Mit der App PaperOrganizer können Smartphone-Anwender beliebige Dokumente, etwa Rechnungen, Belege oder mehrseitige Verträge, in Dropbox, GoogleDrive oder OneDrive strukturiert ablegen.
Germering, den 10. März 2014 – Mit der App PaperOrganizer des DMS-Spezialisten DocuWare können Smartphone-Anwender beliebige Dokumente in ihrem Online-Speicher strukturiert ablegen. Ob Rechnungen, Belege oder mehrseitige Verträge – alle Unterlagen werden über den Web-Service Intelligent Indexing von DocuWare automatisch klassifiziert und in Dropbox, GoogleDrive oder OneDrive gespeichert. Die Beta-Version ist jetzt online verfügbar. Ebenso gibt es Apps für Android-Smartphones sowie das iPhone.
Aufgrund einfacher Bedienung und sinkender Preise spielen Online-Speicher eine immer größere Rolle bei der Datenspeicherung. Dort abgelegte Dokumente sind geschützt vor Verlust und stehen jederzeit auf dem PC, Smartphone und Tablet zur Verfügung. Mit PaperOrganizer bringt DocuWare jetzt eine App auf den Markt, die digitalisierte Dokumente geordnet in Dropbox, GoogleDrive oder OneDrive ablegt. Chaotische Dateisammlungen sind damit passe. Außerdem sind Anwender unabhängig von proprietären Speichersystemen; über die Synchronisationsfunktion der Online-Speicher werden die Dokumente auf den PC übertragen.
Automatische Verschlagwortung
Die Handhabung des neuen Tools ist ganz einfach: Dateien, die in einen vorkonfigurierten Ordner des Online-Speichers hochgeladen wurden, übernimmt PaperOrganizer automatisch; daraufhin startet der Intelligent Indexing Service. Dieser von DocuWare zur CeBIT 2013 vorgestellte und mittlerweile von vielen Hundert Unternehmenskunden genutzte Web-Dienst schlägt automatisch Ordnungskriterien vor, die der Anwender mit nur einem Klick am PC oder Tippen auf dem Smartphone oder Tablet bestätigt.
Etwaige Korrekturen nimmt der Anwender vor, indem er einfach auf den richtigen Begriff im angezeigten Dokument tippt. Intelligent Indexing ist lernfähig und kategorisiert immer mehr Dokumente gleich beim ersten Erfassen automatisch korrekt.
Die richtig indexierten Dokumente werden von PaperOrganizer in eine sinnvolle Ordnerstruktur gebracht, die dann im Online-Speicher vorliegt. In dieser Ablagestruktur stehen ihm die Dokumente anschließend mit allen Vorteilen von Dropbox, GoogleDrive oder OneDrive zur Verfügung.
Einfache Digitalisierung auch unterwegs
PaperOrganizer ist eine ideale Ergänzung zur DocuWare-App PaperScan, die das iPhone und iPad (Android-Version verfügbar ab Quartal 2/2014) zum mobilen Scanner macht. Zum Beispiel können damit Quittungen oder Bewirtungsbelege an Ort und Stelle digitalisiert, als PDF an Dropbox & Co. übergeben und mit PaperOrganizer geordnet abgelegt werden.
Upgrade zum professionellen Dokumenten-Management
Anwendern, die auf Enterprise Content Management umsteigen wollen, bietet DocuWare Funktionen zur Übernahme ihrer Dokumente – einschließlich aller Ordnungskriterien – in die DocuWare-Lösungen für Unternehmenskunden.
PaperOrganizer steht derzeit als Public Beta kostenlos zur Verfügung. Für Privatanwender mit geringem Dokumentenvolumen wird der Dienst dauerhaft kostenlos angeboten. Bei größeren Dokumentenmengen gibt es günstige Monatspauschalen.
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From Documents to Value: DocuWare ermöglicht es Unternehmen jeglicher Größe und Branche, ihre Dokumente in wertvolles Kapital umzuwandeln. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das Dokumentenmanagement-System (DMS) Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Nur ein einziger Suchvorgang und alle zu einem Projekt oder einer Person zugehörigen Dokumente sind sofort verfügbar – an jedem Ort und zu jeder Zeit.
Ob als On-Premise- oder Cloud-Lösung – DocuWare bietet alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management. DocuWare-Lösungen zeichnen sich durch höchste Sicherheit, maximale Skalierbarkeit, flexible Integrierbarkeit und den Einsatz zukunftssicherer Technologien aus. DocuWare-Projekte haben einen besonders niedrigen Total Cost of Ownership (TCO). DocuWare ist ISO-zertifiziert, FDA-konform und erhielt von Buyers Lab Inc. (BLI) mit 5 Sternen die höchste Auszeichnung.
DocuWare (gegründet 1988) gehört zu den führenden Anbietern von Software für das Dokumenten-Management. Das Unternehmen agiert weltweit aus Germering/München sowie New Windsor/New York und unterhält Niederlassungen in Großbritannien, Spanien und Frankreich. DocuWare ist in 16 Sprachen und in über 70 Ländern verfügbar. Die Zahl der Installationen beträgt circa 11.000 – über 100.000 Anwender arbeiten täglich mit DocuWare.
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