Dank einer neuen Ablagestruktur und der Programmierung eines effizienten DMS-Workflows sparen die ipf electronics gmbh aus Lüdenscheid und ihre Niederlassungen Archivplatz, Zeit und Kosten.
Pro Jahr werden bei der in Lüdenscheid ansässige ipf electronic gmbh etwa 96.000 Ausgangsbelege (Angebote und Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen) aus dem ERP-System Sage generiert, die bisher in Papierform im Archiv abgelegt wurden. Eine der Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) war daher, dieses Papieraufkommen zu reduzieren. Mit der Entscheidung für ELO Professional hat das Unternehmen nicht nur das Papierarchiv im Keller eingedämmt, sondern parallel auch notwendige Prozessoptimierungen und -Vereinfachungen von internen Prozessen erzielt, und das in nur vier Monaten Projektlaufzeit.
In einem gemeinsamen Analyseworkshop von ipf electronics und der exe GmbH wurden zunächst die konkreten Anforderungen und Ziele herausgearbeitet und in einem verbindlichen Pflichtenheft dokumentiert, etwa die Anbindung an das vorhandene ERP-System. Im Anschluss konnten die DMS-Spezialisten der exe zunächst anhand des Pflichtenheftes den Workflow und die neue Ablagestruktur entwickeln und programmieren. Nach Einspielung der Grundinstallation und der kundenindividuellen Entwicklungen wurden die Anwender auf die neuen Prozesse bei Rechnungseingang und Rechnungsbearbeitung geschult und in die Funktions- und Leistungstests eingebunden.
Nach nur vier Monaten Projektzeit, davon gut 1,5 Monate Tests und Schulungen, konnte das neue System produktiv gehen. “Dank der professionellen Planung konnte das DMS zügig in die vorhandenen Geschäftsprozesse integriert werden”, fasst Christopher Gierse, EDV-Leiter bei der ipf electronics gmbh seine Erfahrungen zusammen. Statt ausgedruckter werden nun digitale Rechnungen versendet, dadurch konnte das Papieraufkommen deutlich reduziert werden und eine bereits angedachte Erweiterungsinvestition im Archivbereich konnte dadurch vermieden werden.
Zudem bietet das neue System weitere Vorzüge und Verbesserungen für Mitarbeiter und Kunden. Die Niederlassungen profitieren deutlich von der Möglichkeit, auf das zentrale ELO-Archiv zugreifen zu können und sich Dokumente direkt aus dem Archiv zu holen, statt sie in der Zentrale anfordern zu müssen. Zudem erhöht die Versionskontrolle für archivierte Dokumente die Prozesssicherheit und beschleunigt die Bearbeitung von Kundenanfragen. “Einfach und problemlos – so muss das sein!”, fasst Gierse seine positiven Erfahrungen im Projekt zusammen.
Bei der Entscheidung für die DMS-Lösung von ELO spielte neben der professionellen und schnellen Projektumsetzung besonders die spätere Erweiterbarkeit der Lösung eine entscheidende Rolle. So sollte das System sich auch auf weitere Unternehmensprozesse wie die Rechnungsprüfung in den Niederlassungen erweitern lassen und damit Reserven für die Zukunft bieten.
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