Der 9 Punkte-Plan für optimalen Haftungsschutz im Verein.
Die wenigsten Organe von Vereinen wissen, was sie nahezu täglich für existenzielle Risiken eingehen. Selbst Gemeinnützigkeit schützt hier längst vor Haftung nicht.
Dabei sind die Kosten für eine D&O Versicherung im Verein doch erstaunlich gering. Viele Haftungsrisiken sind durch geschickte Szenarien der Risikoverlagerung und Risikobegrenzungen, sowie kompetent abgestimmten Versicherungsschutz vermeidbar oder zumindest stark reduzierbar. Dies betrifft sowohl die Haftung gegenüber Dritten, als auch die Haftung im Innenverhältnis gegenüber dem Verein selbst.
Mit dem nachfolgenden 9 Punkte-Plan, sorgen Sie für optimalen Haftungsschutz im Verein.
Die kontinuierliche Anpassung der Ablauforganisation im Verein an geänderte Strukturen, die Auslagerung riskanter Geschäftsbereiche z.B. auf eine gemeinnützige GmbH, oder die satzungsgemäße Zuweisung bestimmter Tätigkeitsbereiche an einzelne Vorstandsmitglieder sind hier nur einige Beispiele zur Risikominimierung. Ein wesentlicher Punkt, nicht nur für große Vereine, ist auch die Risikoverlagerung des Vereines auf eine Vermögensschaden-Haftpflicht-Versicherung bzw. die Risikoverlagerung der privaten Haftung der Vereinsorgane auf eine D&O Police um existenzgefährdende Haftungsrisiken zu vermeiden.
Der ehrenamtliche wie auch der hauptamtliche Vorstand oder leitende Organe sind gesetzliche Vertreter des Vereins. Sie haften bei gerichtlichen und außergerichtlichen Angelegenheiten persönlich dem Verein, als auch Dritten gegenüber, wenn Schäden durch fahrlässig begangene Pflichtverletzungen im Zusammenhang mit seiner Vereinstätigkeit entstehen.
Zu den Vorstands- und Organpflichten im Verein gehören beispielsweise:
– gesetzliche Pflichten (Insolvenz, Steuern, Abgaben, unerlaubte Handlung)
– Pflichten aus behördlichen und gerichtlichen Anordnungen (z.B. Gaststättenkonzession)
– Beachtung von Weisungen der Mitgliederversammlung
– Auskunfts- und Rechnungslegungspflicht gegenüber Organmitgliedern, Mitgliedern und Mitgliederversammlung
– ordnungsgemäße Vermögensverwaltung
– unzutreffende Ausstellung von Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbestätigungen)
– Fehlverwendung der zugewandten Mittel
– Einzug ausstehender Forderungen
– satzungsgemäße Vereinsführung
– Eröffnung von Kontrollmöglichkeiten
Der Verein selbst haftet gemäß § 31 BGB für seine Organe, somit also auch für den Vorstand. Aber …. in der Regel haften handelnder Vorstand und der Verein gesamtschuldnerisch. Gläubiger können sich demnach aussuchen, ob sie den Verein, den Vorstand oder aber auch beide in Regress nehmen.
Mit nachfolgend aufgeführten Vorkehrungen können Vorstände und Organe von Vereinen ihre persönlichen Haftungsrisiken auf eine annehmbare Größenordnung reduzieren.
1. Ausschluss leichter Fahrlässigkeit in der Innenhaftung durch die Vereinssatzung
Regressansprüche des Vereins an die Vorstandsmitglieder können weitestgehend ausgeschlossen werden, wenn eine entsprechende Änderung in der Vereinsatzung vorgenommen wird. Forderungen Dritter an die Vorstandsmitglieder können hiermit nicht erfasst werden.
2. Risikoverlagerung und Rechtsschutz durch spezielle Versicherungen
Durch Abschluss von Spezialrechtsschutz- oder/ und Vermögensschaden-Haftpflichtversicherungen schützen sich Vorstandsmitglieder und auch der Verein vor den Folgen von Sorgfaltspflichtverletzungen. Dieser Versicherungsschutz gleich dem, von entsprechend abgesicherten mittelständischen Unternehmen und bietet auch bei Auseinandersetzungen mit dem Verein wichtigen Versicherungsschutz. Als in Frage kommende Versicherungspolicen sind zu nennen: Straf-Rechtsschutz, Vermögensschaden- Rechtsschutz, Anstellungsvertrags-Rechtsschutz, D&O Versicherung und die Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung. Durch oft sehr unterschiedliche Prämien, Versicherungsbedingungen und unterschiedliche Deckungskonzepte ist eine umsichtige Analyse der jeweiligen Bedürfnisse unumgänglich. Hier ist zwingend ein qualifizierter und in diesem Bereich einschlägig erfahrener Makler gefragt. Bei einer derart speziellen und existenziell wichtigen Absicherung ist gesellschaftsneutrale Beratung und Kompetenz von enormer Bedeutung. Hier steht Ihnen auch das Spezialisten-Team vom LeCura.de Business Service zur Verfügung.
