In zwei Schritten konnte die Lippstädter Hartschaumverarbeitung GmbH mit dem rechnungsManager für ELO die ursprünglich papierbasierte Rechnungsbearbeitung komplett auf digitale Workflows umstellen.
Bereits im Jahr 2009 begann die Lippstädter Hartschaumverarbeitung GmbH damit, den Markt nach einer für das mittelständische Unternehmen passenden Dokumenten-Management-Software zu sondieren. Die neue Lösung sollte dabei unter anderem problemlos an das vorhandene Warenwirtschaftssystem “PASST Pro” angebunden werden können und den Prozess der Rechnungsprüfung automatisieren.
Mit ELOprofessional haben die Lippstädter schließlich die am besten geeignete Lösung auf dem Markt gefunden und konnten im März 2010 mit der Umsetzung des ersten Projektschrittes beginnen. Für Nils van Heinsberg, Leiter der Buchhaltung der Lippstädter Hartschaumverarbeitung GmbH “war nach anfänglich üblichen und auch zu erwartenden Umstellungsbefindlichkeiten sehr bald eine große Akzeptanz zu spüren.” Die rechtskonforme Archivierung und die enorme Platzersparnis durch die automatische Ablage im digitalen Archiv – seit 1998 hatten sich mehr als 21 m³ an Aktenmaterial angesammelt – waren weitere gewichtige Argumente für die Lösung von ELO.
So war es für van Heinsberg und sein Projektteam eine logische Konsequenz, auch bei den weiteren Projektschritten auf ELO zu setzen und ein Produkt eines Drittanbieters zur Eingangsrechnungsautomatisierung als eine sinnvolle Ergänzung der ELO Basisinstallation zu verwenden.
So konnte Mitte 2012 die ehemals papierbasierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen gemeinsam mit der exe GmbH komplett auf einen digitalen Workflow umgestellt werden. Im Teilprojekt “Digitaler Rechnungseingang” wurde der “rechnungsManager for ELO” eingeführt, der von den Anwendern bereits nach wenigen Wochen Einarbeitungszeit als dauerhafte Arbeitserleichterung anerkannt wurde. Neben der Beschleunigung interner Abläufe wurde durch die selbständige Rechnungslesung im “rechnungsManager for ELO” das mehrfache Handling von Belegen überflüssig und so massiv Arbeitszeit eingespart.
Für Nils van Heinsberg ein Erfolg auf ganzer Linie: “Die Lösung ist heute – ein Vierteljahr später – kaum noch wegzudenken. Wenn ich die jetzt abschaffen würde, bekäme ich von meinen Kollegen gehörig die Meinung gesagt!”. Dazu trug auch die professionelle Projektbegleitung durch die exe GmbH bei, die einen optimalen Projektverlauf und eine hohe Kundenorientierung und Dienstleistungsmentalität gewährleistete.
Sowohl das Zeit- als auch das Kostenbudget wurden eingehalten, und van Heinsberg und sein Team erhielten jederzeit kompetente und freundliche Unterstützung und “110 % Wohlfühlfaktor!”, wie der Leiter der Buchhaltung betont. “Sympathisch und hilfsbereit – über den normalen Dienstleistungsgrad hinaus”, so bewertet van Heinsberg die Leistung der exe GmbH im Projekt und die Zusammenarbeit mit dem ELO-Dienstleister aus Mönchengladbach.
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Die exe GmbH ist spezialisiert auf die individuelle Anpassung mittelstandsgerechter Unternehmenssoftware, die zeitnahe Umsetzung von Projekten und die passgenaue Programmierung von Schnittstellen sowie Systemerweiterungen für Ihr Unternehmen. Die Serviceleistungen der exe GmbH richten sich ausschließlich nach den Anforderungen mittelständischer und konzerngebundener Unternehmen, Verbände und öffentlicher Träger. Unsere Kunden erwarten einen umfassenden, qualitativ hochwertigen, unmittelbaren und nachhaltigen Service. Durch unser gewachsenes Team und die exe-Firmenstrategie erfüllen wir diese Anforderungen zu jeder Zeit.
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