Inhouse-Seminar oder Beratung?
Je nach Ausgangslage benötigen Unternehmen unterschiedliche Formen der Unterstützung.
Offene Seminare eignen sich vor allem für die grundsätzliche Orientierung. Sie vermitteln die rechtlichen, technischen und organisatorischen Anforderungen und helfen dabei, den eigenen Handlungsbedarf einzuordnen.
Inhouse-Seminare gehen einen Schritt weiter. Hier können bestehende Abläufe, eingesetzte Systeme, Zuständigkeiten und konkrete Problemstellen des Unternehmens unmittelbar einbezogen werden.
Beratung beginnt dort, wo aus diesen Erkenntnissen konkrete Entscheidungen und Maßnahmen entstehen. Dazu gehören zum Beispiel die Analyse vorhandener Prozesse, die Bewertung von Medienbrüchen, die Zuordnung von Aufgaben zu bestehenden oder zukünftigen Systemen sowie die Begleitung während der Umsetzung.
In der Praxis können sich diese drei Formen sinnvoll ergänzen: Orientierung im offenen Seminar, Vertiefung anhand der eigenen Situation im Inhouse-Seminar und Unterstützung bei der anschließenden Umsetzung.
Fazit
Die E-Rechnung ist mehr als ein neues Rechnungsformat.
Ihr eigentlicher Nutzen entsteht erst dann, wenn strukturierte Daten, betriebliche Abläufe und eingesetzte Systeme zusammenpassen.
Unternehmen sollten deshalb jetzt ihre Rechnungseingangsprozesse überprüfen, Zuständigkeiten klären, Medienbrüche identifizieren und festlegen, welche Aufgaben künftig von welchen Systemen übernommen werden.
Dabei geht es nicht darum, möglichst viel neue Technik einzuführen.
Es geht darum, Prozesse und Technik so zusammenzubringen, dass Rechnungen mit möglichst wenig manuellen Zwischenschritten geprüft, freigegeben, verbucht und archiviert werden können.
Die nächsten Seminartermine:
E-Rechnung mit ZUGFeRD und XRechnung (8h): 17.09.26 | 16.10.26 | 04.11.26 | 01.12.26
Update E-Rechnung 2027 (2h): 25.09.26 | 22.10.26 | 24.11.26 | 18.12.26
Weitere Informationen zu den Seminarinhalten und zur Anmeldung finden Interessierte unter https://www.treuz.de/seminare-e-rechnung/
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Dipl.-Kfm. Jochen Treuz ist freiberuflicher Trainer, Berater und Buchautor. Seine Schwerpunkte liegen im Rechnungswesen, seit 2016 bei der E-Rechnung, Digitalisierung, dem Einsatz künstlicher Intelligenz sowie der Cybersicherheit im Rechnungswesen. Er ist seit 2021 Geprüfter BSI IT-Grundschutz-Praktiker.
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