M-Files EIM wird zentrale Lösung für Dokumentenmanagement, Projektabwicklung und CRM. 360-Grad-Sicht auf alle Dokumente und Projektdaten unterstützt das Beratungsgeschäft.
Ratingen (D), 22.11.2016. – M-Files, ein führender Anbieter von Lösungen, die das Management von Dokumenten und anderen Informationen drastisch verbessern, gibt gemeinsam mit seinem Partner fido GmbH & Co. KG aus Rottenburg bekannt, dass sich die Unternehmensberatung Donau System Partners aus Mühlheim an der Donau für M-Files EIM als zentrale Lösung für das Informationsmanagement entschieden hat. Die Implementierung des neuen Informationsmanagements wurde vor kurzem erfolgreich abgeschlossen und durch den M-Files-Partner fido begleitet.
Beratungsgeschäft erfordert ganzheitlichen Ansatz für Informationsmanagement
Für Beratungsunternehmen sind Effizienz und Qualität in den eigenen Prozessen der Schlüssel zum Erfolg. Um die Informationen aus dem stetig wachsenden Geschäft sicher und effizient verwalten zu können, suchte Donau System Partners nach einer neuen Lösung für das Informationsmanagement. Im Consulting-Alltag ist eine 360-Grad-Sicht auf alle Unterlagen mit Bezug zum jeweiligen Thema sowie zum Projekt und Kunden notwendig. Dies erfordert – je nach Situation und Fragestellung – unterschiedliche Sichten auf die Informationen.
Die bisher verwendete Ablage in klassischen Ordnerstrukturen auf File-Servern machte die Nutzung von Informationen umständlich. Für viele Fragestellungen war es notwendig, mehrere Ordner einzusehen und Inhalte und Versionen zu vergleichen. Die bisherige Lösung behinderte das Wachstum des Unternehmens, da sich neue Mitarbeiter erst mühsam in die wenig intuitive Form der Ablage einarbeiten mussten. Eine wesentliche Forderung an das neue System war daher, dass es durch bestmöglichen Ease-of-use hilft, Fehler zu vermeiden und dabei so einfach und angenehm in der Benutzung ist, dass keine parallelen Ablagesysteme entstehen.
“Ein effizientes Informationsmanagement ist für unser Beratungsgeschäft entscheidend”, sagt Yannick Schulz, Chief Technology Officer bei Donau System Partners. “Ohne einen umfassenden Überblick über alle relevanten Unterlagen und einen schnellen Zugriff auf notwendige Informationen, können unsere Berater nicht die Effizienz und Professionalität zeigen, für die wir stehen.”
Zentraler Zugriff im Fokus – auch mobil
Mit M-Files ist die Verwaltung von Kunden, Projekten und Verträgen in einem System zentralisiert und stehen für einen sicheren, einheitlichen und bedarfsgerechten Zugriff bereit. Allen Informationen – Dokumenten, aber auch anderen Projektinformationen – können einfach Metadaten zugeordnet werden können, um beliebige strukturierte Sichten und Recherchen zu ermöglichen. Alle Dokumente sind mit einer leistungsstarken Suchfunktion sowohl über Metadaten als auch im Volltext durchsuchbar. Dabei werden auch gescannte Textdokumente durch die Umwandlung von Bild in Text mittels OCR mit M-Files in die Suche einbezogen. auf alle Dokumente und Kundenunterlagen stand bei der Auswahl der neuen Lösung im Fokus.
Die Beratung der Kunden von Donau Systems Partners erfolgt häufig beim Kunden vor Ort. Folglich müssen Mitarbeiter und Consultants auch beim Kunden Zugriff auf alle Dokumente haben, um in Kundengesprächen souverän, professionell und flexibel agieren zu können. Durch den Webzugriff und die nativen Apps für Smartphones und Tablets erlaubt es M-Files, die Dokumente auch mobil einsehen und bearbeiten zu können. Das steigert die Produktivität der Mitarbeiter in der Beratung ungemein.
Neben dem mobilen Online-Zugriff über Laptop, Tablet und Smartphone wurde auch ein Offline-Zugriff auf die Kundenakten gefordert und mit M-Files umgesetzt. Änderungen im Offline-Betrieb werden selbstverständlich synchronisiert, wenn wieder Zugang zum zentralen Repository besteht.
