Komplexere PDF-Bestellungen oder PDF-Rechnungen erfassen mit dem PDF-Mapper – einfach wie nie. PDF-Rechnungen als Einzelbeleg oder hybrid mit XML (ZUGFeRD) verarbeiten.
Digitaler Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege ?
Elektronischen Belegdatenaustausch (EDI) machen nach wie vor nur die Grossen einiger Branchen, andere nur dort, wo gesetzlich zwingend, wie beim elektronischen Rechnungsaustausch in der Schweiz. Aber auch hier fallen die Barrieren. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat Ende September 2016 in einer Praxispräzisierung bekannt gemacht, dass die Pflicht zur elektronischen Signatur von E-Rechnungen aufgehoben ist. In der EU ist das schon seit Mitte 2013 so. Seitdem werden immer mehr PDF-Belege zwischen den Firmen ausgetauscht, bei Rechnungen wächst dies exponentiell.
PDF ist ein weltweit verbreitetes Dateiformat und hat sich überall im Geschäftsleben für den Austausch von elektronisch übermittelten Belegen wie Rechnungen oder Bestellungen durchgesetzt. Grund neben dem Wegfall der Signaturpflicht: EDI ist teuer, komplex, seine Einführung dauert – die Systeme und Geschäftsprozesse zwischen Firmen sind zu unterschiedlich, die Formatstruktur zu komplex. Gerade kleinere Unternehmen und viele Mittelständler setzen nicht auf EDI, oder nur dort, wo sie ihr Geschäftspartner dazu zwingt.
Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen kommen deshalb häufiger als viele glauben als Papier-, Fax- oder PDF-Beleg. 70 – 90 % aller Belegdaten, die Firmen miteinander austauschen, gehen nicht als elektronisch verarbeitbare Daten ein, sondern konventionell. Eine automatische Übernahme der Eingangsdaten in die Systeme der Firmen scheitert hier. Dies gilt vor allem auch beim Austausch über die Landes- und Sprachgrenzen hinweg, also im Exportgeschäft.
Mit dem Wegfall der Formatzwänge und Signaturpflicht (bei Rechnungen) – auch in der Schweiz, bleibt PDF das weitverbreiteste Austauschformat für Geschäftsbelege.
Nachteilig bei PDF ist, dass das PDF-Format nicht für die automatische Weiterverarbeitung in internen Systemen, wie bspw. der Buchhaltung, der Auftragssteuerung, der Warenwirtschaft oder dem ERP, geeignet ist. Dann heisst es Scannen oder Eintippen. Beim Scannen wird nicht alles erkannt, also Kontrolle jedes Einzelbelegs ggfs. Nacharbeit. Eintippen ist zeitaufwändig, Vertippen kommt häufiger vor als tolerabel. Manche Firmen behelfen sich mit der Kombination manuelle Erfassung einzelner Belegfelder und Abgleich mit den Stammdaten des Belegsenders. Das funktioniert bei einfacherem Belegaufbau und wenn die Stammdaten gepflegt sind ganz gut. Manche erfassen auch nur die Kopf- und Fussdaten des Belegs, bei Bestellungen mit komplexen Artikelbezeichnungen oder Produktspezifikationen reicht dies oft aber nicht.
In allen anderen Fällen ist der PDF-Mapper die bessere Wahl – gerade auch bei komplexer aufgebauten Beleg-Layouts mit vielen Belegfeldern und Artikel-Positionen. Unternehmen aus Branchen mit vielen Belegen einzelner Kunden oder Lieferanten wie der Fachhandel, der Maschinenbau, die Zulieferindustrie, die Komponentenhersteller, Investionsgüterproduktion, etc., die von vielen Partnern ganz unterschiedlich aufgebaute PDFs mit detaillierten Artikelbeschreibungen bekommen, setzen auf den PDF-Mapper als überlegene Lösung. Sogar bei Lohnveredelern wie Galvaniken, Eloxal-Betrieben und ähnlichem, die ihre Aufträge auf Papier mit dem Lieferschein bekommen, also erst beim Teileeingang wissen, was sie veredeln müssen, nutzen den PDF-Mapper. Denn schnelle Erfassung der Auftragsdaten ist zwingend für Produktionsplanung und Teilesteuerung. Und als Nebeneffekt sind die Daten dann auch gleich in die Folgebelege wie Auftragsbestätigung oder Rechnung übernommen.