3. Risikoeinschränkende Geschäftsorganisation
Bei vielen Vereinen sind historisch gewachsene Strukturen vorhanden, die bisher zu selten, wenn überhaupt auf Ihre Risikofaktoren analysiert wurden. Ist dies der Fall, muss hier dringend ein auf die aktuellen Anforderungen ausgerichtetes Risikomanagement aufgebaut werden. Eine eventuell notwendige Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation kann mit regelmäßigen Strategieworkshops, Sensibilisierung der Belegschaft etc. aufgebaut und eingerichtet werden.
4. Zusammenarbeit mit sachverständigen Beratern
Da ein Vorstand außerhalb seiner Zuständigkeit in den seltensten Fällen Experte ist, noch über das aktuellste Fachwissen verfügen kann und es nicht zuzumuten ist, sich dieses mit vertretbarem Aufwand anzueignen, können Risiken durch Hinzuziehen von sachverständigen Fachberatern stark eingegrenzt werden.
5. Risikobegrenzung durch Fortbildung
Damit das Risiko für Verein und Organe so gering wie möglich bleibt, sollten nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Vorstandsmitglieder regelmäßig geschult und auf entsprechende Risiken sowie Ihr Management fortgebildet werden.
6. Auslagerung riskanter Geschäftsbereiche
Unterhalten Vereine Zweckbetriebe oder andere wirtschaftliche Geschäftsbetriebe in bedeutendem Maße, so sollten risikobehaftete Geschäftsbereiche unbedingt in z.B. eine gemeinnützige GmbH ausgelagert werden. Dadurch reduziert sich die Verantwortung und somit das Haftungsrisiko des Vereins-Vorstands auf das Restrisiko der Aufsichtsleitung.
7. Risikobegrenzung durch Erstellen von Tätigkeitsfelder für Vorstandsmitglieder
Satzungsgemäße Zuweisungen einzelner Aufgabenbereiche senken die Haftungsrisiken der einzelnen Vorstandsmitglieder, da diese von ihnen eigenverantwortlich zu managen sind. Diese Risikoeingrenzung macht eine eindeutige, detaillierte Satzungsbestimmung zwingend notwendig. Eine weitreichende Haftungsverlagerung lässt sich dadurch aber nicht erzielen.Die gesamtschuldnerische Haftung bleibt bestehen.
8. Umgliederung der Vereinsleitung
Wechseln ehrenamtliche Vorstandsmitglieder in ein leitendes Gemium (zB. in den Verwaltungsrat, Vereinsausschuss, Beirat usw.) und berufen einen hauptamtlichen Vorstand, so erreichen sie schon dadurch eine drastische Haftungsreduzierung. Der hauptamtliche Vorstand widerrum, kann seine Haftungsrisiken mit voranstehenden Maßnahmen und entsprechendem Versicherungsschutz wie z.B. einer D&O Versicherung oder einer Vermögensschaden-Haftpflicht senken.
9. Eintragung nicht rechtsfähiger Vereine ins Vereinsregister
Der wohl wichtigste, grundlegendste und erste Schritt zur Haftungsbegrenzung ist für einen nicht eingetragenen und somit nicht rechtsfähigen Verein die Eintragung ins Vereinsregister. Hiermit wird eine haftende juristische Gesellschaftsform geschaffen. Dieser Punkt steht lediglich an letzter Stelle, weil er meist bereits erledigt ist.
Im Gegensatz dazu gilt es auch, den Verein im Fall der Fälle, unverzüglich aufzulösen durch Austragung im Vereinsregister, bei Bedarf Insolvenz anzumelden oder auch alle notwendigen Schritte die dazu nötig sind ohne unnötigen Verzug einzuleiten.
Lasse Sie keinen dieser Punkte aus den Augen und setzen Sie alle Vorschläge konsequent um. Somit kann für gewöhnlich kaum mehr Risikobegrenzung und Risikoverlagerung zur Haftungsbegrenzung im Verein betrieben werden.
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