Einfache Migration und kontinuierliche Verbesserung durch den Kunden
Die Migration der bestehenden Informationen nach M-Files verlief reibungslos. Aus den bisherigen Ablageordnern im Filesystem wurden die Dateien und Dokumente per Drag & Drop nach M-Files überführt. Dabei konnten bisherige Ordnungskriterien aus der Ordnerstruktur einfach in Metadaten übersetzt und neue Metadaten ergänzt werden.
M-Files ist so einfach in der Konfiguration, dass Donau System Partners die notwendigen Strukturen leicht selbst angelegen konnte. Das Beratungshaus kann nun eigenständig das Informationsmanagement flexibel und kontinuierlich an neue oder veränderte Prozesse anpassen. So kommen immer neue Anwendungsfälle hinzu. Im Moment wird das gesamte Kundenbeziehungsmanagement (CRM) auf der Basis von M-Files umgesetzt.
“Wir sind begeistert, wie einfach sich M-Files von uns an unsere Anforderungen anpassen lässt”, sagt Yannick Schulz. “Dass wir mit M-Files nun auch unsere CRM-Anforderungen umsetzen können, ist ein klarer Vorteil für uns. So lassen sich die Prozesse aus CRM und Informationsmanagement einfach verzahnen.”
Interne Verwaltung profitiert auch von M-Files
Auch losgelöst vom externen Beratungsgeschäft wurde das Informationsmanagement in der internen Verwaltung verbessert. So werden die umfangreichen Reportingfunktionen von M-Files nicht nur bei der Auswertung von Kundenprojekten genutzt, sondern auch intern.
Für die Abrechnung und Vertragsverwaltung werden die Aufwände in M-Files projektbezogen erfasst und ausgewertet. So können Zeitkontingente und Vertragsgegenstände kontinuierlich überwacht und der Abrechnungsprozess mit den Kunden damit deutlich effizienter gestaltet werden. Alle internen Abteilungen profitieren von den verbesserten Suchmöglichkeiten durch die Digitalisierung. Die in M-Files abgebildete Archivierung von geschäftlichen Unterlagen erfüllt zudem die gesetzlichen Anforderungen.
“M-Files hat unsere Erwartungen an das neue Informationsmanagement weit übertroffen. Unsere Berater und Mitarbeiter profitieren von der neuen Transparenz in den Informationen und können sich auf das konzentrieren, was zählt – die Beratung und den Service für unsere Kunden”, fasst Yannick Schulz die Erfahrungen mit M-Files zusammen.
“Donau Systems Partners ist ein schönes Beispiel dafür, wie Unternehmen aus alten Ablagestrukturen ausbrechen und mit dem flexiblen Ansatz für Informationsmanagement von M-Files Qualität, Effizienz und damit auch den Ertrag steigern können” ergänzt Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions bei fido.
Mehr Informationen zum Angebot von fido rund um das Thema Dokumentenmanagement finden sich hier: http://www.fido-buerosysteme.de
Auf der M-Files-Website finden Interessenten auch eine Guided Tour zum Produkt:
https://www.m-files.com/de/tour
Über:
M-Files
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M-Files, gegründet 1989 in Finnland, ist ein führender Anbieter von Enterprise Information Management (EIM), Enterprise Content Management (ECM) und Document Management Systems (DMS).
Die Lösungen von M-Files helfen Unternehmen, Informationssilos aufzulösen, ihren Mitarbeitern einen einfacheren Zugang zu Informationen bereitzustellen, Prozesse effizienter zu gestalten und Compliance sicherzustellen. M-Files EIM basiert auf dem revolutionären Ansatz, das “Was” bei der Speicherung von Dokumenten in den Mittelpunkt zu stellen, anstatt sich auf das “Wo” zu konzentrieren. Mit modernster Suchtechnologie, automatischer Klassifizierung und maschinellem Lernen ermöglicht M-Files eine intelligente Organisation von Informationen nach ihrem Wert.
Tausende von Kunden in mehr als 100 Ländern weltweit wie beispielsweise Elektra, OMV, NBC Universal und SAS nutzen täglich M-Files EIM erfolgreich, um ihre Produktivität zu erhöhen und um die Qualität und Einhaltung von regulatorischen oder gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. Neben vielen Niederlassungen in Skandinavien, Westeuropa und Nordamerika verfügt M-Files über ein weltweites Netzwerk von mehr als 450 erfahrenen Partnern.
M-Files ist ein eingetragenes Markenzeichen der M-Files Corporation.
Weitere Informationen unter www.m-files.de .
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