Vom Spezialisten für Digitale Transformation und EDI-Dienstleister ExxTainer AG seit 2012 entwickelt auf Wunsch von Kunden, die EDI machen, aber nicht mit Jedem. 15 Jahre Erfahrung im firmenübergreifenden Workflow elektronischer Belege und Forschungen im Dokumenten-Management sind Erfolgbasis für den PDF-Mapper.
Komplexer aufgebaute Belege, bspw. im Bestelleingang, mehrzeilig, mehrspaltig – von vielen Partnern, sind schwierig per Scanning zu erfassen – ideales Einsatzfeld für die überlegenen Funktionen des PDF-Mappers. Im “E-Book – Digitaler Belegfluss für PDF-Belege” wird gezeigt, wie die Konvertierung von PDF nach XML geht und was es bringt. Das GRATIS E-BOOK gibt’s für jedermann, unter dem Link: http://bit.ly/2pl6EDe
Der PDF-Mapper ist eine Software zum Auslesen von Belegdaten aus einem PDF-Beleg, er konvertiert PDF-Belege in eine maschinenlesbare Datenstruktur. Dies ermöglicht digitalen Belegfluss auch für PDF-, Fax- oder Brief-Belege. Mit dem PDF-Mapper lassen sich die Beleginhalte von Bestelldaten, Lieferscheinen, Lieferabrufen, Rechnungen und anderen Dokumenten direkt in die Warenwirtschaft übernehmen. Dabei werden die PDF-Belegfelder einmalig einzeln graphisch mit der Maus erfasst und in die korrespondierenden Felder einer Datenstruktur gezogen. Es entsteht so eine strukturierte, maschinenlesbare EDI/XML-Datei, die Mapping-Datei (EDI/XML = elektronischer Belegdaten-Austausch). Fax- und Briefbelege werden zuvor per Vorschaltsystem mit Scanning (Bilddatei) und OCR (Texterkennung) in auslesbares PDF überführt. Die Verarbeitung erfolgt vollautomatisiert im Stapelbetrieb ohne manuelle Eingriffe.
Ist das Layout eines PDF-Belegs einmal erfasst und ausgelesen, wird jeder Folgebeleg mit den einmalig “gemappten” Datenfeldern, also mit diesem Layout, beim Belegeingang dann automatisch erfasst und in die internen Systeme eingelesen, ohne weitere manuelle Bearbeitung. Die Daten des PDF-Belegs erscheinen in den Masken der Warenwirtschaft oder des ERP-Systems- wie “von Zauberhand” ohne manuelle Eingaben.
WSI-ETAG 18-05-2017
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ExxTainer AG, Freienbach, CH, ExxTainer Technologies GmbH, München, DE, seit 2003 Anbieter von Integrationslösungen auf Basis von Java- und XML-Standardtechnologien. Betrieb GS1-zertifiziertes EDI-Clearing-Center, RZ-Standorte Zürich, Freienbach und München. Kernkompetenz ist digitale Integration beim firmenübergreifenden Austausch elektronischer Daten und Belege – digitale Transformation. Papier-, Fax- und PDF-Belege konvertieren wir in maschinenlesares EDI (EDI = elektronischer Datenaustausch). Lösungen und Services zur Aufbereitung und Übermittlung elektronischer strukturierter Belegdaten zwischen den beteiligten Systemen (Buchhaltung, Auftragssteuerung, Warenwirtschaft, Logistiksystemen, ERP) der Unternehmen. Produkte SwissTainer, BizzTainer, PDF-Mapper, drinkXchange-Datenpool zur Stammdatenübermittlung in der Getränkebranche.
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