Digitaler Schichtplan schlägt Excel

Digitaler Schichtplan schlägt Excel

Warum digitale Schichtplanung besser ist als Excel

Die Erstellung eines Arbeitszeitplanes in einem Schichtbetrieb ist sehr komplex. Sind dabei doch unzählige Vorgaben und Ausnahmen zu integrieren. Neben den rein arbeitszeitlichen Aspekten müssen sowohl die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden als auch die gesetzlichen Vorgaben, welche die Pausen- und Urlaubszeiten betreffen.

In den meisten Unternehmen wird der Schichtplan noch mit einer Excel-Vorlage für Stundenzettel gemanagt. Diese ist günstig und gehört zur Grundausstattung von Microsoft Office. Bei Firmen mit mehr als fünf Mitarbeiter stößt Excel jedoch bei der Schichtplanung schnell an seine Grenzen. Dann ist es unter Umständen weitaus effizienter, auf eine Software zur digitalen Schichtplanung zurückzugreifen.

Schichtplan mit Excel erstellen ist nicht mehr zeitgemäß! (link)

Vor- und Nachteile von Excel bei der Erstellung von Schichtplänen

Excel wird schon seit vielen Jahren zur Erstellung von Schichtplänen genutzt. Das Programm hat sich bewährt und wird von vielen Unternehmen gerne verwendet. Dabei wird immer wieder auf die folgenden Vorteile verwiesen: 

Vorteile von Excel bei der Erstellung eines Schichtplans

Excel wird in vielen Firmen für eine große Anzahl von Anwendungen täglich genutzt. Daher ist das Programm schon vorhanden und es wurde und wird auch für die Schichtplanung eingesetzt, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen. 

Excel ist überraschend flexibel und passt sich an die jeweiligen Bedürfnisse an. Die umfangreiche Ausstattung von Excel erlaubt es, die Mitarbeiter in den verschiedensten Bereichen zu verwalten. Auch die Integration von Arbeits- und Urlaubstagen kann mit Excel umfassend dokumentiert werden.

Nachteile von Excel in der Schichtplanung

Ein Problem von Excel bei der Arbeitszeiterfassung ist die umfassende Komplexität. Zur Berechnung von Schichtplänen bedarf es teils sehr aufwendiger und komplizierter Formeln. Um individuellen Anforderungen nachkommen zu können, ist ein jahrelanger Umgang mit Excel notwendig. In kleinen und mittleren Betrieben sind diese Erfahrungen immer seltener vorhanden.

Die Einrichtung eines Schichtplans mithilfe von Excel ist sehr zeitaufwendig. Zudem ist das Programm in die Jahre gekommen. Die Daten müssen alle händisch eingegeben werden, wodurch Flüchtigkeitsfehler gehäuft auftreten können. Durch die fehlende Transparenz kommt es schnell zu Unmutsbekundungen der Belegschaft, wodurch der Betriebsfrieden in Gefahr gerät. 

Digitale Schichtpläne überzeugen durch Effizienz

Die fortschreitende Digitalisierung vereinfacht die Aufgabe, Arbeitszeitpläne papierlos aufzustellen und zu verwalten. Daher stellen immer mehr Betriebe auf eine digitalisierte Schichtplanverwaltung um. Je nach angewandter Software kommen dabei einige entscheidende Vorzüge zum Vorschein.

Zeitersparnis

Eine moderne Software zur Arbeitszeiterfassung benötigt einige wenige Klicks und Drag & Drop-Anwendungen und der Dienstplan für den kompletten Monat steht zur Verfügung. Dabei übernehmen die Tools und Apps die gesamte Rechenarbeit, die Erstellung aufwendiger Formeln entfällt.

Zudem zeigt der digitale Schichtplan Interessenkonflikte und Arbeitswünsche der Beschäftigten in Echtzeit an, sodass direkt reagiert werden kann, ohne erst hinter diversen Mitarbeitern hinterhertelefonieren zu müssen. 

Die gesamte Zeiterfassung passiert ausschließlich online. Die Mitarbeiter haben dank cloudbasierter Datenspeicherung von jedem Endgerät und von jedem Standort aus Zugriff. Sie können sich selbstständig in Schichten eintragen, einstempeln und ausstempeln. Die geleisteten Arbeitszeiten, Pausen, Krankheitstage und Urlaubszeiten stehen direkt zur Einsicht bereit. 

Papierverbrauch minimieren

Ein digitaler Schichtplan bringt Ordnung in die Arbeitszeiterfassung. Stapelten sich sonst die Formulare für Urlaubsanträge und unleserliche Krankschreibungen, zeigt die Schichtplan-Software alle Aspekte übersichtlich und einfach auf. Aufgrund diverser Darstellungsoptionen hat der Personalplaner immer alles im Blick. Das System zeigt dabei unterbesetzte Schichten an, sodass dieses Problem sofort in Angriff genommen werden kann.

Transparente Arbeitszeitplanung

Ein Online-Schichtplan erlaubt es jedem Mitarbeiter, den Schichtplan einzusehen. Er kann sich eigenständig für freie Schichten melden. Der Personalplaner sieht auf einen Blick, welche Mitarbeiter zur Verfügung stehen und weist sie freien Schichten zu.

Die Option zur vollständigen Transparenz ist kein Muss. Die Software kann auf jeden Mitarbeiter einzeln zugeschnitten werden. So erhält der Betreffende nur dort Einblick, wo es die Geschäftsleitung wünscht.

Arbeit delegieren

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, am Schichtplan mitzuarbeiten. Gleichzeitig steht es den Personalern frei, Planungsarbeiten auf mehrere Schultern zu verteilen. Die Software erlaubt diese Vorgehensweise optional über die Funktion der Rechtevergabe.

Sichere Datenspeicherung

Ein großes Plus der digitalen Arbeitszeiterfassung ist die dezentrale Speicherung. Die Daten werden in der Cloud abgelegt und können ortsunabhängig abgerufen werden. Das bedeutet schlussendlich, dass die Dienstpläne auch bei einem Server-Crash nicht verloren gehen können.

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