Neue Software, neue Dienstleister und veränderte Abläufe lassen Datenschutz Dokumentationen schnell veralten. MUNAS Consulting hilft, bestehende Strukturen regelmäßig zu prüfen und anzupassen.
Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren Datenschutzerklärungen, Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten oder Auftragsverarbeitungsverträge erstellt. Damit ist Datenschutz jedoch nicht abgeschlossen. Neue Software, Cloud-Dienste, KI-Anwendungen, externe Dienstleister, veränderte Personalprozesse oder neue Funktionen auf der Webseite können dazu führen, dass bestehende Dokumentationen und Maßnahmen innerhalb kurzer Zeit nicht mehr zum tatsächlichen Geschäftsablauf passen.
Die DSGVO ist auf eine fortlaufende Überprüfung angelegt. Nach Art. 24 Abs. 1 DSGVO müssen Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen und diese erforderlichenfalls überprüfen und aktualisieren. Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO muss die tatsächlich durchgeführten Verarbeitungen abbilden. Art. 32 DSGVO verlangt ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau und sieht ausdrücklich Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit technischer und organisatorischer Maßnahmen vor. Bei neuen oder wesentlich veränderten Verarbeitungsvorgängen ist außerdem zu prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich wird.
MUNAS Consulting unterstützt Unternehmen dabei, Datenschutz nicht als einmalige Dokumentationsaufgabe, sondern als laufenden Managementprozess zu organisieren. Dazu gehören unter anderem Bestandsaufnahmen und Datenschutz-Audits, die Aktualisierung von Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten und technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Prüfung von Auftragsverarbeitungsverhältnissen, die Anpassung von Datenschutzinformationen und internen Leitlinien sowie Schulungen und die strukturierte Bearbeitung von Betroffenenanfragen und Datenschutzvorfällen.
„Datenschutz funktioniert nicht mit einem Ordner, der einmal erstellt und anschließend jahrelang nicht mehr angefasst wird. Entscheidend ist, dass Dokumentation und tatsächliche Abläufe dauerhaft zusammenpassen“, sagt Dr. Markus Schneider, Gründer von MUNAS Consulting. Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen lassen sich mit klaren Zuständigkeiten, regelmäßigen Prüfzyklen und einer nachvollziehbaren Dokumentation viel erreichen, ohne unnötige Bürokratie aufzubauen.
Der Beratungsansatz richtet sich nach Größe, Branche und Risikoprofil des jeweiligen Unternehmens. Bestehende Unterlagen werden dabei nicht pauschal neu erstellt, sondern zunächst auf Aktualität, Vollständigkeit und praktische Nutzbarkeit geprüft. Ziel ist eine Datenschutzorganisation, die im Arbeitsalltag funktioniert, Veränderungen nachvollziehbar abbildet und gegenüber Betroffenen sowie Aufsichtsbehörden belastbar dokumentiert werden kann.
Weitere Informationen zum laufenden Datenschutzmanagement finden Interessierte im Fachbeitrag Datenschutzmanagement: Praktischer Guide für DSB und IT sowie auf der Webseite von MUNAS Consulting.
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